Ľubovoľný užívateľ počítačových systémov Systém Windows vie, čo je v štandardnom balení kancelárske programy od spoločnosti Microsoft ľubovoľná verzia obsahuje jedinečný editor Access. To je program, ako s ním pracovať, teraz sa to zváži. Prirodzene tu uvedieme iba počiatočné základy, pretože popis úplne všetkých funkcií aplikácie bude trvať viac ako jednu stránku.
Čo je to Access?
Čo je to za program? Access je plne funkčný systém na prácu s akýmkoľvek typom relačného modelu so schopnosťou dynamickej výmeny údajov s inými aplikáciami alebo internetovými publikáciami. Poskytuje využitie nástrojov na automatizáciu spracovania informácií ľubovoľného typu, ktoré sú prezentované v štruktúrovanej podobe.
Access je navyše ďalším balíkom, ktorý poskytuje podporu pre ovládacie prvky ActiveX, čo výrazne rozširuje možnosti programu z hľadiska toho, že môže využívať nielen tabuľkové alebo textové komponenty, ale aj multimédiá a objekty na internete. Spojenia nastavené v aplikácii umožňujú presné sledovanie zmien v ktorejkoľvek z nich s automatickou úpravou parametrov v iných.
Hlavné smery používania aplikácie
Nie je prekvapením, že sa vo väčšine prípadov používa na úplnú automatizáciu analýzy niektorých procesov v účtovníctve, podnikaní atď. Vďaka svojej univerzálnej štruktúre môže program eliminovať výskyt takzvanej redundancie údajov, keď je potrebné zmeniť jeden parameter nie zadaním nového. , ale opravou starého a tak, aby sa jeho zmena zobrazila vo všetkých súvisiacich databázach.
Napríklad podnik používa Access na sledovanie dodávateľov, zákazníkov a udalostí, na ktorých sa zúčastňujú. Jeden dodávateľ zmení bankové údaje. Stačí ich zmeniť, pretože automatická úprava ovplyvní všetky ostatné databázy. Údaje sa nahradia, nebudú sa zavádzať nové spolu s existujúcimi. A táto zmena ovplyvní rovnaké súvisiace činnosti. To znamená, že v určitom zmysle získa používateľ úplnú automatizáciu.
To isté platí napríklad vtedy, keď sa určitá skupina tovarov predáva prostredníctvom príslušného oddelenia podniku, komoditné položky sa automaticky odpíšu v databáze tovarov, ktoré sú na sklade. Ale toto sú najjednoduchšie príklady. Aplikácia má v skutočnosti oveľa širšie možnosti.
Štruktúra programu Microsoft Access
Pokiaľ ide o pohodlie práce, je to dosiahnuté vďaka prítomnosti hlavných prvkov, ktoré zohrávajú rozhodujúcu úlohu pri analýze a spracovaní databázových údajov. Medzi hlavné prvky patrí:
- tabuľka - prvok, ktorý uchováva základné informácie v konkrétnom formáte (číselný, textový, grafický atď.);
- dopyt - prostriedok prístupu k súvisiacim položkám, iným databázam alebo programom tretích strán;
- forma - prezentácia informácií alebo údajov v užívateľsky príjemnej forme;
- report - výstup spracovaných výsledkov;
- makro - spustiteľný prvok, ktorý umožňuje vykonať určité akcie, keď dôjde k udalosti, vytvorí sa požiadavka, vygeneruje sa správa;
- modul - prostriedky jazyka Visual Basic, ktoré vám umožňujú výrazne rozšíriť možnosti programu vytvorením postupov a využitím mnohých funkcií.
Komunikácia s inými programami a externými databázami
Ako je už zrejmé, Access je program, ktorý umožňuje nielen používať vaše vlastné údaje zadané používateľom, ale aj ich vzájomné prepojenie. Aplikácia má také možnosti, že je možné importovať informácie z iných aplikácií (FoxPro, Paradox, Excel, Word atď.). Pre zjednodušenie postupov nie je možné údaje importovať, ale prepojiť ich nielen so zadanými programami, ale aj so zdrojmi v sieťovom prostredí alebo na internete.
Samotný proces viazania je založený na dotazoch, ako je napríklad fungovanie databáz SQL (podporuje ich aj Access).
Tvorba zo šablón
V Accesse je tabuľka hlavným prvkom. Vzhľadovo sa tento komponent veľmi podobá tabuľkám programu Excel, ale možnosti Accessu sú oveľa širšie a princípy práce s takýmito prvkami majú svoje vlastné charakteristické znaky.
