СУБД Microsoft Access надає можливість контролювати завдання структури та опис своїх даних, роботу з ними та організацію колективного користування цією інформацією. три основних типи функцій:визначення (завдання структури та опис) даних, обробка даних та управління даними. MS Access – це набір інструментальних засобів для створення та експлуатації інформаційних систем.

Microsoft Access називає об'єктами все, що може мати ім'я (тобто Access). В інших СУБД, як правило, термін база даних зазвичай стосується тільки файлів, в яких зберігаються дані. У Microsoft Access база даних включає всі об'єкти, пов'язані з збереженими даними, у тому числі й ті, які визначаються для автоматизації роботи з ними. Основні об'єктибази даних Access.

1. Таблиця.Об'єкт, який визначається та використовується для зберігання даних. Кожна таблиця включає інформацію про об'єкт певного типу, наприклад, клієнтів. Таблиця містить поля (стовпці), в яких зберігаються різноманітні дані та записи (які називаються також рядками). У записі зібрана вся інформація про деяке. Для кожної таблиці можна визначити первинний ключ (одне або кілька полів, що містять унікальні для кожного запису значення) та один або кілька індексів, які допомагають прискорити доступ до даних.

2. Запит.Об'єкт, який дозволяє користувачеві отримати потрібні дані з однієї або кількох таблиць. Для створення запиту можна використовувати бланк QBE (запит на зразок) або інструкції SQL (структурована мова запитів). Можна створити запити на вибірку, оновлення, видалення або додавання даних. За допомогою запитів також можна створювати нові таблиці, використовуючи дані з однієї або декількох існуючих таблиць.

3. Форма.Об'єкт, призначений в основному для введення даних, відображення їх на екрані або керування програмою. Форми використовуються для того, щоб реалізувати вимоги користувача до подання даних із запитів або таблиць. Форми також можна роздрукувати. За допомогою форми можна у відповідь на деяку подію, наприклад, зміна значення певних даних, запустити макрос або процедуру VBA.

4. Звіт.Об'єкт, призначений для створення документа, який згодом може бути роздрукований або включений до іншого програми.

5. Макрос.Об'єкт, що є структурованим описом однієї або декількох дій, які повинен виконати Access у відповідь на певну подію. Наприклад, можна визначити макрос, який у відповідь на вибір деякого елемента в основній формі відкриває іншу форму. За допомогою іншого макросу можна перевірити значення деякого поля при зміні його вмісту. У макрос можна включити додаткові умови для виконання або невиконання тих чи інших вказаних у ньому дій. З одного макросу можна запустити інший макрос або процедуру VBA.

6. Модуль.Об'єкт, що містить програми, написані мовою Visual Basicдля програм. Модулі можуть бути незалежними об'єктами, що містять функції, що викликаються з будь-якого місця програми, але вони можуть бути і безпосередньо «прив'язані» до окремих форм або звітів для реакції на ті чи інші зміни, що в них відбуваються.

7. Сторінки доступуСторінки – служать задля забезпечення доступу до даних, які у базі, віддаленої від споживача (наприклад, через Інтернет).

Для побудови бази даних у СУБД Access передбачені такі основні групи функцій:

· Функції роботи з файлами-базами (відкриття, збереження тощо);

· Функції редагування;

· Функції форматування;

· Функції роботи з вікнами;

· Функції роботи в базових режимах: таблиця, форма, запит, звіт та ін;

· Функція довідки.

MS Access: Архітектура та основні об'єкти СУБД MS Access. Зв'язок між ними. Види зв'язків між таблицями.

Access є простою, але досить потужною настільною реляційною СУБД і переважно призначений для створення некомерційних додатків або додатків середньої потужності, не пов'язаних з інтенсивною обробкою даних. Access входить до складу MS Office і досить тісно інтегрований з її компонентами.

Серед переваг Access можна виділити також такі:

· Простота освоєння. Можливість використання непрофесіоналом;

· Візуальне програмування. Просту БД можна створити лише за допомогою миші, навіть не вдаючись до програмування;

· наявність майстрів, які допомагають вирішувати такі складні завдання, як аналіз даних у таблицях на надмірність, створення пов'язаних форм, звітів тощо;

· Можливість динамічної перевірки результатів без жодної компіляції. Конструюючи таблицю, можна легко переходити в режим таблиці та при виявленні недоліків повертатися назад для коригування. При цьому модернізацію можна здійснити негайно або відкласти на тривалий термін;

· Тісна інтеграція з іншими компонентами MS Office.

Оскільки Access є інтерпретатором (почасти через те, що він заснований на мові Visual Basic), виникає потреба у поєднанні в одному додатку функцій розробки програми та власне функцій готової програми. Для доступу до об'єктів бази в режимі розробки є спеціальне вікно БД, що містить перелік всіх об'єктів БД. З кожним об'єктом БД можна працювати у двох режимах. Перший режим можна назвати режимом виконання або робочого стану. Другий режим - це режим конструктора, в якому проводиться створення та модифікація об'єкта. Наявність вікна БД визначає відкриту БД. Закриття вікна призводить до закриття БД. Після повної розробки БД поява цього вікна можна відключити. Виключивши також всі команди розробника з меню та панелей інструментів, можна створити версію БД, що розповсюджується. Така база даних Access функціонуватиме за умови наявності на комп'ютері СУБД Access. При необхідності можна скористатися пакетом Access Developer Toolkit для створення інсталяційної версії БД, де СУБД Access буде представлена ​​кількома файлами DLL. Для роботи з версією БД, що розповсюджується, користувачам надається інтерфейс, зазвичай містить головну перемикальну (за кількістю розв'язуваних завдань) і кілька звичайних форм.

