Access має великий набір можливостей та інструментів для роботи з базами даних. Перед користувачами, що використовують цю програму, можуть ставитися різні завдання, які потрібно вміти вирішувати. У цій статті розберемося, як створити звіт у Access, що це таке і для чого він потрібний. Давайте почнемо. Поїхали!
Звіти в Microsoft Accessслужать виведення на екран чи друку інформації з бази даних. Будь-який звіт можна створити на основі таблиці або на основі запиту. Робиться це дуже просто, всього кілька кліків.
Для початку у вас має бути готова таблиця, з даними якої ви працюватимете. Потім виділіть потрібну таблицю у вікні «Всі об'єкти Access», розташованому зліва, перейдіть на вкладку «Створення» та натисніть кнопку «Звіт» в однойменному розділі. Все готово. Перед вами буде сформований програмою звіт на основі інформації, що міститься в таблиці.
Після цього ви можете перейти на вкладку "Конструктор", щоб відредагувати поля, розділи та інше. Щоб вийти з режиму конструктора, клацніть правою клавішею миші на вкладці таблиці та виберіть пункт «Подання звіту». Не забудьте зберегти перед виходом.
Для більш складних випадків використовуйте "Майстер звітів", відповідна кнопка знаходиться в тій же вкладці "Створення", цей інструмент стане в нагоді в тому випадку, якщо необхідно оперувати з даними з декількох таблиць відразу.
У вікні, виберіть зі списку ті таблиці та запити, з яких будуть взяті поля (їх також необхідно вказувати). Закінчивши, натисніть кнопку "Далі". У наступному вікні вам буде запропоновано вибрати відповідний вид представлення даних. Потім ви можете згрупувати вибрані поля на свій розсуд. Просто виберіть поле і натисніть кнопку зі стрілкою. Далі відкриється вікно сортування записів. Робити сортування необов'язково, тому можна пропустити цей етап. У наступному вікні виберіть "Макет" (ступінчастий, блок, структура) та "Орієнтацію" (книжкова, альбомна). Залишіть зазначеним пункт «Налаштувати ширину полів для розміщення на одній сторінці». Після цього залишається ввести назву та натиснути кнопку Готово.
Щоб виправити загальний вигляд і дані, що не коректно відображаються , перейдіть в режим конструктора. Там ви можете виділяти окремі поля та переміщувати їх за допомогою стрілок на клавіатурі або мишкою. Усунути великі проміжки між стовпцями, можна не переходячи в «Конструктор». Достатньо пересунути межі курсором миші. У випадку, якщо частина даних у вас відображаються у вигляді ґрат «#», просто збільште ці поля та інформація буде відображена коректно. У режимі конструктора можна змінювати колір тексту, підкладки, заголовки.
Існує можливість створення певних осередків , у яких буде розраховуватися сума, різниця чи добуток з урахуванням даних із таблиць чи запитів. Для цього виділіть потрібне поле та натисніть кнопку «Підсумки», розташовану на панелі інструментів у розділі «Угруповання та підсумки». У меню виберіть «Число записів» або «Кількість значень» залежно від того, які перед вами стоять завдання.
У звітах Access автоматично проставляються сірі смуги, які деяким користувачам можуть сподобатися. Щоб прибрати їх, перейдіть в режим конструктора, виділіть «Область даних», клацніть правою клавішею миші та виберіть у списку «Властивості». Справа з'явиться вікно, в якому необхідно знайти рядок "Колір фону чергування". Скопіюйте «Фон 1» із «Колір фону» та вставте у «Колір фону чергування». Повторіть те саме з розділом «Примітки групи».
Ще один спосіб створення – «Конструктор звітів». Натиснувши цю кнопку, перед вами з'явиться область, до якої потрібно додати поля за допомогою відповідної кнопки у стрічці інструментів.
Тепер ви будете знати, як зробити звіт у Microsoft Access. Це дозволить вам краще працювати з базами даних. Залишайте у коментарях свою думку про цю статтю: чи виявилася вона корисною, і запитуйте, якщо щось залишилося незрозумілим.
