Ел поштою зробити підпис. Підпис до листа: як треба робити і як не можна. Сміливіше звертайтеся з чорно-білим

Приємне спілкування будується на дрібницях, жестах ввічливості та поваги, таких як вітання, зміст листа та підпис. Якщо ви трепетно ​​ставитеся до того, як ваші співрозмовники сприймають вас у листуванні, ця стаття буде вам корисною. Сьогодні ми хочемо розповісти вам про те, як придумати гарний підпис, і покажемо, звичайно, погані приклади. Куди ж без них.

Підпис - не зовсім висновок листа. Вона висловлює ваше ставлення до співрозмовника, побажання до роботи, швидкого прочитання та вирішення важливого питання. Тому те, що ви пишете наприкінці листа, є запорукою приємного та продуктивного спілкування в майбутньому.

Альтернатива «З повагою»

Деякі люди вже й забули про існування таких приємних слів, як «З найкращими побажаннями», «Всіх благ», «Бережіть себе» «Удачі», «Щиро ваш». І це не повний перелік.

Для того щоб звернути увагу співрозмовника на зміст листа і навіть поквапити, використовуйте такі ввічливі фрази, як «Сподіваюся на якнайшвидше вирішення питання», «Заздалегідь дякую за швидку відповідь» та подібні висловлювання.

Основні правила створення гарного підпису

• Не пишіть все в один рядок. Для кожного виду інформації виділіть свій рядок. Наприклад:

З найкращими побажаннями,
команда Пошти Mai.Ru

• Для різних формального та неформального листування, використовуйте різні підписи.

У неформальному листі ви можете зовсім не підписуватись - вас, і так добре знають і немає потреби вказувати посилання на профіль у Linkedin. До того ж, якщо ви заздалегідь адаптуєте підпис під різні цілі, то скоротите собі час і сили в майбутньому і зарекомендуєте себе як «людину, яка адекватно оцінює ситуацію». Для таких людей у ​​раю є окремий садок.

• Не ставте наприкінці підпису точку.

Так, дивно, хочеться поставити, адже там кінець речення та кінець листа. Але підпис у ділових листах підпис є незакінченою пропозицією.

• Не вказуйте більше трьох контактів.

Тим більше у діловому листуванні. Вкажіть номер телефону та, наприклад, сторінку соціальної мережі. Цього буде достатньо.

Налаштування підпису в Mail.Ru

1. Перейдіть до налаштувань вашої поштової скриньки.
2. Виберіть розділ «Ім'я та підпис»
3. Введіть текст підпису згідно з наведеними вище правилами. 😉

У Пошті ви можете створити кілька підписів та вибирати потрібну під час написання листа у веб-версії. Якщо ви створили кілька підписів, позначте за промовчанням те, що збираєтеся використовувати найчастіше. Інші можна буде вибирати при необхідності при натисканні на кнопку «Підпис» на панелі інструментів при написанні листа.

Налаштування підпису у програмі Пошти для iOS та Android

У програмах Пошти Mail.Ru є заданий за замовчуванням підпис «Надіслано з програми Mail.Ru на iOS/Android». Розповідаємо як змінити та додати свій підпис.

1. Відкрийте налаштування (Свайп праворуч та натисніть на значок шестерні);
2. У розділі «Акаунти» виберіть «Підпис»;
3. Виберіть потрібний обліковий запис, підключений до програми, та редагуйте підпис.

Ви можете також змінити підпис для всіх ящиків, які підключені в додатку Mail.Ru: Gmail, Yandex, Yahoo або на вашому особистому домені - не має значення! Порядок дій той самий.

І насамкінець, кілька прикладів того, як робити не можна.

Добрий час друзі блогу сайт!
Сьогодні ви навчитеся самостійно створювати суперкласний та привабливий підпис в електронному листі. Використовуючи для цього три безкоштовні способи: стандартний у налаштуваннях самого ящика; Google документи; сервіс Hubspot Signature Generator.

Не тільки офісні співробітники ведуть щоденне листування, яке обчислюється десятками електронних листів, але й звичайні користувачі мають поштові акаунти, на які отримують кореспонденцію, надсилають відповіді, запити та інше.

