Будь-який користувач комп'ютерних системна основі Windows знає, що стандартний пакет офісних програмвід Microsoft будь-якої версії входить унікальний редактор Access. Це що за програма, як із нею працювати, зараз і буде розглянуто. Звичайно, тут будуть наведені тільки початкові ази, оскільки опис всіх можливостей програми займе не одну сторінку.
Що таке Access?
Що ж являє собою ця програма? Access – це повнофункціональна система для роботи з будь-якого типу на основі реляційної моделіз можливістю динамічного обміну даними з іншими програмами або інтернет-публікаціями. Вона передбачає застосування інструментів автоматизації обробки інформації будь-якого типу, що подається у структурованому вигляді.
Крім того, Access - це ще пакет, в якому передбачена підтримка елементів ActiveX, що суттєво розширює можливості програми у плані того, що вона може використовувати не лише табличні або текстові компоненти, але й мультимедіа та об'єкти в інтернеті. Встановлювані у додатку зв'язку між дозволяють робити точне відстеження змін у будь-якій із них з автоматичним коригуванням параметрів в інших.
Основні напрямки у використанні програми
Не дивно, що в більшості випадків використовується для повної автоматизації процесів аналізу якихось процесів у бухгалтерії, бізнесі і т.д. , а через коригування старого, причому так, щоб його зміна відобразилося у всіх пов'язаних БД.
Наприклад, на підприємстві за допомогою Access ведеться облік постачальників, клієнтів та заходів, у яких вони задіяні. Один постачальник змінює банківські реквізити. Досить у них змінити, як автоматичне коригування торкнеться всіх інших БД. Буде здійснено заміну даних, а не введення нових поряд з існуючими. І ця зміна стосуватиметься тих же пов'язаних заходів. Тобто в певному сенсі користувач отримує повну автоматизацію.
Те саме стосується, наприклад, коли якась група товару продається через відповідний підрозділ підприємства, товарні позиції автоматично списуються в базі даних товару, який є на складі. Але це найпростіші приклади. Насправді додаток має значно ширші можливості.
Структура Microsoft Access
Що ж до зручності роботи, воно досягається завдяки наявності основних елементів, що грають найважливішу роль при аналізі та обробці даних БД. Серед головних елементів виділяють такі:
- таблиця - елемент, що зберігає основну інформацію у певному форматі (числовий, текстовий, графічний тощо);
- запит - засіб звернення до пов'язаних елементів, інших баз даних або сторонніх програм;
- форма - подання інформації або даних у зручному для користувача вигляді;
- звіт – виведення оброблених результатів;
- макрос - виконуваний елемент, що дозволяє виробляти певні дії у разі виникнення якоїсь події, створенні запиту, формуванні звіту;
- модуль - засоби мови Visual Basic, що дозволяють суттєво розширити можливості програми на основі створення процедур та використання численних функцій.
Зв'язок з іншими програмами та зовнішніми базами даних
Як відомо, Access - це програма, що дозволяє як використовувати власні дані, введені користувачем, а й пов'язувати їх між собою. Можливості програми такі, що інформація може бути імпортована з інших програм (FoxPro, Paradox, Excel, Word та ін.). Для спрощення процедур дані можна не імпортувати, а зв'язати, причому не лише із зазначеними програмами, а й із джерелами в мережевому оточенні чи в інтернеті.
Сам процес зв'язування складає основі запитів на кшталт того, як працюють бази даних SQL (Access їх теж підтримує).
Створення на основі шаблонів
У таблиці Access є головним елементом. На вигляд цей компонент дуже схожий з таблицями ExcelОднак можливості Access набагато ширші, а принципи роботи з такими елементами мають свої відмінні риси.
Тим не менш, створити власну базу даних при запуску програми можна досить просто. Після появи вітального вікна користувачеві надається вибір шаблонів, на основі яких буде створена майбутня структура БД у вигляді таблиці. Це так звана вистава Backstage. Тут можна знайти вбудовані заготовки, які стануть у нагоді для виконання конкретних завдань, або звернутися до пошуку на офіційному ресурсі Microsoft, якщо в списку жоден з них не відповідає потребам користувача (хоча таке малоймовірне).