У цій статті говоримо про поля, що обчислюються в запити Access. У запиті, як і таблиці, для кожного запису можуть проводитися обчислення з числовими, рядковими значеннями або значеннями дат з використанням даних з одного або декількох полів. Результат обчислення утворює в таблиці запиту нове поле. На відміну від полів таблиці, що обчислюються, обчислювані поля у вихідних таблицях бази даних нових полів не створюють. При кожному виконанні запиту виробляються обчислення з урахуванням поточних значень полів.
У виразах полів, що обчислюються, крім імен полів можуть використовуватися константи і функції. В результаті обробки виразу може виходити лише одне значення.
Завдання 1.У таблиці ТОВАР є поля ЦІНА та СТАВКА_ПДВ, обчисліть ціну з урахуванням ПДВ та порівняйте її з отриманою в обчислюваному полі таблиці Ціна з ПДВ.
- Створіть у режимі конструктора запит на вибірку таблиці ТОВАР. Перетягніть у бланк запиту поля НАІМ_ТОВ, ЦІНА, СТАВКА_ПДВ та Ціна з ПДВ (рис. 4.6).
- Для підрахунку ціни з урахуванням ПДВ створіть поле, що обчислюється, записавши в порожньому осередку рядка Поле (Field) вираз [ЦІНА]+[ЦІНА]*[СТАВКА_ПДВ].
- Для відбору записів зі значенням вище 5000 у полі, що обчислюється в рядок Умова відбору (Criteria) введіть > 5000
- Після введення виразу система за замовчуванням формує ім'я поля Вираз 1, яке стає заголовком стовпця в таблиці з результатами виконання запиту. Це ім'я вставиться перед виразом [ЦЕНА]+[ЦЕНА]*[СТАВКА_НДС]. Для кожного нового поля, що обчислюється, в запиті номер виразу збільшується на одиницю. Ім'я поля, що обчислюється, відокремлюється від виразу двокрапкою. Для зміни імені встановіть курсор миші в полі бланка запиту, що обчислюється, і натисніть праву кнопку миші. У контекстно-залежному меню виберіть Властивості(Properties) поля та в рядок Підпис (Caption) введіть нове ім'я поля ― Ціна з ПДВ1. Тепер у таблиці з результатами виконання запиту в заголовку стовпця, що обчислюється, відобразиться це ім'я. Ім'я поля може бути виправлено безпосередньо у бланку запиту.
- Для відображення результату виконання запиту натисніть кнопку Виконати(Run) у групі Результати(Results). Обчислюване поле таблиці та запиту мають однакові значення.
- Змініть в одному із записів запиту ціну товару. Значення в обох полях, що обчислюються, будуть моментально перераховані.
- Для формування складного вираження у полі, що обчислюється, або умови відбору доцільно використовувати будівельник виразів. Побудовник дозволяє вибрати необхідні у виразі імена полів із таблиць, запитів, знаки операцій, функції. Видаліть вираз у полі, що обчислюється, і використовуйте будівельник для його формування.
- Викличте будівельник виразів (Expression Builder), натиснувши кнопку Побудовник(Builder) у групі Налаштування запиту(Query Setup) стрічки Конструктор (Design), або обравши Побудувати(Build) у контекстно-залежному меню. Курсор миші повинен бути встановлений попередньо в осередку введення виразу.
- У лівій частині вікна Побудовник виразів(Expression Builder) (рис. 4.7) виберіть таблицю ТОВАР, на якій побудовано запит. Справа відобразиться список її полів. Послідовно вибирайте потрібні поля та оператори, подвійним клацанням вставляючи у вираз. Вираз сформується у верхній частині вікна. Зверніть увагу, що будівник перед ім'ям поля вказав ім'я таблиці, якій воно належить, і відокремив його від імені поля знаком оклику.
- Завершіть процес побудови виразу в полі, що обчислюється, клацнувши на кнопці ОК.
- Збережіть запит під назвою ― Ціна з ПДВ та закрийте його.
- Виконайте збережений , виділивши його в області навігації та вибравши в контекстному менюкоманду Відкрити (Open).
Завдання 2.У обчислюваних полях та умовах відбору можна використовувати вбудовані функції. У Access визначено понад 150 функцій.
Нехай необхідно вибрати всі накладні, за якими здійснювалося відвантаження у заданому місяці. В НАКЛАДНА дата відвантаження зберігається в полі ДАТА_ОТГ з типом даних Дата/час (Date/Time).