Vytvorenie vlastnej databázy pri štarte je však celkom jednoduché. Po zobrazení uvítacieho okna dostane používateľ výber šablón, na základe ktorých sa vytvorí budúca štruktúra databázy vo forme tabuľky. Jedná sa o takzvané Backstage view. Tu nájdete vstavané šablóny, ktoré sú užitočné na vykonávanie konkrétnych úloh, alebo sa pozrite na vyhľadávanie v oficiálnom prostriedku spoločnosti Microsoft, ak žiadna z nich v zozname nespĺňa potreby používateľa (aj keď je to nepravdepodobné).
Databáza od nuly
Ak používateľovi nič nevyhovuje a chce si vytvoriť databázu sám, pri vytváraní nového súboru v príslušnej ponuke vyberte prázdnu databázu. Tu je potrebné vziať do úvahy určité obmedzenia. Napríklad desktopové databázy nepodporujú publikovanie na webe a webové databázy nie sú v súlade s niektorými z predchádzajúcich funkcií.
Po vytvorení počiatočnej tabuľky môžete pokračovať v zadávaní údajov. Upozorňujeme, že údaje je možné zadávať iba v susedných stĺpcoch a riadkoch. Tiež by ste medzi ne nemali pridávať prázdne bunky, ako je to v programe Excel. Najdôležitejšou podmienkou okrem toho je, že každý stĺpec musí obsahovať údaje iba jedného typu, to znamená, že ak formát spočiatku počíta s použitím dátumu a času, informácie s výpočtami na základe exponenta zadané v stĺpci nebudú rozpoznané. Pokiaľ je to možné, mali by ste si svoj stôl naplánovať z tejto perspektívy. Na zjednodušenie práce môžete použiť aj špeciálny režim konštruktora.
Nuance importu a prepojenia údajov s inými zdrojmi
Pokiaľ ide o import údajov, možnosti programu sú prakticky neobmedzené. Hlavnou podmienkou je iba to, že importované údaje musia byť rozdelené podľa typu tabuľky (napríklad tabuľky v programe Excel alebo Word). Ak sa import vykonáva napríklad v textovej verzii z programu „Poznámkový blok“, môžete podobnú štruktúru vytvoriť pomocou tabulátora (klávesa Tab).
Na uľahčenie môžete použiť zoznamy SharePointu a tiež prepojiť údaje. Ak to chcete urobiť, použite špeciálny príkaz na karte externých údajov umiestnenej v skupine import a väzba. Ponúka hotové riešenia (Excel, Word atď.). Pri výbere bude potrebné iba označiť umiestnenie požadovaného súboru, umiestnenie uloženia v aktuálnej databáze a výber potvrdiť.
Záver
Toto je aplikácia Access. Tento program je veľmi populárny medzi širokým okruhom používateľov, pretože jeho vývojári sa v ňom snažili čo najviac kombinovať možnosti ostatných. softvérové \u200b\u200bprodukty tohto typu. A to sa aj stalo tejto aplikácie veľmi flexibilné pri prispôsobovaní a automatizovanom použití väčšiny funkcií. Zostáva dodať, že Access je veľmi výkonný nástroj na manipuláciu s údajmi, aj keď sú tu uvedené len základné informácie o aplikácii.
Databáza (DB) je integrovaná zbierka vzájomne súvisiacich údajov. Zvyčajne sa vytvára databáza pre jeden konkrétny údaj predmetová oblasť, organizácia alebo aplikácia.
Microsoft Office Prístupalebo jednoducho Microsoft Access je systém správy relačných databáz od spoločnosti Microsoft. Má širokú škálu funkcií vrátane prepojených dotazov a odkazov na externé tabuľky a databázy. Vďaka vstavanému jazyku VBA môžete v samotnom Accesse písať aplikácie, ktoré pracujú s databázami.
Hlavné komponenty MS Access:
· Nástroj na tvorbu tabuliek;
· Tvorca obrazovky;
· Tvorca dotazov SQL (jazyk SQL v MS Access nezodpovedá štandardu ANSI);
· Tvorca správ, vytlačených.
Môžu volať skripty v jazyku VBA, takže program MS Access umožňuje vývoj aplikácií a databáz od nuly alebo napísanie obálky pre externú databázu.
Prístupové verzie
1993 Access 2.0 pre Windows (Office 4.3)
1995 Access 7 pre Windows 95 (Office 95)
1997 Access 97 (Office 97)
1999 Access 2000 (Office 2000)
2001 Access 2002 (Office XP)
2003 Prístup 2003
2007 Microsoft Office Access 2007
2010 Microsoft Office Access 2010
Spustenie programu
Ak chcete spustiť program MS Access, môžete použiť ponuku Štartsystému Windows a pomocou myši vyberte príkaz Programov, a potom Microsoft Access, v neprítomnosti Microsoft Accessv ponuke Programovvyberte Microsoft Officea v jeho podponuke nájsť Microsoft Access.