Система управління базами даних MS Accessпризначена для створення та підтримки в робочому стані баз даних, для отримання з них необхідної інформації у потрібній формі, а також для створення додатків, що автоматизують роботу з базами даних. За допомогою цієї програми можуть розроблятися бази даних та програми баз даних для довільних областей використання інформаційних технологій.

База даниху програмі MS Access є взаємопов'язаною сукупністю її основних компонентів, які називаються об'єктами бази.

Об'єктами бази даних у MS Accessвважаються обговорювані вище таблиці, форми, запити, звіти, і навіть сторінки, макроси і модулі. Об'єкт «Сторінка»є веб-сторінкою, тобто документом, який містить відомості з бази даних і призначений для розміщення в Інтернеті. Об'єкти «макрос»і «модуль»є засобами автоматизації роботи з базами даних та створення додатків для роботи з ними.

Сукупність об'єктів бази оформляється як єдиного файла стандартного для MS Access формату. Створені в MS Access файли баз даних мають розширення.mdb.

Для виконання всіх функцій зі створення та роботи з базами даних у програмі MS Access є майстри та конструктори створення бази, таблиці, форми, запиту, звіту та сторінки. У програмі Access будь-який об'єкт бази завжди створюється за допомогою майстра чи конструктора.

Майстерє підсистемою, яка значною мірою автоматизує процеси створення окремих об'єктів бази чи повністю готової бази даних. У разі майстер створює базу орієнтовану вирішення однієї з стандартних завдань (облік замовлень, розрахунок витрат, основні фонди, контакти, склад тощо. буд.). Під час створення бази за допомогою майстра всі її об'єкти створюються автоматично. Результатом є повністю готова до роботи база разом з додатком, що підтримує цю роботу. Майстер завжди пропонує стандартне рішення, яке потребує певного доопрацювання до потреб конкретного замовника, споживача.

Використання конструкторів дозволяє виконати всю роботу «вручну» з максимальним обліком особливостей розв'язуваного завдання та вимог замовника.

Конструкторє найбільш гнучким інструментом створення будь-яких нових об'єктів бази та зміни структури вже існуючих.

3. Запуск та завершення роботи програми ms Access

У стандартному випадку запуск програми MS Access виконується за допомогою команди:

1. «Пуск» - Усі програми - Microsoft Access

2. за допомогою значка, розташованого на робочому столі або на спеціальній панелі

пакет MS Office.

Завершення роботипрограми виконується стандартними способами:

1. поєднанням клавіш Alt+F4

2. Файл - Вихід.

4. Довідкова підсистема ms Access

Виклик довідки MS Access здійснюється кнопкою F1 або командою ДовідкаДовідка: Microsoft Accessз операційного меню програми. Довідкова підсистема побудована за загальними принципами, прийнятими в пакеті Microsoft Office.

Access є однією з найпопулярніших настільних систем управління базами даних (СУБД), яка може працювати з текстовими файлами, з електронними таблицями та базами даних найпопулярніших форматів.
База даних зберігає сукупність даних та об'єктів, що належать до певному завданні. Вона допомагає нам упорядкувати інформацію за різними ознаками та дозволяє швидко робити вибірку з довільним поєднанням ознак. Як дані можна використовувати будь-яка інформація, що зберігається на диску комп'ютера: поєднання символів, слова, файли, малюнки, об'єкти тощо. Методи введення та зберігання даних визначають структуру бази даних.
Access дозволяє створювати реляційні бази даних, у яких дані зберігаються як таблиці. Його можна використовувати для аналізу даних, створення динамічних веб-сторінок, в яких автоматично відображатимуться зміни даних. З його допомогою можна створювати програми баз даних, наприклад, програми клієнт/сервер.

• Access може працювати як:
• автономної СУБД для настільних систем;
• СУБД для файлового сервера;
• як інтерфейсний клієнт для зв'язку із серверними СУБД масштабу підприємства, наприклад, з Microsoft SQL Server.

Access 2003 є потужною платформою для створення настільних додатків та додатків клієнт/сервер рівня підрозділу або цілого підприємства.
Access 2003 дозволяє перетворювати бази даних Microsoft Access на формат Microsoft SQL Server надає двосторонню підтримку XML. Для інтеграції інструментарію Access з базами даних MS SQL використовують швидкодіючі засоби доступу до баз даних на основі інтерфейсу OLE-DB.