- Створіть у режимі конструктора запит на вибірку таблиці НАКЛАДНА. Перетягніть у бланк поля НОМ_НАКЛ та КОД_СК (рис. 4.8).
- Створіть поле, що обчислюється, в порожньому осередку рядка Поле(Field), записавши туди один із виразів: Format([НАКЛАДНА]![ДАТА_ВІДГР];»mmmm») ― ця функція поверне повну назву місяця
або Format([НАКЛАДНА]![ДАТА_ВІДГР];»mm») ― ця функція поверне номер місяця. - Для відбору накладних, виписаних у заданому місяці, в полі, що обчислюється, в рядок Умова відбору (Criteria) введіть назву місяця, наприклад березень (мал. 4.8), або номер місяця, наприклад 3 відповідно до параметра у функції Format.
- Виконайте запит, натиснувши кнопку Виконати(Run) у групі Результати(Results) на вкладці стрічки Робота із запитами | Конструктор(Query Tools | Design).
- Запишіть у обчислюваному полі функцію Month (НАКЛАДНА! ДАТА_ОТГ), і переконайтеся, що ця функція повертає виділений з дати номер місяця.
- Для вибору всіх рядків, що відносяться до другого кварталу, в рядок Умова відбору (Criteria) введіть оператор Between 4 And 6, який визначає, чи попадає значення виразу у вказаний інтервал.
- Запишіть у обчислюваному полі вираз MonthName (Month (НАКЛАДНА! ДАТА_ОТГ)) і переконайтеся, що функція MonthName перетворює номер місяця на його повне назва.
Для закріплення дивимось відеоурок.
Полі, що обчислюються, призначені для відображення у звітах значень виразів на основі вихідних даних. Полі, що обчислюються, у звітах можна використовувати для отримання підсумкових значень або проведення спеціальних обчислень, наприклад, щоб відобразити загальну ціну замовлення, обчисливши добуток кількості товару на ціну одного виробу. Розглянемо процедуру створення полів, що обчислюються, на прикладі звіту "Товари на складі", створеного раніше.
Щоб додати до звіту поле "Сума":
- Відкрийте звіт "Товари на складі" у режимі Конструктора.
- На панелі елементів натисніть кнопку Напис(Label) і помістіть новий напис праворуч від напису "На складі" (Units in Stock) у розділі верхнього колонтитулу. Введіть слово "Сума" (Sum) як текст напису.
- Щоб створити поле "Сума" (Sum), натисніть кнопку Поле(Text Box) на панелі елементів та додайте текстове поле праворуч від текстового поля "На Складі" (UnitsInStock) у розділі даних. Видаліть позначку нового текстового поля.
- Клацніть всередині текстового поля і введіть як його значення вираз:
= [На складі] * [ціна] (= * ).
Відкрийте вікно властивостейполя, двічі клацнувши по ньому, і на вкладці Макет(Format) у полі зі списком властивості Формат поля(Format) виберіть значення Грошовий(Currency).
Зауваження
Ввести вираз у текстове поле можна кількома способами: виділіть його та натисніть комбінацію клавіш
Рис. 6.27.
- Повторіть кроки 3 і 4, щоб створити текстове поле в розділі приміток групи "Категорія" (Category), але як вираз для обчислення проміжного значення слід ввести: =Sum([НаСкладе] * [Ціна]) (=Sum( *) )). Натисніть кнопку Напівжирний(Bold) на панелі форматування, щоб встановити жирний шрифт для тексту в новому полі. Відкрийте діалогове вікно Властивості(Properties) та розкрийте в ньому вкладку Інші(Other), у полі Ім'я(Name) Введіть ім'я текстового поля "Сума" (Sum). Потім розкрийте вкладку Макет(Format) та в полі зі списком властивості Формат поля(Format) виберіть значення Грошовий(Currency).
- Оскільки ширина області даних нашого звіту збільшилася, зменште ширину полів сторінки, щоб усі поля розмістилися на одній сторінці. Для цього виберіть команду Файл, Параметри сторінки(File, Page Setup) і задайте замість ширини лівого та правого полів, заданих за замовчуванням, значення 10 мм (див. розд. "Перегляд та друк звітів" у цьому розділі).