Po spustení MS Access sa na obrazovke objaví dialógové okno Accessu s názvom MICROSOFT ACCESS v záhlaví. V tomto okne by ste mali zvoliť jednu z troch navrhovaných možností: otvorenie existujúcej databázy, vytvorenie novej (prázdnej) databázy a vytvorenie databázy pomocou Sprievodcu.
Ak chcete vytvoriť prázdnu databázu, vyberte túto možnosť Nová databázaa v otvorenom dialógovom okne NOVÝ SÚBOR DATABÁZY:
1. Vyberte z rozbaľovacieho zoznamu Priečinokpriečinok, do ktorého chcete uložiť vytvorenú databázu, a do poľa „Názov súboru“ zadajte názov databázy.
2. Stlačte tlačidlo Vytvor.
Hlavné okno MS Access
Po spustení programu MS Access sa na obrazovke zobrazí hlavné okno programu Access s názvom MICROSOFT ACCESS v záhlaví. Ak je otvorená existujúca databáza, jej názov sa umiestni do záhlavia okna databázy. Toto okno je možné maximalizovať na celú obrazovku, zmenšiť, zmenšiť na miniatúru alebo zavrieť.
Hlavné okno programu MS Access obsahuje panel s ponukami, panel s nástrojmi, stavový riadok a okno s databázou. Zatvorením okna databázy sa zatvorí samotná databáza. Cez menu Súbormôžete otvoriť existujúcu databázu alebo vytvoriť novú databázu.
Lišta ponuky.Lišta ponuky v hornej časti obrazovky obsahuje ponuku aktuálneho okna. Príkaz môžete nastaviť pomocou myši (výberom názvu príslušnej ponuky a riadku, v ktorom je požadovaný príkaz) alebo pomocou klávesnice (stlačením klávesu ALT a klávesu s písmenom podčiarknutým v požadovanej položke ponuky).
Panel nástrojov.Pod panelom s ponukami sa nachádza panel s nástrojmi, ktorých množina tlačidiel závisí od účelu konkrétneho panela s nástrojmi. Každý prevádzkový režim má svoj vlastný panel s nástrojmi. Po spustení programu Microsoft Access sa zobrazí panel s nástrojmi databázy. Ak chcete vybrať ďalší panel nástrojov potrebný na prácu, použite príkaz Panely s nástrojmi (ponuka Vyhliadka), alebo umiestnite ukazovateľ myši do oblasti panela s nástrojmi a stlačením pravého tlačidla myši vyberte príkaz Prispôsobenie.
Ahoj. Téma tohto článku je hlavným účelom prístupu. Ale predtým, ako sa oboznámime so základným používaním Accessu, najskôr si uvedomme, čo je to databáza.
Databáza (DB) - súbor údajov organizovaný podľa určitých pravidiel, ktorý poskytuje všeobecné zásady popis, ukladanie a manipulácia s údajmi, nezávisle od aplikačných programov.
Najbežnejším typom modelu prezentácie údajov je relačný typ. Názov „relačný“ sa vysvetľuje skutočnosťou, že každý záznam v databáze obsahuje informácie súvisiace (súvisiace) s jedným konkrétnym objektom. Okrem toho možno s informáciami patriacimi k rôznym objektom zaobchádzať ako s celkom ako na základe hodnôt súvisiacich údajov. V relačných DBMS sú všetky spracované údaje prezentované vo forme tabuliek.
Jedným z najpopulárnejších systémov správy databáz pre osobné počítače súčasnosti, ktorý je súčasťou bohatého prostredia rodiny Microsoft Office, je Microsoft Office (ďalej len Access). Je určený pre začiatočníkov aj pokročilých používateľov. Databáza Access predstavuje kolekciu údajov a objektov (napríklad tabuliek, dotazov a formulárov) súvisiacich s konkrétnou úlohou.
Hlavné funkcie programu Access sú:
definovanie údajov, to znamená definovanie štruktúry a typu údajov, a tiež uvedenie vzájomného vzťahu týchto údajov:
spracovanie údajov vrátane vyhľadávania, filtrovania, triedenia, výpočtu; spracovanie tiež zahrnuje kombináciu údajov s inými súvisiacimi informáciami;
správa údajov, to znamená údaj o tom, kto smie používať údaje a aktualizovať databázu, ako aj vymedzenie pravidiel kolektívneho používania údajov.