База даних із нуля
Якщо користувачеві нічого не підійшло і він хоче зробити БД самостійно, при створенні нового файлу у відповідному меню потрібно вибрати порожню базу даних. Тут варто врахувати деякі обмеження. Наприклад, БД для настільних ПК не підтримують інтернет-публікації, а веб-бази не узгоджуються з деякими попередніми функціями.
Створивши початкову таблицю, можна переходити до внесення даних. Зверніть увагу, що дані можна вводити виключно у суміжні стовпці та рядки. Також не варто додавати між ними порожні осередки на кшталт того, як це робиться в Excel. Крім того, найважливішою умовою є те, що кожен стовпець повинен містити дані лише одного типу, тобто якщо спочатку формат передбачає використання дати та часу, інформація з обчисленнями на основі експоненти, введена в стовпці, не розпізнаватиметься. Так що, по можливості, планувати таблицю потрібно саме в цьому ракурсі. Для спрощення роботи можна використовувати спеціальний режим конструктора.
Нюанси імпорту та зв'язування даних з іншими джерелами
Щодо імпорту даних, тут можливості у програми практично не обмежені. Головною умовою є тільки те, що дані, що імпортуються, повинні бути розбиті за типом табличних (як таблиці в Excel або Word). Якщо імпорт здійснюється, наприклад, у текстовому варіанті з «Блокнота», створити подібну структуру можна за допомогою табулятора (клавіша Tab).
Ви можете використовувати списки SharePoint, а також зв'язувати дані для спрощення роботи. Для цього застосовується спеціальна команда на вкладці зовнішніх даних, яка розташована в групі імпорту та зв'язування. Тут пропонуються вже готові рішення (Excel, Word тощо). При виборі залишиться лише вказати розташування потрібного файлу, місце збереження у поточній базі даних та підтвердити вибір.
Висновок
Така програма Access. Програма є дуже популярною серед широкого кола користувачів, оскільки її розробники постаралися максимально поєднати в ній можливості інших програмних продуктівцього типу. І саме це зробило цей додатокдуже гнучким у налаштуванні та автоматизованому застосуванні більшості функцій. Залишається додати, що Access - це дуже потужний засіб обробки даних, хоча тут і були розглянуті лише початкові відомості про програму.
База даних (БД)- це інтегрована сукупність взаємозалежних даних. Зазвичай база даних створюється для однієї конкретної предметної області, організації або прикладне завдання.
Microsoft Office Accessабо просто Microsoft Access- Реляційна СУБД корпорації Microsoft. Має широкий спектр функцій, включаючи пов'язані запити, зв'язок із зовнішніми таблицями та базами даних. Завдяки вбудованій мові VBA, у самому Access можна писати програми, що працюють із базами даних.
Основні компоненти MS Access:
· Побудовник таблиць;
· Побудовник екранних форм;
· Побудовник SQL-запитів (мова SQL в MS Access не відповідає стандарту ANSI);
· Побудовник звітів, що виводяться на друк.
Вони можуть викликати скрипти мовою VBA, тому MS Access дозволяє розробляти програми та БД практично «з нуля» або написати оболонку для зовнішньої БД.
Версії Access
· 1993 Access 2.0 для Windows (Office 4.3)
· 1995 Access 7 для Windows 95 (Office 95)
· 1997 Access 97 (Office 97)
· 1999 Access 2000 (Office 2000)
· 2001 Access 2002 (Office XP)
· 2003 Access 2003
· 2007 Microsoft Office Access 2007
· 2010 Microsoft Office Access 2010
Запуск програми
Для запуску MS Access можна використовувати меню Пусксистеми Windows та за допомогою миші вибрати команду Програми, а потім Microsoft Access, у разі відсутності Microsoft Accessв меню ПрограмиОберіть Microsoft Officeі в його підменю знайдіть Microsoft Access.