Розширення файлів, які використовуються в Access

Access зберігає всі дані в одному файлі, незважаючи на те, що вони можуть бути розподілені за різними таблицями. Таблиці з даними, їх індекси, форми, звіти зберігаються у файлах розширення.mdb (Microsoft Access database). Закритий формат файлів з розширенням.mde дозволяє не включати. вихідний код VBA в програмі Access, що розповсюджуються. Файли, adp (Microsoft Access. project) забезпечують підключення до інтегрованих сховищ даних SQL Server 2000 через з'єднання OLE DB, що дозволяє створювати повноцінні програми, що мають архітектуру клієнт/сервер.
За промовчанням у Access використовуються файли з розширенням.mdb. Цей формат дозволяє розробникам зберігати файли як *.mde або *.ade. При цьому будь-який код Visual Basic компілюється, і вихідний код виключається з файлу бази даних Access (.MDB), так і з файлу проекту Access (.ADP), що забезпечує більш надійний захист.

Об'єкти та їх призначення та властивості у СУБД MS ACCESS

Access працює з такими об'єктами: - таблицями;
- Формами;
- Запитами;
- Звітами;
- макросами;
- модулями;
- сторінками доступу до Інтернету (тільки починаючи з Access 2000).
Макрос – це набір спеціальних макрокоманд (наприклад, Відкрити Форму, Друкувати Звіт тощо).
Модуль – це програма, написана мовою Access Basic або VBA.
Таблиця є основним об'єктом MS Access. Решта об'єктів є похідними і створюються з урахуванням раніше підготовлених таблиць.
Форма не є самостійним об'єктом Access: вона допомагає вводити, переглядати та модифікувати інформацію у таблиці чи запиті.
Запити та звіти виконують самостійні функції: вибирають, групують, представляють, друкують інформацію.
Кожен об'єкт MS Access має назву. Довжина імені будь-якого об'єкта MS Access (таблиці, форми тощо) не більше 64 довільних символів (за винятком точки та деяких службових знаків). В ім'я можуть входити прогалини та російські літери.
Робота з кожним об'єктом проводиться в окремому вікні, причому передбачено два режими роботи:
1) оперативний режим - як у вікні вирішуються завдання ІВ, тобто. перегляд, зміна, вибір інформації;
2) режим конструктора – коли створюється чи змінюється макет, структура об'єкта.
Крім цього, файл бази даних входить ще один документ, що має власне вікно: Схема даних. У цьому вікні створюються, переглядаються, змінюються та розриваються зв'язки між таблицями. Ці зв'язки допомагають контролювати дані, створювати запити та звіти.

Способи створення, редагування та видалення об'єктів у СУБД MS ACCESS.