Звичайно інтенсивність буде відрізнятися, але ел. ящик потрібен усім. А багатьом ще й ефективний підпис до своїх листів буде дуже доречним, завдяки якому можна додати про себе, про свою компанію більше інформативності та привертаючи таким чином увагу своїх опонентів.

3 варіанти для створення підпису у листі

Оскільки вже було сказано вище способів 3, але перші 2 будуть показані на зразку поштової скриньки Gmail. Якщо у вас ще немає в цьому мегапопулярному сервісі свого акаунта, то поспішайте це зробити на прикладі статті: . А ось третій підійде для кожного ел. ящика. Варто зауважити в будь-якій «пошти» є можливість створення свого простого підпису.

Варіант №1

Як зробити підпис через налаштування клієнта Gmail

1. У верхньому кутку праворуч натискаємо Шестеренку.
2. У вікні вибираємо пункт Налаштування.
3. Скройте сторінку до моменту налаштування підпису.
4. У невеликому текстовому редакторі створюємо простий підпис, не забуваючи наприкінці екрана натиснути кнопку: Зберегти зміни.

Для збереження результату не забуваймо про кнопку ОК.

Варіант №2

Як створити підпис в електронній пошті в Google документи

1. Створимо новий документ для цього перейдемо до свого Google диску за посиланням https://drive.google.com

2. Тепер нам знадобиться таблиця, але перш ніж її почати будувати потрібно добре продумати як виглядатиме підпис, щоб знати скільки потрібно стовпців і осередків. Для цього як приклад я наведу кілька візуальних зразків.

Підпис у листі приклади

Не варто намагатися зробити електронний підпис складним мінімалізм завжди виглядатиме більш елегантно та вигідно. Просто вкажіть своє ім'я можливу посаду, номер телефону, адресу та веб-сайт і цього буде цілком достатньо.

Можна, також додати для більшої візуалізації колірні ефекти, але не варто захоплюватися 1-2 тони, але не інакше вийти вінегрет.

Непогано буде додати особисту фотографію, що надасть візуального інтересу і запам'ятовування.

Логотип вашої компанії теж дасть ефект зацікавленості та запам'ятовності, але вибирати потрібно щось одне виходячи з особистої ситуації, а ось поєднання тут не завжди можливо, потрібно експериментувати.

Ще один приклад із застосуванням логотипу компанії використовуючи роздільник, а в імені жирний кольоровий шрифт у верхньому регістрі, що безперечно привертає увагу.

Використовуйте соціальні мережі це обов'язково стане для вас додатковим трафіком, варто врахувати більше 3-5 значків соц. мереж непотрібно ставити пам'ятайте про мінімалізм.

Додайте до підпису заклик до дії, не забуваючи про простату та нагальність гасла. Ви можете обіцяти знижки на свої продукти, просто заохочувати реєстрацію на сайті та багато іншого. Головне не забувати періодично змінювати заклик у міру його актуальності сьогодення.

Як не треба робити:

1. Ніколи не робіть із підпису цілу статтю, що складається зі списку адрес телефонів та іншої інформації, яка за контентом більша за сам лист.
2. Якщо ви маєте акаунти у всіх існуючих соціальних мережах, то це не означає, що їх все потрібно впхнути у свій підпис - це просто безглуздо 3-5 найпопулярніших вам дадуть у сто разів більше ефекту.
3. Не вказуйте свій email навіщо підписувати скриньку, з якої надсилаєте лист і так буде ясно що це ви.
4. Не використовуйте анімовані картинки, вони тільки навантажать ваш лист, а відображатися коректно навряд чи будуть.

Правильний підпис у листі виглядає так:

1. Підпис у листі повинен починатися зі слів з повагою… (особливо думка).
2. Додавати кольори і жирний шрифт, але головне не перестаратися, уникайте занадто яскравих і бляклих можна застосувати той тон, який використовується у вашому логотипі.
3. Фото та логотип зможуть додати індивідуальність та запам'ятовуваність.
4. Соціальні мережі не лише допоможуть звернути увагу, а й додадуть ще приріст трафіку на ваш сайт.
5. Для надання образності також підійдуть роздільники (вертикальна характеристика) це додасть значущості та загострить увагу.