Після запуску MS Access на екрані з'являється діалогове вікно Access з найменуванням MICROSOFT ACCESS у рядку заголовка. У цьому вікні слід вибрати один із трьох запропонованих параметрів: відкриття існуючої бази даних, створення нової (порожньої) бази даних та створення бази даних за допомогою Майстра.
Щоб створити порожню базу даних, виберіть параметр Нова база данихі у вікні діалогу ФАЙЛ НОВОЇ БАЗИ ДАНИХ:
1. Виберіть зі списку Текапапку, в якій потрібно зберегти базу даних, а введіть ім'я бази даних у полі "Ім'я файлу".
2. Натисніть кнопку Створити.
Головне вікно MS Access
Після запуску MS Access на екрані з'являється головне вікно Access із найменуванням MICROSOFT ACCESS у рядку заголовка. Якщо відкривається існуюча база даних, її ім'я міститься в рядок заголовка вікна БД. Це вікно може бути розгорнуто до розміру повного екрана, зменшено, мінімізовано до піктограми або закрито.
Головне вікно MS Access містить рядок меню, панель інструментів, рядок стану та вікно бази даних. Закриття вікна бази даних призводить до закриття самої БД. Через меню Файлможна відкрити наявну базу даних або створити нову базу даних.
Рядок меню.У рядку меню, що знаходиться у верхній частині екрана, міститься меню поточного вікна. Задати команду можна як за допомогою миші (вибравши ім'я відповідного меню та в ньому рядок з потрібною командою), так і з клавіатури (натиснувши клавішу ALT та клавішу літери, накресленої в потрібному пункті меню).
Панель інструментів.Під рядком меню знаходиться панель інструментів, склад набору кнопок якої залежить від призначення конкретної панелі інструментів. Кожному режиму роботи відповідає панель інструментів. Після запуску Microsoft Access з'являється на панелі інструментів бази даних. Щоб вибрати іншу, необхідну для роботи панель інструментів, скористайтесь командою Панелі інструментів (меню Вид), або встановіть вказівник миші в область панелі інструментів та натиснувши праву кнопку миші, виберіть команду Налаштування.
Всім привіт. Тема цієї статті – основне призначення Access. Але перш ніж освоїти основне призначення Access, розберемо поняття бази даних.
База даних (БД)- Сукупність даних, організованих за певними правилами, що передбачають загальні принципиописи, зберігання та маніпулювання даними, незалежно від прикладних програм.
Найбільш поширеним типом моделі представлення даних є реляційний (relational) тип. Назва «реляційний» пояснюється тим, що кожен запис у базі даних містить інформацію, що відноситься (related) до одного конкретного об'єкта. Крім того, з інформацією, що належить різним об'єктам, можна працювати як з єдиним цілим, заснованим на значення пов'язаних між собою (related) даних. У реляційних СУБД усі оброблювані дані представляються як таблиць.
Однією з найпопулярніших сьогодні настільних систем управління базами даних, включених у багате оточення продуктів сімейства Microsoft Office, є Microsoft Office (далі – Access). Вона призначена як на початківця, так і на кваліфікованого користувача. База даних Accessпредставляє набір даних та об'єктів (таких як таблиці, запити та форми), що відносяться до певної задачі.
Основними функціями Access є:
визначення даних, тобто визначення структури та типу даних, а також вказівку, як ці дані пов'язані між собою:
обробка даних, що включає пошук, фільтрацію, сортування, обчислення; обробка передбачає також об'єднання даних з іншою пов'язаною з ними інформацією;
управління даними, тобто вказівку, кому дозволено користуватися даними та актуалізувати базу даних, і навіть визначення правил колективного користування даними.