Будь-який об'єкт (таблицю, запит, форму, звіт) можна створити або вручну (за допомогою Конструктора), або за допомогою Майстра.
Самий швидкий спосібстворення об'єктів можливе за допомогою Майстра. Цей спосіб дозволяє створювати нові об'єкти на базі одного або кількох готових об'єктів. Працюючи з майстром необхідно лише дотримуватися його вказівкам.
Розглянемо послідовність кроків під час створення у базі даних нової таблиці з допомогою Конструктора.
1. У вікні бази даних клацніть на вкладці Таблиці, а потім на кнопці Створити. У діалоговому вікні Нова таблиця виберіть варіант Конструктор, після чого клацніть на кнопці ОК.
2. У стовпці Ім'я поля введіть ім'я нового поля, натисніть клавішу Tab і вкажіть тип у стовпці Тип даних.
3. У стовпці Опис введіть інформацію, яка відображатиметься в рядку стану, коли точка вставки знаходиться в цьому полі таблиці. На вкладці Загальні вкажіть розмір поля, тобто. кількість символів; Формат поля та Маску введення, тобто. метод відображення та допустимі символи; Підпис для режиму таблиці; Значення за замовчуванням, Умова значення та інші властивості.
Для текстового та числового поля бажано вказати розмір поля, інакше розмір поля буде максимально допустимим для даного типу, що позначиться над кращу бік швидкості роботи з базою даних.
Для поля Дата/час обов'язково треба вказати формат, щоб система знала, як обробляти дані, що вводяться. Наприклад, якщо вибрати Короткий формат дати, система чекатиме від вас введення саме дати (у російській версії - ДД.ММ.РРРР), а якщо вибрати Короткий формат часу, в цьому полі доведеться набирати ЧЧ:ММ (години та хвилини).
Як значення властивості Умову значення можна вказати правило верифікації, тобто. логічний вираз, який має приймати значення TRUE (Істина) під час введення даних у поле.
У якості Обов'язкове поле можна вказати Так (пусті значення не допускаються) або Ні (пусті значення допускаються).
4. Клацніть на першому порожньому рядку таблиці полів і створіть наступне поле бази даних, потім повторіть дії 2 і 3. Щоб вставити поле між двома існуючими, клацніть на кнопці Додати рядки панелі інструментів Конструктор таблиць.
5. Щоб виділити поле таблиці, яке потрібно зробити ключовим, клацніть на селекторі, розташованому лівіше імені поля. Після цього потрібно натиснути кнопку Ключове поле панелі інструментів.
6. Натисніть кнопку Зберегти панелі інструментів Конструктор таблиць, введіть ім'я в текстове поле Ім'я таблиці вікна діалогу Збереження, а потім клацніть на кнопці ОК. Access створить нову таблицю та запише її на диск.
Робота з таблицею. Після того, як таблицю створено, її необхідно заповнити даними. Введення даних у таблицю або форму здійснюється так само, як і введення даних у лист Excel або таблицю Word.
1. Відкрийте форму або таблицю та перейдіть до потрібного запису. Якщо потрібно створити новий запис, клацніть на кнопці Новий записпанелі інструментів.
2. Введіть дані у поле. Якщо потрібно додати об'єкт OLE, вставте дані з іншого джерела або дайте команду Об'єкт меню Вставка та виберіть тип об'єкта та його ім'я у відповідних вікнах діалогу. Якщо дані є елементами визначеного набору, вибирайте потрібний варіант у списку, що розкривається.
3. Натисніть клавішу Tab, щоб перейти до наступного поля. Повторюйте дію 2 та натисніть Tab для кожного поля. Якщо потрібно перейти до попереднього поля, натисніть клавіші Shift + Tab.
Після досягнення останнього поля запису чергове натискання клавіші Tab перемістить точку введення в перше поле наступного запису.
Якщо вам не подобається ширина стовпця таблиці (наприклад, вона занадто велика або, навпаки, мала і приховує частину даних), її можна зменшити або збільшити, так само, як ви змінювали ширину стовпця в Excel.
Переміщення па таблиці. У рядку стану вказується загальна кількість записів у таблиці та номер поточного запису. Поточний запис відзначається стрілкою у лівій частині вікна (в області маркування записів). Для переміщення по таблиці служать кнопки переходів у рядку стану (ліворуч, перехід до першого запису таблиці, до попереднього запису, до наступного запису і до останнього запису таблиці).
Щоб перемістити текстовий курсор у довільну комірку таблиці, можна просто клацнути на комірці мишею.
Крім того, по таблиці можна переміщатися за допомогою кнопок Tab, Shift + Tab, стрілок курсору.
Редагування таблиці. Під час введення даних використовується основний стандарт редагування. Закінчивши введення або модифікацію даних у конкретному полі, натисніть Tab або Enter (або клацніть мишею в іншому осередку таблиці).
Для введення (використання) об'єкта OLE треба клацнути правою кнопкою на його полі та вибрати OLE-сервер зі списку. (Після впровадження OLE-об'єкта значенням його поля, що відображається в таблиці, буде назва відповідного OLE-сервера (наприклад, Microsoft Word). Щоб переглянути або відредагувати об'єкт (або, скажімо, щоб відтворити звукозапис), треба, як завжди, двічі клацнути на цій назві).
Фільтр. Працюючи з таблицею в оперативному режимі, можна встановити фільтр, тобто. задати логічне вираз, яке дозволить видавати на екран лише записи, котрим цей вираз приймає значення TRUE (Істина).
Фільтр набирається у вікні фільтра. Щоб встановити (або змінити фільтр), виберіть команду Записи > Змінити фільтр..., відредагуйте фільтр і виберіть команду Записи > Застосувати фільтр. Щоб відновити всі записи, виберіть команду Записи > Показати всі записи.
Операції із записами та стовпцями. За допомогою команд меню та кнопок панелі інструментів ви можете проводити безліч стандартних операцій із записами та стовпцями: вирізати та копіювати в буфер, видаляти записи, приховувати стовпці тощо.

76 .представляють шість видів об'єктів, з якими працює програма.

 Таблиці – основні об'єкти бази даних. З ними ми вже знайомі. Вони зберігаються дані. Реляційна база даних може мати багато взаємозалежних таблиць.

 Запити – це спеціальні структури, призначені для обробки даних бази. За допомогою запитів дані впорядковують, фільтрують, відбирають, змінюють, поєднують, тобто обробляють.

 Форми - це об'єкти, за допомогою яких базу вводять нові дані або переглядають наявні.

 Звіти – це форми "навпаки". З їх допомогою дані видають на принтер у зручному та наочному вигляді.

 Макроси – це макрокоманди. Якщо якісь операції з базою проводяться особливо часто, має сенс згрупувати кілька команд на один макрос і призначити його виділення комбінації клавіш.

 Модулі – це програмні процедури, написані мовою Visual Basic. Якщо стандартних засобів Access не вистачає для задоволення вимог замовника, програміст може розширити можливості системи, написавши для цього необхідні модулі або використавши готові

РОЗДІЛ 6. ПРО ЗНОВИ БАЗ ДАНИХ. СУБДMS A CCESS

Тема 25. Призначення MS Access. Основні об'єкти

У будь-якій галузі діяльності часто доводиться мати справу з великими обсягами даних. Основними операціями при цьому є: збір інформації, її обробка (пошук необхідних даних, сортування тощо), створення форм для перегляду та роздруківки даних. Одним з найпопулярніших програмних продуктів, Що забезпечує ці функції, визнано систему управління базами дан-

них Microsoft Access.

Microsoft Access це система управління базами даних (СУБД). Під

системою управліннярозуміється комплекс програм, які дозволяють як зберігати великі масиви даних у певному форматі, а й обробляти їх, представляючи у зручному для користувачів вигляді.

Microsoft Access – це реляційна СУБД. Це означає, що з її допомогою можна працювати одночасно з кількома таблицями бази даних. Застосування реляційної СУБД допомагає оптимізувати структуру даних та таким чином спростити виконання роботи. Таблицю Microsoft Access можна зв'язати з даними, що зберігаються на іншому комп'ютері або сервері, а також використовувати таблицю, створену в СУБД Paradox або Dbase. Дані Microsoft Access можна ефективно комбінувати з даними Microsoft Excel.