Access poskytuje maximálnu slobodu pri určovaní typu údajov - text, číselné údaje, dátumy, časy, hodnoty mien, obrázky, zvuk, dokumenty, tabuľky. Je možné nastaviť formáty úložiska (dĺžka riadku, presnosť čísel a znázornenie dátumu a času) a prezentácia týchto údajov pri ich zobrazení alebo tlači.
Access je moderná aplikácia pre Windows a umožňuje vám využívať všetky funkcie DDE (Dynamic Data Exchange) - dynamická výmena dát a OLE (Object Linking and Embedding) - prepájanie a vkladanie objektov. DDE umožňuje výmenu dát medzi MS Access a akoukoľvek inou aplikáciou pre Windows. OLE odkazy na objekty v inej aplikácii alebo vkladajú objekt do databázy Accessu; objekty môžu byť obrázky, diagramy, tabuľky alebo dokumenty z iných objektov windows aplikácie... Access dokáže spracovať širokú škálu dátových formátov, čo vám umožňuje importovať a exportovať údaje zo súborov textových editorov a tabuľky. Prístup je schopný priamo spracovávať Paradox, dBase III, dBase IV, FoxPro a ďalšie.
Access DBMS používa na prácu s údajmi databázový procesor Údaje spoločnosti Microsoft Jet, Data Access Objects a Quick Interface Builder - návrhár formulárov. Návrhár prehľadov sa používa na získanie výtlačkov. Automatizáciu rutinných operácií je možné vykonať pomocou makier. Napriek zameraniu na koncového používateľa má Access programovací jazyk Visual Basic for Application, ktorý vám umožňuje vytvárať polia, vlastné dátové typy a riadiť činnosť aplikácií.
Prístup má tri hlavné režimy prevádzky:
režim spustenia, ktorý umožňuje komprimovať a obnoviť databázu bez jej otvorenia;
režim návrhu, v ktorom môžete vytvárať a upravovať štruktúru tabuliek a dotazov, vyvíjať formuláre na zobrazovanie a zmeny údajov a tiež generovať správy pred tlačou;
režim vykonávania, v ktorom sa v hlavnom okne zobrazujú okná databázových objektov.
Akákoľvek databáza Accessu obsahuje nasledujúce položky:
tabuľky, ktoré pozostávajú zo záznamov obsahujúcich údaje o konkrétnom predmete;
formuláre používané na zadávanie a prezeranie tabuliek v okne formulára a umožňujúce obmedziť množstvo informácií zobrazených na obrazovke v požadovanom formulári;
Hlavnými objektmi ACCESS sú: tabuľky, dotazy, formuláre, správy, makrá a moduly.
Tabuľka je objekt, ktorý je definovaný a používa sa na ukladanie údajov. Každá tabuľka obsahuje informácie o konkrétnom type objektu. Tabuľka obsahuje polia (stĺpce) a záznamy (riadky). S tabuľkou môžete pracovať v dvoch hlavných režimoch: v režime návrhu a v režime tabuľky.
V návrhovom režime je nastavená štruktúra tabuľky, t.j. sú definované typy, vlastnosti polí, ich počet a názvy (hlavičky stĺpcov). Používa sa, keď potrebujete zmeniť štruktúru tabuľky, ale nie údaje v nej uložené.
Režim tabuľky sa používa na prezeranie, pridávanie, úpravu, jednoduché triedenie alebo mazanie údajov.
Dotaz je objekt, ktorý umožňuje používateľovi načítať požadované údaje z jednej alebo viacerých tabuliek. Žiadosť je otázka, na ktorú sa používateľ pýta PRÍSTUP na informácie uložené v databáze.
Dotazy môžete vytvárať sami alebo pomocou sprievodcov. V ACCESS môžete vytvárať nasledujúce typy požiadaviek:
Vzorová žiadosť;
Žiadosť s parametrami;
Krížový dotaz;
Žiadosť o zmenu (žiadosť o vymazanie, aktualizáciu a pridanie záznamov na vytvorenie tabuľky);
Požiadavky na spojenie, požiadavky na server, požiadavky na kontrolu, podriadené požiadavky.
Pomocou dotazov môžete prezerať, analyzovať a upravovať údaje z viacerých tabuliek, vytvárať nové tabuľky. Používajú sa ako zdroj údajov pre formuláre a správy.
S dotazmi môžete pracovať v dvoch hlavných režimoch: v režime návrhu a v režime tabuľky.
Formulár je objekt určený hlavne na ľahké zadávanie a zobrazovanie údajov. Na rozdiel od tabuliek formuláre neobsahujú informácie o databáze. Formulár je formát (formulár) na zobrazovanie údajov na obrazovke počítača. Formuláre je možné zostavovať iba na základe tabuliek alebo dotazov. Budovanie formulárov na základe dotazov vám umožňuje prezentovať informácie z viacerých tabuliek.