Access надає максимальну свободу завдання типу даних — текст, числові дані, дати, час, грошові значення, малюнки, звук, документи, електронні таблиці. Є можливість задавати формати зберігання (довжина рядка, точність представлення чисел та дати часу) та представлення цих даних під час виведення на екран або друк.
Access є сучасним додатком Windows і дозволяє використовувати всі можливості DDE (Dynamic Data Exchange) – динамічний обмін даними та OLE (Object Linking and Embedding) – зв'язок та впровадження об'єктів. DDE забезпечує обмін даними між MS Access та будь-якою іншою програмою Windows. OLE встановлює зв'язок з об'єктами іншого додатка або впроваджує будь-який об'єкт у базу даних Access; як об'єкти можуть виступати малюнки, діаграми, електронні таблиці або документи з інших додатків Windows. Access може працювати з великою кількістю різноманітних форматів даних, дозволяючи здійснювати імпорт та експорт даних із файлів текстових редакторівта електронних таблиць. Access здатна безпосередньо обробляти файли Paradox, dBase III, dBase IV, FoxPro та інші.
СУБД Access для роботи з даними використовує процесор баз даних Microsoft Jet, об'єкти доступу до даних та засіб швидкої побудови інтерфейсу – конструктор форм. Для отримання роздруківок використовується конструктор звітів. Автоматизація рутинних операцій може виконуватись за допомогою макрокоманд. Незважаючи на свою орієнтованість на кінцевого користувача, в Access є мова програмування Visual Basic for Application, яка дозволяє створювати масиви, свої типи даних, контролювати роботу програм.
Access має три основні режими роботи:
режим запуску, що дозволяє здійснювати стиснення та відновлення бази даних без її відкриття;
режим конструктора, в якому можна створювати та модифікувати структуру таблиць та запитів, розробляти форми для відображення та зміни даних, а також проводити формування звітів перед печаткою;
режим виконання, у якому у головному вікні виводяться вікна об'єктів баз даних.
До складу будь-якої бази даних Access входять такі елементи:
таблиці, що складаються із записів, що містять дані про конкретний предмет;
форми , що використовуються для введення та перегляду таблиць у вікні форми та дозволяють обмежити обсяг інформації, що відображається на екрані у потрібному вигляді;
До основних об'єктів ACCESS відносяться: таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі.
Таблиця - це об'єкт, який визначається та використовується для зберігання даних. Кожна таблиця містить інформацію про об'єкт певного типу. Таблиця містить поля (стовпці) та записи (рядки). Працювати з таблицею можна у двох основних режимах: у режимі конструктора та у режимі таблиці.
У режимі конструктора визначається структура таблиці, тобто. визначаються типи, властивості полів, їх кількість та назви (заголовки стовпців). Він використовується, якщо потрібно змінити структуру таблиці, а не дані, що зберігаються в ній.
Режим таблиці використовується для перегляду, додавання, зміни, найпростішого сортування або видалення даних.
Запит - це об'єкт, який дозволяє користувачеві отримати потрібні дані з однієї або кількох таблиць. Запит - це питання, яке користувач задає ACCESS про інформацію, що зберігається в базі даних.
Запити можна створювати самостійно та за допомогою майстрів. В ACCESS можна створювати такі типи запитів:
Запит на вибірку;
Запит із параметрами;
Перехресний запит;
Запит на зміну (запит на видалення, оновлення та додавання записів на створення таблиці);
Запити на об'єднання, запити на сервер, керуючі запити, підпорядковані запити.
За допомогою запитів можна переглядати, аналізувати та змінювати дані з кількох таблиць, створювати нові таблиці. Вони використовуються як джерело даних для форм та звітів.
Працювати із запитами можна у двох основних режимах: у режимі конструктора та у режимі таблиці.
Форма – це об'єкт, в основному, призначений для зручного введення відображення даних. На відміну від таблиць, у формах немає інформації баз даних. Форма – це формат (бланк) показу даних на екрані комп'ютера. Форми можуть бути побудовані тільки на основі таблиць або запитів. Побудова форм на основі запитів дозволяє подавати в них інформацію з кількох таблиць.