Microsoft Access входить до складу пакету прикладних програм Microsoft Office. Microsoft Access дозволяє користувачеві:

розробляти схему даних та створювати структуру реляційної бази даних;

створювати власні форми введення даних в однотабличну та реляційну бази даних;

вводити та редагувати дані;

формувати запити для пошуку та відбору даних;

створювати звіти для виведення даних;

автоматизувати операції, що часто виконуються (наприклад, розрахунок заробітної плати, облік матеріальних цінностей тощо), а також ряд інших, рідше використовуваних можливостей.

Для запуску програми Microsoft Access необхідно виконати команди:

Пуск Програми Microsoft Access.

Основні об'єкти БД:

Таблиці – об'єкти, призначені зберігання даних як записів (рядків) і полів (стовпців). Зазвичай кожна таблиця використовується для зберігання відомостей з одного конкретного питання.

Запити – об'єкти для пошуку та виведення даних, що задовольняють заданим умовам, з однієї або кількох таблиць. За допомогою запитів також можна оновлювати або видаляти кілька записів одночасно та виконувати обчислення.

Форми – об'єкти MS Access, призначені переважно уведення даних. У формі можна розмістити елементи управління, які застосовуються для введення, відображення та зміни даних у полях таблиць.

Звіти – об'єкти БД MS Access, призначені для ефективного представлення даних на друку, що дозволяють відобразити відомості бажаним чином та зробити розрахунки (знайти загальне, середнє значення та ін.).

Сторінки – це спеціальний тип веб-сторінок, призначений для перегляду та роботи через Інтернет або інтрасетю з даними, що зберігаються в базах даних Microsoft Access.

Макроси – це макрокоманди для автоматизації часто виконуваних завдань, таких як відкриття форм або друк звітів. Наприклад, натисканням кнопки можна запустити макрос, який роздрукує звіт.

Модулі – це набір описів та процедур на мові Visual Basic для програм, зібраних в одну програмну одиницю. Використовуючи макроси та модулі, можна створювати орієнтовані на користувача програми, доповнювати їх кнопками, меню та діалоговими вікнами.

Усі складові бази даних, такі як таблиці, звіти, запити, форми Microsoft Access зберігаються у єдиному файлі з розширенням mdb.

Рис. 2.6.1. Вікно бази даних

У вікні бази даних (мал. 2.6.1) у розділі «Об'єкти» вибирається тип об'єкта, в основній області вікна відображається список об'єктів цього типу.

Для роботи з об'єктами служать 3 командні кнопки:

1. Відкрити – відкриває вибраний об'єкт. У цьому режимі можна переглядати таблицю, внести нові записи або змінити наявні. Ви можете переглянути результати виконання запитів, звіти.

2. "Конструктор" - відкриває структуру об'єкта і дозволяє модифікувати його пристрій, а не вміст (у таблицю можна додавати нові по-

ля, змінювати властивості полів, у формах – змінювати чи створювати елементи управління). Це режим розробників.

3. "Створити" - відкриває вікно, що надає вибір способу створення нового об'єкта.

Робота з «Майстерами»

Майстер (Wizard) - спеціальна програма, що допомагає у вирішенні будь-якої задачі або створенні об'єкта певного типу. Ця програма дозволяє за кілька хвилин виконати роботу, яку без застосування цієї програми може піти кілька годин. Програма-майстер ставить питання про зміст, стиль та формат об'єкта, а потім створює цей об'єкт без будь-якого втручання з боку користувача. У Microsoft Access є близько сотні «Майстров», призначених для проектування баз даних, додатків, таблиць, форм, звітів, діаграм, поштових наклейок, елементів керування.

«Майстер баз даних» дозволяє за наявними у програмі шаблонами («Замовлення на роботи», «Контакти», «Склад» та ін.) створити базу даних, що містить усі необхідні звіти, таблиці та форми за одну операцію. Для використання цієї можливості потрібно при запуску Microsoft Access у діалоговому ок-

не вибрати перемикач«Майстри, сторінки та проекти баз даних». «Мас-

тер баз даних» створює нову базу даних, його не можна використовувати для додавання нових таблиць, форм, звітів у вже існуючу базу даних.

Щоб створити власну базу даних без допомоги Майстра, у діалоговому вікні при запуску Microsoft Access перемикач потрібно встановити в положення Нова база даних.

Тема 26. Таблиці

Основним структурним компонентом бази даних є таблиця. У таблицях зберігаються дані, що вводяться користувачем. Кожна таблиця Microsoft Access складається зі стовпців, які називаються полями, і рядків, які називаються записами. Кожен запис таблиці містить усю необхідну інформацію про окремий елемент даних. Наприклад, запис про співробітника може містити прізвище, ім'я, по батькові, дату народження, посаду тощо.

Розмір рядків та стовпців таблиці даних можна змінювати так само, як у програмі Microsoft Excel. Фактично режим введення даних Microsoft Access нічим не відрізняється від роботи з таблицями Excel.