Do formulára môžu byť vložené obrázky, schémy, zvuk (zvuk) a video (obraz).
Režimy práce s formulárom:
Režim formulára slúži na prezeranie a úpravu údajov, poskytuje prostredie pre prácu s údajmi a pohodlný dizajn ich prezentácie na obrazovke;
Režim návrhu formulára je nevyhnutný, ak chcete zmeniť definíciu formulára (štruktúru alebo šablónu formulára), a nie údaje, ktoré obsahuje;
Režim tabuľky umožňuje zobraziť tabuľku, ktorá obsahuje všetky polia formulára;
Správa je objekt určený na vytvorenie dokumentu, ktorý je možné neskôr vytlačiť alebo zahrnúť do dokumentu v inej aplikácii. Správy, podobne ako formuláre, je možné generovať z dotazov a tabuliek, ale neumožňujú zadávanie údajov.
Režimy práce so správou:
- režim náhľad umožňuje vám zobraziť správu tak, ako bude zahrnutá pri tlači;
- režim konštruktora je určený na zmenu šablóny (štruktúra správy).
Makro je objekt, ktorý je štruktúrovaným popisom jednej alebo viacerých akcií, ktoré by mal ACCESS vykonať v reakcii na konkrétnu udalosť.
Môžete napríklad definovať makro, ktoré v reakcii na výber položky v hlavnom formulári otvorí iný formulár. Pomocou iného makra môžete skontrolovať hodnotu určitého poľa pri zmene jeho obsahu. V makre môžete doň zahrnúť ďalšie podmienky pre výkon alebo neuskutočnenie určitých inklúzií akcií.
Prácu s formulármi a správami veľmi uľahčuje používanie makrá... MS ACCESS má viac ako 40 makier, ktoré je možné zahrnúť do makier. Makrá vykonávajú akcie, ako je otváranie tabuliek a formulárov, vykonávanie dotazov, spúšťanie ďalších makier, výber možností z ponúk atď. Makrá umožňujú stlačenie jedného (alebo viacerých) tlačidiel na vykonanie súboru akcií, ktoré sa často musia vykonať počas práce.
Modul je objekt obsahujúci programy v MS ACCESS BASIC, ktoré umožňujú rozdeliť proces na menšie kroky a zistiť chyby, ktoré sa nedajú nájsť pomocou makier.
Pozrime sa bližšie na hlavné funkcie MS Access, aby sme mali jasnejšiu predstavu o jeho možnostiach.
V Accesse sa databáza vzťahuje na súbor, ktorý obsahuje množinu informácií. Databáza v programe Access 2007 môže obsahovať nasledujúce typy objektov (pozri obrázok 1): tabuľka, dotaz, formulár, správa, stránka, makro, modul.
Obrázok 1. Okno databázových objektov
Prístup môže pracovať iba s jednou databázou súčasne. Jedna databáza Accessu ale môže obsahovať veľa tabuliek, formulárov, dotazov, správ, makier a modulov, ktoré sú uložené v jednom súbore s príponou mdb.
TabuľkaJe objektom, ktorý zodpovedá konceptu „tabuľky“ v teórii relačných databáz. Pre každú tabuľku v Accesse môžete definovať primárny kľúč a jeden alebo viac indexov na urýchlenie prístupu k údajom.
Access umožňuje vytvoriť štruktúru tabuľky v troch režimoch - návrhový režim, režim založený na sprievodcovi a zadávanie údajov. Rozdiel spočíva v použití týchto nástrojov používateľmi s rôznymi úrovňami skúseností, rôznymi cieľmi a perspektívami používania údajov. Prirodzene je možné prezerať, upravovať, mazať a pridávať záznamy, vyhľadávať, nahrádzať, triediť údaje, meniť tabuľkové zobrazenie. Vzťahy medzi tabuľkami sú definované špeciálnym nástrojom s názvom „Data Schema“.
Obrázok 2. Schéma údajov
Toto je praktický grafický nástroj, ktorý umožňuje vytvárať odkazy medzi určitými poľami tabuliek, množina odlišné typy vzťahy, nastaviť obmedzenia referenčnej integrity. V takom prípade sa zmeny okamžite použijú v databáze (samozrejme, ak obsiahnuté údaje spĺňajú všetky podmienky) Výsledný diagram tabuliek a vzťahov je možné vytlačiť, čo je pre vývojára nepochybne výhodné.