У форму можуть бути впроваджені малюнки, діаграми, аудіо (звук) та відео (зображення).
Режими роботи з формою:
Режим форми використовується для перегляду та редагування даних, надає середовище для роботи з даними та зручний дизайн їх подання на екрані;
Режим конструктора форм необхідний, якщо необхідно змінити визначення форми (структуру чи шаблон форми), а чи не представлені у ній дані;
Режим таблиці дає змогу побачити таблицю, що включає всі поля форми;
Звіт – це об'єкт, призначений для створення документа, який згодом може бути роздрукований або включений до документа іншої програми. Звіти, як і форми, можуть створюватися на основі запитів та таблиць, але не дозволяють вводити дані.
Режими роботи зі звітом:
- Режим попереднього перегляду дозволяє побачити звіт таким, яким він буде втілений під час друку;
- режим конструкторапризначений зміни шаблону (структури звіту).
Макрос - це об'єкт, що є структурованим описом однієї або кількох дій, які повинен виконати ACCESS у відповідь на певну подію.
Наприклад, можна визначити макрос, який у відповідь на вибір деякого елемента в основній формі відкриває іншу форму. За допомогою іншого макросу можна перевірити значення деякого поля при зміні його змісту. У макрос можна включити додаткові умови для виконання або невиконання тих чи інших включень до нього дій.
Робота з формами та звітами суттєво полегшується за рахунок використання макрокоманд. У MS ACCESS є понад 40 макрокоманд, які можна включати макроси. Макрокоманди виконують такі дії як відкриття таблиць і форм, виконання запитів, запуск інших макросів, вибір опцій з меню і т.д. Макрокоманди дозволяють натисканням однієї (іди кількох) кнопки виконувати комплекс дій, який часто доводиться виконувати протягом роботи.
Модуль - об'єкт, що містить програми на MS ACCESS BASIC, які дозволяють розбити процес на дрібніші дії та виявити помилки, які неможливо було б знайти з використанням макросів.
Розглянемо докладніше основні функції MS Access, щоб мати чіткіше уявлення про його можливості.
В Access база даних означає файл, що містить набір інформації. База даних Access 2007 може містити такі типи об'єктів (див. рис. 1): таблиця, запит, форма, звіт, сторінка, макрос, модуль .
Рисунок 1. Вікно об'єктів бази даних
Access може працювати одночасно лише з однією базою даних. Але одна БД Access може містити безліч таблиць, форм, запитів, звітів, макросів і модулів, які зберігаються в одному файлі з розширенням mdb.
Таблиця– це об'єкт, відповідний поняттю «таблиця» теоретично реляційних баз даних. Для кожної таблиці в Access можна визначити первинний ключ та один або кілька індексів з метою збільшення швидкості доступу до даних.
Access дозволяє створювати структуру таблиці в трьох режимах - в режимі конструктора, за допомогою майстра та шляхом введення даних. Різниця передбачає використання цих коштів користувачами з різним рівнем підготовки, різними цілями та перспективами використання даних. Звичайно є можливість переглядати, редагувати, видаляти і додавати записи, здійснювати пошук, заміну, сортування даних, змінювати вид таблиці. Зв'язки між таблицями визначаються спеціальним засобом, який називається "Схема даних".
Рисунок 2. Схема даних
Це зручний графічний інструмент, що дозволяє створювати зв'язки між певними полями таблиць, задавати різні типивідносин, встановлювати обмеження цілісності посилань. При цьому зміни одночасно застосовуються в базі даних (природно, якщо дані, що містяться, задовольняють усім умовам) Отриману діаграму таблиць і зв'язків можна роздрукувати, що, безсумнівно, зручно для розробника.