При створенні структури таблиці насамперед необхідно визначити назви полів, у тому числі вона має складатися, типи полів та його розміри. Кожному полю таблиці надається унікальне ім'я, яке не може містити більше 64 символів. Ім'я бажано задавати таке, щоб воно відображало вміст поля. Також необхідно визначити, дані якого типу будуть у полі. У Microsoft Access кожному полю має бути присвоєний один із 10 типів даних. Значення типу поля може бути встановлено лише у режимі «Конструктора». У табл. 2.6.1 представлені типи даних Microsoft Access та їх опис.

Таблиця 2.6.1

		Типи даних полів Microsoft Access
	Тип даних	Опис
	Текстовий	Текст або числа, що не вимагають проведення розрахунків, наприклад номе-
	(значення
		ра, телефонів (до 255 знаків)
	за замовчуванням)
	Числовий	Числові дані різних форматів, які використовуються для проведення
		розрахунків
	Дата час	Для зберігання інформації про дату та час зі 100 по 9999 рік увімкнути-
	Грошовий	Грошові значення та числові дані, що використовуються в математичному
		ських розрахунках, що проводяться з точністю до 15 знаків у цілій та до 4
		знаків у дробовій частині
		Для зберігання коментарів завдовжки до 65 535 символів
		Спеціальне числове поле, в якому Microsoft Access автоматично
		ски надає унікальний порядковий номер кожного запису. Зна-
		чення в таких полях оновлювати не можна
	Логічний	Може мати лише одне із двох можливих значень (True/False,
	Поле об'єкту	Об'єкт (наприклад, електронна таблиця Microsoft Excel, документ
		Microsoft Word, малюнок, звукозапис або інші дані у двійковому
		форматі), впроваджений у таблицю Microsoft Access або пов'язаний із нею
		Текст, виділений кольором або підкресленням, при виборі якого
		здійснюється перехід до файлу, певного місця у файлі,
		ніці HTML в Інтернет або інтрамережі. Щоб вставити адресу гіпер-
		Створює поле зі списком, що дозволяє вибрати значення з іншого
	підстановок	таблиці або зі списку значень

У Microsoft Access існує чотири способи створення порожньої таблиці:

Рис. 2.6.2. Створення таблиці за допомогою Майстра

«Майстер таблиць» (рис. 2.6.2) дозволяє вибрати поля даної таблиці з безлічі певних раніше таблиць, як-от ділові контакти, список особистого майна, рецепти та інших.;

введення даних у порожню таблицю в табличному режимі. При збереженні нової таблиці Microsoft Access даніаналізуються, і кожному полю надається необхідний тип даних та формат;

імпорт таблиці з іншого файлу. Microsoft Access дозволяє імпортувати дані з файлів баз даних Microsoft Access, Paradox, dBASE, електронних таблиць Microsoft Excel, текстових файлівта ін;

визначення всіх параметрів макету таблиці як «Конструктора». При створенні таблиці в режимі "Конструктора" необхідно заповнити

бланк таблиці (рис. 2.6.3), де у першому стовпці вказуються заголовки полів, тоді як у другому – вказується їх тип (можливі типи полів наведено у табл. 2.6.1). У нижній частині бланка вказуються властивості полів, такі як значення за замовчуванням, маски введення та поля підстановок.

Рис. 2.6.3. Конструктор таблиць

У режимі «Конструктора» введення даних у таблицю неможливе. Для переходу з режиму "Конструктора" в режим "Таблиці", і навпаки, потрібно скористатися пунктом меню "Вигляд" або кнопкою ( - "Конструктор" - "Режим таблиці") на панелі інструментів. При цьому кожен раз програма запитує про необхідність збереження внесених змін.

Незалежно від методу, застосованого у створенні таблиці, завжди є можливість використовувати режим «Конструктора» для подальшої зміни макета таблиці, наприклад, додавання нових полів, установки значень по

замовчуванням або для створення масок введення. Проте лише режим «Конструктора» дозволяє одразу задати ту структуру таблиці, яка потрібна.

Введення та редагування даних

Для введення даних у комірки таблиці необхідно встановити курсор у необхідну комірку, тобто. зробити її активною, і ввести в неї дані (вводити дані в комірки для поля з типом даних «Лічильник» не потрібно, тому що значення в цьому полі з'являються автоматично при введенні даних в будь-яку іншу комірку цього запису). Особливості введення полягають у наступному: якщо введення даних в комірку перервати, натиснувши клавішу Esc, то відновлюється старе значення, а якщо натиснути клавіші Enter або Таb, то в комірку заноситься нове значення. Для деяких типів даних (числового, грошового, дати/часу, логічного) MS Access автоматично перевіряє правильність їхнього введення. Наприклад, якщо ввести літеру в осередок з числовим типом, то MS Access видасть повідомлення про неправильно введене значення і не дозволить перейти до іншого осередку, доки не будуть введені дані заданого типу.

Для видалення записів цілком потрібно їх попередньо виділяти. Виділення записів і полів у таблицях MS Access проводиться аналогічно до виділення рядків і стовпців у таблицях Excel. Видаляти записи можна клавішею Delete, поля – командою «Видалити стовпець» контекстному меню.