Žiadosť - objekt obsahujúci text dotazu SQL s jedinečným názvom v konkrétnej databáze. Dotaz môžete vytvoriť pomocou sprievodcu a v návrhovom režime. V prvom prípade je používateľ interaktívne vyzvaný k výberu názvu tabuľky a polí na výber. V druhom prípade môžete vybrať niekoľko tabuliek alebo dotazov, prepojiť ich graficky a definujte výberové polia. Môžete tiež nastaviť ďalšie podmienky pre každé pole a možnosti zoradenia.
Obrázok 3. Konštruktor dopytu
Existuje ďalší spôsob, ako vytvoriť dotaz, ktorý je zabudovaný do konštruktora, je manuálne napísať dotaz v SQL. Avšak textový editor na to určený má zjavne skromné \u200b\u200bschopnosti, pokiaľ ide o pohodlie a prehľadnosť návrhu kódu. Vývojári túto metódu zjavne nepovažovali za hlavnú.
Formulár Je špeciálnym objektom kontajnera pre ďalšie komponenty rozhrania, ako sú vstupné a zobrazovacie polia, tlačidlá atď. Vo formulári má vývojár komponenty na zadávanie, úpravu, prezeranie a zoskupovanie údajov v závislosti od špecifík aplikácie. Formulár môžete vytvoriť aj dvoma spôsobmi - v návrhovom režime a pomocou sprievodcu. V prvom prípade má vývojár sadu komponentov (v prípade potreby si môžete zaregistrovať svoj vlastný ActiveX), ktoré voľne umiestni na formulár a nastaví ich parametre. V režime sprievodcu používateľ jednoducho vyberie tabuľku, polia a štýl a formulár sa vygeneruje automaticky.
správa- objekt určený na vytvorenie dokumentu, ktorý je možné následne vytlačiť alebo zahrnúť do dokumentu inej aplikácie. Tento dokument obsahuje výsledky výberu z databázy vo forme štruktúrovaných informácií (napríklad vo forme tabuľky alebo zoznamu). MS Access má bohaté možnosti pre návrh a formátovanie správ. Správa má rovnaké dva spôsoby tvorby. V režime sprievodcu má používateľ možnosť nastaviť mnoho parametrov, ktoré takmer úplne určujú požadované hodnoty vzhľad správa. Na vytváranie vlastných správ je lepšie používať návrhára.
Stránky - nástroj na zverejňovanie údajov v systéme Windows lokálna sieť alebo internet. Vytvára sa stránka je navrhnutý ako formulár (s určitými rozdielmi v použitých komponentoch), pri práci s ním môžete nielen prezerať, ale aj meniť údaje v databáze. Po uložení stránky ako objektu v databáze ju možno exportovať ako súbor HTML a použiť na prístup k údajom prostredníctvom internetového prehliadača.
MakroJe objekt, ktorý je postupnosťou makier na automatizáciu najčastejšie vykonávaných akcií pri práci s databázou. Makrá sú vybrané zo zoznamu a parametre určuje vývojár. Makro môžete spustiť kliknutím na tlačidlo a programovo v kóde.
Modul je kontajner programového kódu VBA. Na ich úpravu a prezeranie sa používa prostredie editora Visual Basic. Celý kód aplikácie je obsiahnutý v sade modulov. Tu to má rovnaký sémantický význam ako v ktoromkoľvek programovacom jazyku.
to úplný zoznam objekty, ktoré je možné uložiť do databázy MS Access, ktorá je však podobná v iných desktopových DBMS podobnej triedy, napríklad Paradox.
Access poskytuje nasledujúce funkcie.
1. Zadávanie údajov. Zadávanie údajov je možné vykonať nasledujúcimi spôsobmi: ručne priamo do tabuľky (to zahŕňa aj vloženie obsahu schránky); ručne do polí formulára; priamy import údajov z iných zdrojov (databázy Access, textové súbory, Formát DBF, tabuľky, zdroje údajov ODBC); programová metóda, ktorá kombinuje akékoľvek prostriedky, ktoré je možné implementovať vo VBA. Posledná uvedená metóda je najpružnejšia a ponúka takmer neobmedzené možnosti, je však najťažšia na implementáciu a vyžaduje určitú úroveň programátorských znalostí.
2. Zmena údajov. Úpravy je možné vykonať nasledujúcimi spôsobmi: ručne priamo v tabuľke; vo formulároch; v okne prehliadača, v ktorom je webová stránka načítaná z databázy; programová metóda.
3. Dátový výstup. Tu poskytuje Access také príležitosti: zobrazenie na obrazovke monitora vo forme tabuľky, polí formulárov alebo správ; export do iných formátov údajov (rovnaký ako pri importe); tlač, hlavne vo forme správ; výstup údajov do internetového prehliadača pomocou objektu Page v rámci určitej siete; export programu a výstup informácií.