Запит- Об'єкт, що містить текст SQL запиту, що має унікальне ім'я у певній базі даних. Створити запит можна за допомогою майстра та в режимі конструктора. У першому випадку користувачеві в інтерактивному режимі пропонується вибрати ім'я таблиці та поля для вибірки. У другому випадку можна вибрати кілька таблиць чи запитів, зв'язати їх графічним способомта визначити поля вибірки. Ви також можете встановити додаткові умови для кожного поля та параметри сортування.
Малюнок 3. Конструктор запиту
Є ще один спосіб створення запиту, який вбудований у конструктор – це написання запиту вручну на мові SQL. Однак текстовий редактор, призначений для цього, має явно мізерні можливості в плані зручності та наочності оформлення коду. Мабуть, цей спосіб не позиціонувався розробниками як основний.
Форма– це спеціальний об'єкт-контейнер для інших інтерфейсних компонентів, таких як поля введення та відображення даних, кнопки та ін. На формі розробник має компоненти для введення, коригування, перегляду та групування даних, залежно від специфіки програми. Форму також можна створити двома способами – в режимі конструктора та за допомогою майстра. У першому випадку розробник має у своєму розпорядженні набор компонентів (при необхідності можна зареєструвати свої ActiveX), які вільно розміщує на формі і задає їх параметри. У режимі майстра користувач просто вибирає таблицю, поля та стиль оформлення, а форма генерується автоматично.
Звіт– об'єкт, призначений для створення документа, який згодом може бути роздрукований або включений до іншого документа. Цей документ містить результати вибірки з бази даних як структурованої інформації (наприклад у вигляді таблиці або списку). MS Access має багаті можливості з оформлення та форматування звітів. Ті самі два режими створення є й у звіті. У режимі майстра у користувача є можливість задати безліч параметрів, що практично повністю визначають бажаний зовнішній виглядзвіту. Для створення нестандартних звітів краще скористатися конструктором.
Сторінки– засіб публікації даних у локальної мережічи Internet. Створювана сторінкапроектується подібно до форми (з деякими відмінностями у компонентах, що використовуються), при роботі з нею можна не тільки переглядати, але й змінювати дані в базі. Після збереження сторінки як об'єкта в БД, її можна експортувати у вигляді файлу у форматі HTML і використовувати для доступу до даних через інтернет-браузер.
Макрос- це об'єкт, що є послідовністю макрокоманд для автоматизації найбільш часто виконуваних дій при роботі з базою. Макрокоманди вибираються з списку, а параметри задаються розробником. Виконати макрос можна за натисканням на кнопку програмним методому коді.
Модуль – контейнер програмного коду VBA. Для редагування та перегляду використовується оболонка Редактора Visual Basic. Весь програмний код програми міститься у наборі модулів. Тут він має те ж значення, як і в будь-якій мові програмування.
Це повний списокоб'єктів, які можна зберігати в базі даних MS Access, який, втім, схожий і на інших настільних СУБД подібного класу, наприклад Paradox.
Access надає такі функціональні можливості.
1. Введення даних.Введення даних може здійснюватися такими способами: вручну прямо в таблицю (сюди відноситься вставка вмісту буфера обміну); вручну у поля форми; прямий імпорт даних із інших джерел (бази Access, текстові файли, формат DBF, Електронні таблиці, джерела даних ODBC); програмним методом, який може поєднувати будь-які засоби, які можливо реалізувати на VBA. Останній спосібмає найбільшу гнучкість і представляє практично необмежені можливості, проте він найскладніший у реалізації і потребує певного рівня знань програмування.
2. Зміна даних.Редагування можливе такими способами: вручну у таблиці; у полях форм; у вікні браузера, в якому завантажено веб-сторінку з БД; програмним способом.
3. Виведення даних.Тут Access надає такі можливості: виведення на екран монітора у табличному вигляді, полях форм або звітів; експорт у інші формати даних (ті самі, що з імпорті); висновок на друк, переважно у вигляді звітів; виведення даних в інтернет-браузер за допомогою об'єкта Сторінка в межах певної мережі; програмний експорт та виведення інформації.