Для всіх типів полів (крім «Лічильника» та поля об'єкта OLE) можна задавати обмеження для даних, що вводяться. Для цього в режимі "Конструктора" треба вибрати вкладку "Загальні", перевести курсор у поле з ім'ям "Умови на значення" та ввести обмеження на введення даних. Обмеження у числовому полі найчастіше представлене у вигляді нерівності. Його можна вводити і в текстовому полі, зазвичай в цьому випадку задаються слова, які можуть бути присутніми в даному полі.

Примітка. Вводити обмеження можна не лише вручну, але й за допомогою «Побудовача виразів». Коли з'явиться курсор у рядку параметра «Умови на значення», праворуч від неї з'явиться кнопка з трьома точками. При натисканні цієї кнопки з'являється вікно виразника. Зазвичай ним користуються для побудови складних виразів.

Можна використати ще один зручний інструментпід час введення даних – параметр «Значення за замовчуванням» (необхідно відкрити закладку «Загальні» у режимі «Конструктора»). Тут можна встановити дані, які Microsoft Access буде вводити за замовчуванням при заповненні таблиці. Це зручно, коли більшість значень даного поля однакові і деякі відрізняються.

Дані можна вводити і копіюванням їх з одного осередку до іншого через буфер обміну.

Для кожного типу даних (крім типу даних "Лічильник") передбачено порожнє (нульове) значення. Розрізняють два типи порожніх значень: порожні (Null) значення та порожні рядки. Якщо порожнє поле має порожнє (Null) значення, це означає, що дані для нього існують, але поки не відомі. Якщо ж введено порожній рядок (два знаки прямих лапок (" ")), це означає, що даних не існує зовсім. Microsoft Access дозволяє обробляти такі пусті значення.

Пошук даних

Якщо таблиця велика, можна автоматизувати процес пошуку даних. Для цього необхідно встановити курсор у будь-який осередок поля, починаючи з якого буде вестися пошук, потім виконати команди: Правка Знайти. У вікні потрібно ввести зразок шуканих даних і натиснути кнопку «Знайти». Якщо значення знайдено, курсор перейде в цей осередок. Якщо потрібно замінити велику кількість однакових даних на інше значення, необхідно виконати команди: Правка Замінити. У вікні ввести зразки елементів, що замінюються і замінюють. Потім треба вирішити, чи є необхідність переглядати кожне значення, що замінюється, чи ні і в залежності від цього натиснути або кнопку «3амінити», або «3амінити все». Коли немає повних відомостей для вказівки зразка пошуку, можна використовувати знаки підстановки, наведені в табл. 2.6.2.

Таблиця 2.6.2

Знаки підстановки, що використовуються у вікні «Пошук та заміна» та у фільтрах

	Опис
	будь-які 1 або кілька сім-			Перша літера К, залиш-
				ні – будь-які
	будь-який текстовий символ
	будь-який символ із дужок			Саша, Даша, Маша
	будь-який символ, крім зазначено-			Дума, Дама, Будинки, Дима
	них у дужках
	будь-який символ з діапазону,			Аа, Аб, Ав
	вказаного за зростанням
	одна цифра

Сортування даних

Для зручності перегляду можна впорядковувати записи в таблиці в певній послідовності за допомогою кнопок сортування на панелі інструментів або команди меню Записи Сортування Сортування за зростанням (Сортування за спаданням). Команда сортування застосовується до поля, у якому встановлено курсор. У режимі таблиці можна виділити відразу кілька сусідніх стовпців, а потім виконати їх сортування. За замовчуванням у Access сортування записів починається з лівого виділеного стовпця. При цьому записи таблиці будуть відсортовані спочатку по крайньому лівому виділеному стовпцю, потім (для однакових значень у першому стовпці, що сортується) по другому і т.д. Якщо потрібно відновити порядок відображення записів, використовуються команди Записи Видалити фільтр.

Примітка. Сучасні СУБД, такі як Microsoft Access ніколи не сортують таблиці фізично, як це робилося раніше. Засоби сортування даних (а також фільтрації, пошуку та заміни) реалізовані в Microsoft Access як автоматично створювані запити. Записи таблиці завжди розміщуються у файлі бази даних у тому порядку, в якому вони були внесені до таблиці.

Відбір даних за допомогою фільтра

Фільтр – це набір умов, які застосовуються для відбору підмножини записів. У Microsoft Access існують фільтри чотирьох типів: фільтр виділеного фрагменту, звичайний фільтр, розширений фільтр, виняток виділеного.

На панелі інструментів розташовані кнопки для роботи з фільтрами:

"Фільтр по виділеному" (); "Змінити фільтр" (); «Застосування фільт-

Фільтр за виділеним фрагментом – це спосіб швидкого відбору записів за виділеним зразком. Щоб переглянути в таблиці всі записи, що містять у вказаному полі конкретне значення, необхідно виділити це значення в одному записі, натиснути кнопку «Фільтр по виділеному» або виконати команди: Записи Фільтр Фільтр по виділеному. При цьому в рядку стану вікна таблиці є слово «Фільтр». На додаток до цього кнопка «Застосування фільтра»натиснута, а це означає, що використовується фільтр. При відключенні цієї кнопки всі фільтри буде знято. Установки фільтра не пропадуть, він буде відключений.

Якщо потрібно переглянути записи, що не містять виділеного значення, необхідно вибрати команду «Виключити виділене» у контекстному меню або меню Записи Фільтр.