- Натисніть кнопку Вид(View) на панелі інструментів Конструктор звітів(Report Design), щоб оцінити результати своєї роботи. Звіт виглядатиме так, як показано на рис. 6.27. До колишніх даних додався крайній правий стовпець зі значеннями вартості кожного товару у кількості на складі і проміжних підсумкових сум за вартістю товарів кожної категорії.
Обчислення у формах використовуються:
- при створенні полів, що обчислюються, тобто таких елементів управління, значення яких обчислюються на основі значень інших елементів управління або вбудованих функцій;
- для обчислення значення за умовчанням елементів керування форми;
- у виразах, за допомогою яких задаються деякі властивості елементів управління, наприклад, умова на значення, умови для відбору записів у формі та ряд інших.
Правила складання виразів у Access ми вже описували (див. Розд. "Використання виразів у запитах" гл. 4). Тому тут ми зупинимося в першу чергу на полях форми, що обчислюються, і опишемо, де вони потрібні і як їх створити.
Увага
Формули для обчислень у Access записуються за допомогою спеціального синтаксису, який диктує правила запису формул і у виразах Access та процедурах на VBA. Цей синтаксис дещо відрізняється від прийнятого в математиці, проте багато в чому схожий на нього і інтуїтивно зрозумілий. Опис синтаксису обчислювальних формул наведено в розд. "Вирази в Access" гол. 4.
Створення обчислюваних полів
Найпростішим обчислюваним полем є поле, у якому має виводитися поточна дата. Щоб створити таке поле:
- Створіть вільний елемент керування типу Поле(Text Box) у потрібному місці форми.
- Просто введіть вираз у поле =Date(). Знак рівності є обов'язковим.
- Відкрийте вікно Властивості(Properties) для цього елемента та задайте для властивості Формат поля(Format) бажаний формат дати, наприклад Довгий формат дати(Long Date).
- Встановіть довжину поля таким чином, щоб у ньому містилася необхідна кількість символів.
- Змініть назву текстового поля. Створене поле виглядатиме, як показано на рис. 9.47.
Рис. 9.47. Обчислюване поле
Створення звітів
Звіти дають вам можливість представити компоненти вашої бази даних у зручному для читання форматі для друку. Access 2010 дозволяє створювати звіти з таблиць та запитів.
Щоб створити звіт:
Подібно до таблиць та запитів, звіти можна сортувати та фільтрувати. Просто клацніть правою кнопкою миші поле, яке ви хочете сортувати або фільтрувати, а потім виберіть потрібну функціюсортування чи фільтрації.
Видалення полів
Ви можете виявити, що звіт містить деякі поля, які вам дійсно не потрібні. Наприклад, наш звіт містить поле Zip Code, яке не є обов'язковим у цьому списку замовлень. На щастя, ви можете видаляти поля у звітах, не торкаючись таблиці або запиту, де ви витягли ваші дані.
Щоб видалити поле у звіті:
- Клацніть будь-яку комірку в полі, яку ви бажаєте видалити.
- Натисніть клавішу «Видалити».
Коли видаляєте поле, обов'язково видаліть його заголовок. Просто виберіть заголовок та натисніть «Видалити».
Друк та збереження звітів у режимі попереднього перегляду
Хоча ви можете друкувати звіти за допомогою команд у поданні Backstage, ви також можете використовувати Попередній перегляд. Попередній перегляд показує, як звіт відображатиметься на роздрукованій сторінці. Він також дозволяє змінювати спосіб відображення звіту, роздруковувати його і навіть зберігати його як інший тип файлу.
Щоб роздрукувати звіт:
Збереження звітів
Ви можете зберігати звіти в інших форматах, щоб вони могли відображатися за межами Access. Це називається експорт файлу, і він дозволяє переглядати та навіть змінювати звіти в інших форматах та програмах.
Access пропонує варіанти збереження звіту як файлу Excel, текстового файлу, PDF, файлу XPS, вкладення електронної пошти, текстовий файл або HTML-документ. Поекспериментуйте з різними варіантами експорту, щоб знайти той, який найкраще відповідає вашим потребам.