4. Взаємодія з іншими джерелами та споживачами інформації.У цьому плані Access може бути сервером або клієнтом автоматизації. Особливо прозоро налаштовуються зв'язки з іншими продуктами Microsoft Office. Наприклад, ви можете мати документ Microsoft Word, в якому будуть присутні поля з бази даних Access, зміна даних у базі автоматично відображається в документі. Це дозволяє створювати гнучкі рішення, що інтегрують дані в офісних засобах. 5. Використання бази даних MS Access іншими програмами. Такий варіант використовує файл MDB як сховище даних. Програма, яка звертається до даних, може бути написана будь-якою високою мовою. В даному випадкувикористовуються таблиці та запити. Про підтримання цілісності і актуальності даних стежить ядро БД. Взаємодія відбувається через драйвер ODBC Microsoft Jet Engine.
6. Засоби створення програм.Створення додатків на Access багато в чому подібне до всіх інших засобів автоматизації Microsoft Office. Тут використовується мова Visual Basic for Applications, що інтерпретується, що призводить, як і при використанні будь-якої інтерпретованої мови, до певного збільшення витрат процесорного часу і зменшення швидкості роботи програм і обробки даних. Для успішної розробки необхідно знати об'єктну модель самого Access та особливості її використання.
7. Управління даними в розрахованому на багато користувачів режимі.При роботі з Базами Даних у розрахованому на багато користувачів режимі виникають ситуації, коли необхідно обмежити кількість користувачів, що звертаються до даних. Це робиться для того, щоб запобігти одночасному оновленню одного і того ж запису, при глобальному оновленні даних або при технічному обслуговуванні самої Бази Даних.
Ядро БД Access забезпечує три рівні блокування:
Блокування бази даних На цьому рівні блокування до БД може звертатися лише один користувач. Такий рівень блокування застосовується для глобальної зміни або оновлення даних або при технічне обслуговуванняОснови даних - стиску.
Блокування таблиці. На цьому рівні блокування до таблиці може звертатися лише один користувач. Такий рівень блокування застосовується у випадках, коли необхідно обробити відразу кілька записів таблиці.
Блокування сторінок. На цьому рівні до заблокованої сторінки може звертатися лише один користувач. Це найнижчий рівень блокування. Процесор Microsoft Jet автоматично встановлює блокування сторінки та не може контролюватись вашою програмою. Сторінка даних може містити кілька записів, його розмір дорівнює 26 кб. Блокування сторінки означає блокування всіх записів на цій сторінці. Якщо довжина запису – 512 байтів, то буде заблоковано 4 записи, а якщо 50 байтів – то 40 записів. Точне число записів не можна заздалегідь визначити, ні задати, т.к. таблиця може містити віддалені записи (які видаляються лише під час ущільнення).
Блокування на рівні таблиці має два режими – песимістичний та оптимістичний. За замовчуванням встановлюється песимістична блокування.