Задати критерії відбору записів можна за допомогою команди:

Фільтр Змінити фільтр або кнопки. Після цього з'являється один рядок; поле, в якому знаходиться курсор, стає полем зі списком, в ньому можна вибрати будь-яке значення. Можна складати інші умови відбору, використовуючи оператори порівняння (<, >), знаки підстановки (див. табл. 2.6.2). Задати умову відбору по одному полю можна за допомогою команди Фільтр для: в контекстному меню стовпця. Після натискання кнопки «Застосувати фільтр» буде вибрано записи, що відповідають заданому критерію.

Ще більш складні умови фільтрації можна встановити командами Записи Фільтр Розширений фільтр. І тут можна записувати складні умови відбору, котрим у бланку розширеного фільтра (рис. 2.6.4) передбачено 9 рядків.

Рис. 2.6.4. Бланк розширеного фільтра

Тема 27. Розробка моделі та створення структури реляційної бази даних

Організація даних

Слово «реляційна» походить від англійської «relation» – «ставлення». Ставлення – тематичне поняття, але у термінології моделей даних відносини зручно зображати як таблиці.

Для зв'язку даних із різних таблиць кожна таблиця повинна містити одне або кілька полів, що однозначно ідентифікують кожен запис у таблиці. Воно називається ключовим полем таблиці. Якщо для таблиці позначені ключові поля, Microsoft Access запобігає дублювання або введення порожніх значень у ключове поле.

У Microsoft Access можна виділити три типи ключових полів: лічильник, простий ключ та складовий ключ.

1. Ключові поля лічильника.

Вказівка ​​такого поля як ключового є найбільш простим способомстворення ключових полів. Якщо до збереження створеної таблиці ключові поля не були визначені, при збереженні буде видано повідомлення про створення ключового поля. При натисканні кнопки «Так» буде створено ключове поле лічильника.

2. Простий ключ.

Якщо поле містить унікальні значення, такі як коди або інвентарні номери, це поле можна визначити як ключове. Якщо вибране поле містить повторювані або порожні значення, воно не буде визначено як ключове.

3. Складовий ключ.

В Якщо неможливо гарантувати унікальність значень одного поля, існує можливість створити ключ, що складається з декількох полів. Найчастіше така ситуація виникає в таблиці, яка використовується для зв'язування двох таблиць щодо«багато хто до багатьох».

Одне з найважливіших переваг реляційних баз даних у тому, що можна зберігати логічно згруповані дані у різних таблицях і ставити зв'язок з-поміж них, об'єднуючи в єдину базу. Для завдання зв'язку таблиці повинні мати поля з однаковими іменами або хоча б однаковими форматами даних. Зв'язок між таблицями встановлює відносини між збігаються значеннями цих полях. Така організація даних дозволяє зменшити надмірність даних, що зберігаються, спрощує їх введення і створення запитів і звітів, дозволяє обмежувати доступ до даних.

В Microsoft Access можна встановити три види зв'язків між таблицями:"Один-

багатьом», «Багато-багатьом» і «Один-до-одному».

Зв'язок Один-до-багатьом – найбільш часто використовуваний тип зв'язку між таблицями. У такому зв'язку кожного запису в таблиці А може відповідати кілька записів у таблиці А, а запис у таблиці В не може мати більше одного відповідного їй запису в таблиці А.

При зв'язку «Багато хто багатьом»одного запису в таблиці А може відповідати кілька записів у таблиці, а одного запису в таблиці В – кілька

записів у таблиці А. Така схема реалізується лише з допомогою третьої (сполучної) таблиці, ключ якої складається по крайнього заходу із двох полів, одне з яких є загальним із таблицею А, інше – загальним із таблицею У.

При зв'язку «Один-к-одному» запис у таблиці А може мати не більше одного пов'язаного запису в таблиці і навпаки. Цей тип зв'язку використовують не дуже часто, оскільки такі дані можуть бути розміщені в одну таблицю. Зв'язок із ставленням «Один-к-одному» застосовують для поділу дуже широких таблиць, для відокремлення частини таблиці з метою її захисту, а також для збереження відомостей, що відносяться до підмножини записів у головній таблиці.

Зв'язки між таблицями наочно представлені у вікні "Схема даних" (мал. 2.6.5), яке відривається через меню "Сервіс" або кнопкою на панелі інструментів.

Рис. 2.6.5. Вікно "Схема даних"

Цілісність даних

Цілісність даних означає систему правил, що використовуються в СУБД Microsoft Access для підтримки зв'язків між записами у зв'язаних таблицях, а також забезпечує захист від випадкового видаленнячи зміни пов'язаних даних. Контролювати цілісність даних можна, якщо такі умови:

пов'язане поле (поле, з якого здійснюється зв'язок) однієї таблиці є ключовим полем або має унікальний індекс;

пов'язані поля мають один тип даних. Тут є виняток. Поле лічильника може бути пов'язане з числовим полем, якщо воно має тип "Довге ціле";

обидві таблиці належать до однієї бази даних Microsoft Access. Якщо таблиці є пов'язаними, вони повинні бути таблицями Microsoft Access. Для встановлення цілісності даних база даних, де знаходяться таблиці, має бути відкрита. Для пов'язаних таблиць баз інших форматів встановити цілісність даних неможливо.