4. Interakcia s inými zdrojmi a spotrebiteľmi informácií.V tomto ohľade môže Access fungovať ako automatizačný server alebo klient. Prepojenia s inými produktmi balíka Microsoft Office sú obzvlášť transparentné. Napríklad môžete mať dokument spoločnosti Microsoft Word, v ktorom budú polia z databázy Access, sa v dokumente automaticky zobrazia zmeny údajov v databáze. To vám umožňuje vytvárať flexibilné riešenia, ktoré integrujú údaje do kancelárskych nástrojov. 5. Používanie databázy MS Access inými aplikáciami. Táto možnosť používa ako úložisko údajov súbor MDB. Program, ktorý pristupuje k údajom, je možné písať v ľubovoľnom jazyku na vysokej úrovni. IN v tomto prípade používajú sa tabuľky a dotazy. Databázový stroj monitoruje udržiavanie referenčnej integrity a relevantnosti údajov. Komunikácia prebieha prostredníctvom ovládača ODBC spoločnosti Microsoft Jet Engine.
6. Nástroje na vytváranie aplikácií. Vytváranie aplikácií pomocou Accessu je podobné ako všetky ostatné automatizačné nástroje balíka Microsoft Office. Používa tlmočený jazyk Visual Basic for Applications, čo rovnako ako v akomkoľvek tlmočenom jazyku vedie k určitému zvýšeniu času procesora a zníženiu rýchlosti programov a spracovania údajov. Pre úspešný vývoj potrebujete poznať samotný objektový model Accessu a špecifiká jeho použitia.
7. Správa údajov v režime pre viacerých používateľov. Pri práci s databázami v režime viacerých používateľov nastávajú situácie, keď je potrebné obmedziť počet používateľov pristupujúcich k údajom. To sa deje s cieľom zabrániť simultánnej aktualizácii toho istého záznamu, počas globálnej aktualizácie údajov alebo počas údržby samotnej databázy.
Databázový stroj Access poskytuje tri úrovne uzamknutia:
Uzamknutie databázy. Na tejto úrovni uzamknutia má prístup do databázy iba jeden používateľ. Táto úroveň blokovania sa používa pri globálnych zmenách alebo aktualizáciách údajov alebo pri údržbe databázy - kompresie.
Zamykanie stola. Na tejto úrovni uzamknutia má prístup k tabuľke iba jeden používateľ. Táto úroveň uzamknutia sa používa, keď potrebujete spracovať viac záznamov tabuľky naraz.
Blokuje sa stránka. Na tejto úrovni má prístup na blokovanú stránku iba jeden používateľ. Toto je najnižšia úroveň blokovania. Procesor Microsoft Jet automaticky nastaví uzamknutie stránky a váš program ho nemôže ovládať. Dátová stránka môže obsahovať niekoľko záznamov, jej veľkosť je 26 kb. Blokovanie stránky znamená blokovanie všetkých záznamov na tejto stránke. Ak je dĺžka záznamu 512 bajtov, budú blokované 4 záznamy a ak 50 bajtov potom 40 záznamov. Presný počet záznamov nie je možné určiť ani určiť vopred tabuľka môže obsahovať vymazané záznamy (ktoré sa vymažú až pri zhutňovaní).
Uzamykanie na úrovni tabuľky má dva režimy - pesimistický a optimistický. Predvolená hodnota je pesimistické zamykanie.