8. Адміністрація.Перевага монопольного режиму роботи фактично призвело до виродження функцій адміністрування БД і у зв'язку з цим – відсутність інструментальних засобів адміністрування в звичайному розумінні цього слова в MS Access. Існуючі ж засоби дозволяють зробити таке: є можливість поділу бази даних Microsoft Access на два файли, в одному з яких містяться таблиці, а в іншому запити, форми, звіти, макроси, модулі та ярлики сторінок доступу до даних. Це дозволяє користувачам мати доступ до спільного джерела даних і при цьому створювати власні форми, звіти та інші об'єкти, а також скоротити мережевий трафік; Існує можливість зв'язування таблиць з інших баз даних Microsoft Access або інших джерел. Наприклад, може бути потрібне використання таблиці з іншої бази даних Microsoft Access, відкритої для спільної праціпо мережі. Це особливо корисно при необхідності зберігати всі таблиці в одній базі даних на мережному сервері, зберігаючи форми, звіти та інші об'єкти в окремій базі даних, копії якої є у всіх користувачів загальної бази даних; засоби реплікації Microsoft Access, доступні в базі даних (.mdb) та в проекті (.adp), дозволяють створювати репліки та синхронізувати їх на вимогу під час роботи в Microsoft Access; засоби захисту та розмежування доступу. Найпростішим способом захисту є встановлення пароля для відкриття бази даних. База даних може бути зашифрована. При шифруванні бази даних її файл стискається і стає недоступним для читання за допомогою службових програмабо текстові редактори. Дешифрування бази даних скасовує результати операції шифрування. Найбільш гнучкий та поширений спосіб захисту бази даних називається захистом на рівні користувачів. Цей спосіб захисту подібний до способів, що використовуються в більшості мережевих систем. Однак як уже зазначалося, підбір пароля адміністратора не становить складності для фахівця зі злому; є можливість перетворення БД формат більш ранньої версії MS Access для забезпечення сумісності в деяких випадках; і нарешті, засіб для стиснення бази даних, який стирає інформацію про віддалені рядки та зменшує розмір файлу MDB на диску. Це призводить до більшої продуктивності і в деяких випадках може відновити базу даних (наприклад після несподіваного відключення живлення).
Також необхідно згадати, що в Access спочатку є шаблони типових баз даних для автоматизації найпоширеніших завдань.
Рисунок 4. Шаблони баз даних
Користувач в інтерактивному режимі Майстра вибирає дані, які бажає мати у своїй БД відповідно до потреб підприємства, а MS Access автоматично створює всі необхідні об'єкти. Надалі цю базу даних можна доопрацьовувати та розширювати.
Багатозначні поля для складних даних
Можна створити поле, яке містить кілька значень, також званих складними даними. Припустимо, що вам потрібно призначити завдання одному із співробітників або підрядників, але ви хотіли б призначити це завдання кільком людям. У більшості систем управління базами даних і в ранніх версіях Access у такому випадку потрібно було б створити зв'язок типу «багато-багатьом», щоб уникнути помилок.
У Office Access 2007 найскладніша частина роботи робиться автоматично, коли вибирається поле для введення кількох значень. Багатозначні поля особливо зручні при використанні Office Access 2007 для роботи зі списком SharePoint, що містить один із типів багатозначних полів, які використовуються у компоненті Windows SharePoint Services. Office Access 2007 сумісна з цими типами даних.
Новий тип даних "Вкладення" дозволяє зберігати всі типи документів та двійкові файли в базі даних, при цьому не відбувається непотрібного збільшення розміру бази даних. Office Access 2007 автоматично виконує стиснення вкладень, коли це можливо, щоб залишити якнайбільше вільного простору. Потрібно вкласти документ Microsoft Office Word 2007 у запис або зберегти в базі даних кілька цифрових фотографій. Використання вкладень значно полегшує виконання таких завдань. Можна навіть додавати кілька додатків до одного запису.
Поля МЕМО тепер зберігають форматований текст та підтримують журнал виправлень.
Тепер у Office Access 2007 підтримується форматований текст, який можна використовувати у записах поряд із звичайним текстом. Текст можна форматувати за допомогою різних параметрів (таких як жирне та курсивне накреслення, а також застосовувати різні шрифти, кольори та інші звичайні параметри форматування) та зберігати в базі даних. Форматований текст зберігається в полі МЕМО у форматі основі HTML, який сумісний із типом даних «Форматований текст» у компоненті Windows SharePoint Services. Задайте для властивості TextFormat значення RichText, або PlainText, і дані в текстових полях і в режимі таблиці будуть відформатовані належним чином.
Поля МЕМО зручно використовуватиме зберігання великих обсягів даних. За допомогою Office Access 2007 можна задати властивість Тільки додавання, щоб зберегти у полі МЕМО записи про всі зміни. Потім можна переглянути журнал цих змін. Ця функція також підтримує функцію відстеження у компоненті Windows SharePoint Services. Таким чином, можна також використовувати Access для перегляду журналу вмісту списку SharePoint.