8. Administratíva. Výhoda výlučného režimu prevádzky v skutočnosti viedla k degenerácii funkcií správy databázy a v súvislosti s tým k absencii nástrojov na správu v obvyklom zmysle slova v programe MS Access. Dostupné nástroje umožňujú nasledovné: je možné rozdeliť databázu Microsoft Access na dva súbory, z ktorých jeden obsahuje tabuľky a druhý obsahuje dotazy, formuláre, správy, makrá, moduly a odkazy na prístupové stránky k údajom. To umožňuje používateľom prístup k spoločnému zdroju údajov pri vytváraní ich vlastných formulárov, správ a iných objektov, ako aj pri znižovaní sieťového prenosu; je možné prepojiť tabuľky z iných databáz Microsoft Accessu alebo iných zdrojov. Môžete napríklad použiť tabuľku z inej databázy Microsoft Access otvorenej pre pracovať spolu cez sieť. To je obzvlášť užitočné, keď potrebujete uložiť všetky tabuľky v jednej databáze na sieťovom serveri a ukladať formuláre, správy a ďalšie objekty do samostatnej databázy, ktorej kópie sú k dispozícii všetkým používateľom spoločnej databázy; Nástroje replikácie Microsoft Access, ktoré sú k dispozícii v databáze (.mdb) a v projekte (.adp), vám umožňujú vytvárať repliky a synchronizovať ich na požiadanie pri práci v programe Microsoft Access; prostriedky ochrany a kontroly prístupu. Najjednoduchší spôsob, ako sa chrániť, je nastaviť heslo na otvorenie databázy. Databáza môže byť šifrovaná. Pri šifrovaní databázy sa jej súbor skomprimuje a stane sa nečitateľným pre program inžinierske siete alebo textových editorov. Dešifrovanie databázy zvráti výsledky operácie šifrovania. Najflexibilnejší a najbežnejší spôsob zabezpečenia databázy sa nazýva zabezpečenie na úrovni používateľa. Táto metóda ochrany je obdobou metód používaných vo väčšine prípadov sieťové systémy... Ako už však bolo uvedené, odhadnúť heslo správcu nie je pre crackera ťažké; je možné previesť databázu do formátu staršej verzie MS Access, aby sa v niektorých prípadoch zabezpečila kompatibilita; a nakoniec nástroj na kompresiu databázy, ktorý vymaže informácie o odstránených riadkoch a zmenší veľkosť súboru MDB na disku. To vedie k lepšiemu výkonu a v niektorých prípadoch môže dôjsť k obnoveniu databázy (napríklad po neočakávanom výpadku napájania).
Je tiež potrebné spomenúť, že program Access je dodávaný so škatuľami generických databáz na automatizáciu najbežnejších úloh.
Obrázok 4. Šablóny databázy
Užívateľ v interaktívnom režime Sprievodcu vyberie údaje, ktoré chce mať vo svojej databáze, v súlade s potrebami podniku a MS Access automaticky vytvorí všetky potrebné objekty. V budúcnosti bude možné túto databázu upravovať a rozširovať.
Polia s viacerými hodnotami pre komplexné údaje
Môžete vytvoriť pole, ktoré obsahuje viac hodnôt, ktoré sa tiež nazývajú komplexné údaje. Povedzme, že musíte zadať úlohu niektorému zo svojich zamestnancov alebo dodávateľov, ale chceli by ste túto úlohu priradiť niekoľkým ľuďom. Vo väčšine systémov na správu databáz a v starších verziách Accessu budete musieť vytvoriť vzťah typu „mnoho proti mnohým“, aby ste sa vyhli chybám.
V Office Access 2007 sa najťažšia časť úlohy vykoná automaticky, keď vyberiete pole a zadáte viac hodnôt. Polia s viacerými hodnotami sú obzvlášť užitočné, keď sa v Office Access 2007 pracuje so zoznamom SharePointu, ktorý obsahuje jeden z typov polí s viacerými hodnotami, ktoré sa používajú v službe Windows SharePoint Services. Kancelárska aplikácia Access 2007 je kompatibilný s týmito typmi údajov.
Nový dátový typ Attachment vám umožňuje ukladať všetky typy dokumentov a binárne súbory do databázy bez zbytočného zväčšovania veľkosti databázy. Office Access 2007, pokiaľ je to možné, automaticky zmenšuje prílohy, aby ich zostalo čo najviac voľné miesto... K záznamu musíte pripojiť dokument Microsoft Office Word 2007 alebo uložiť viac digitálnych fotografií do databázy. Používanie príloh tieto úlohy výrazne uľahčuje. K jednému príspevku môžete dokonca pridať viac príloh.
Polia typu Memo teraz ukladajú formátovaný text a udržiavajú denník revízií.
Aplikácia Office Access 2007 teraz podporuje formátovaný text, ktorý je možné použiť spolu s bežným textom v záznamoch. Text je možné formátovať pomocou rôznych možností (napríklad tučné písmo, kurzíva a rôzne typy písma, farieb a ďalšie bežné možnosti formátovania) a ukladať ich do databázy. Formátovaný text je uložený v poli MEMO vo formáte založenom na HTML, ktorý je kompatibilný s typom údajov Formátovaný text v službe Windows SharePoint Services. Nastavte vlastnosť TextFormat na RichText alebo PlainText a údaje v textových poliach a v režime tabuľky budú naformátované podľa očakávania.
Polia typu Memo sú užitočné na ukladanie veľkého množstva údajov. V balíku Office Access 2007 môžete nastaviť vlastnosť Pridať iba tak, aby zaznamenávala všetky zmeny v poli MEMO. Potom si môžete prezrieť protokol týchto zmien. Táto funkcia podporuje aj funkciu sledovania v službe Windows SharePoint Services. Preto môžete tiež použiť Access na zobrazenie histórie obsahu zoznamu SharePointu.