Тепер визначившись яку ми хочемо бачити підпис в електронному листі переходимо до створення таблиці. Я покажу принцип створення на своєму прикладі, а ви вже з цього керівництва зможе створити шедевр на свій смак.

Завдяки таблиці структуризація елементів не буде порушена так, як поштовий клієнт може розпізнавати лише табличні значення. Інакше вийде хаос перенесення тексту і картинок виглядатиме не так, як ви планували спочатку.

1. Отже, йдемо шляхом Вставка ⇒Таблиця в моєму випадку вона буде 5X4 де п'ять - це одне фото і 4 іконки соціальних мереж, а чотири це рядки під текст.

У вас має вийти такого виду таблиця.

2. Виділяємо всі осередки лівого стовпця і тиснемо по ньому ПКМ. У контекстному меню, що з'явилося, вибираємо пункт Об'єднати осередки.

1. В результаті дій лівий стовпець очиститься від ліній, тепер саме час вставляти фото.
2. Якщо картинка занадто велика і через неї поїхав нижній рядок таблиці це нормально натискаємо ПКМ по картинці з'явиться можливість зміни розміру, про що сигналізуватимуть по всьому периметру сині квадратики. Ставимо курсор на квадрат нижнього кута по діагоналі він набуде вигляду двосторонньої стрілки затискаємо ПКМ і тягнемо у верхній лівий кут фотки, тим самим стискаючи її в розмірі.
3. Осередки вирівнялися, але потрібно відцентрувати зображення, для цього також стиснемо стовпець до потрібного вигляду.
4. Отриманий результат влаштовує, отже, переходимо до подальших дій. Порада Якщо потрібно скасувати дію, користуйтеся гарячими клавішами Ctrl+Z. До речі, цей метод скасування працює в багатьох програмах.

3. Виділяємо верхній рядок клікаємо по ньому вибираємо пункт Об'єднання осередків і так чинимо з двома наступними, останню не чіпаємо.

4. Заповнюємо поля розмір шрифту від 8-10 не більше. У нижні чотири стовпці вставимо соціальні логотипи (посилання на архів готових іконок я дам наприкінці статті).

5. Після вставки бачите знову все поїхало нічого страшного ні робимо так само, як і з фотографією спочатку її стиснули потім осередки підігнали.

6. Ось що вийшло у мене, але це ще не все.

7. Виділяємо таблицю – вибираємо пункт Свойтва.

8. Кордони таблиці: ставимо значення 0 пункту;
Поля осередків: зазвичай від 0.05 до 0.09 у цьому прикладі я виставив найменше;
Мінімальна висота рядка 0.5.

Ось, так тепер виглядає мій реальний підпис можете перевірити якщо підпишетесь на оновлення мого блогу. Залишилося додати посилання, і все буде готове.

9. Щоб посилання на блог зробити робочою виділяємо її, в панелі інструментів редактора натискаємо на значок «ланки ланцюга» і все більше нічого робити не потрібно url-адреса буде робочим, про що стане ясно за кольором, що змінився, на класичний синій.

З соціальними мережами буде довше, спочатку заходимо у свій профіль, наприклад, facebook в адресному рядку браузера копіюємо url на вашу сторінку.

Переходимо в редактор Google клацаємо по відповідній мережі потім на «ланку ланцюга» і вставляємо скопійовану URL-адресу в поле, після натиснути кнопку Застосувати.

10. Нарешті наблизилися до завершального етапу, щоб вставити підпис у лист:

Виділяємо свій витвір Ctrl + A;
копіюємо Ctrl+C;
відкриваємо Налаштування своєї поштової скриньки Gmail як ми це вже робили на початку статті вставляємо свій підпис попередньо видаливши стару, якщо, вона була. Збережіть зміни.

Якщо у вас раптом все стане криво сміливо зберігайте зміни перезавантажуйте сторінку після чого все має бути рівно. Надішліть тестовий лист на другу свою скриньку і подивіться результат.

Варіант №3

Онлайн-генератор підпису

Альтернатива перерахованим вище способам це сервіс Hubspot Signature Generatorякий є безкоштовним на відміну від себе подібних і до того непогано справляється зі своїми обов'язками, а також простий у зверненні.

Дивіться самі, мій підпис у листах Яндекс виглядає майже так як на картинці.

З недоліків можна назвати:

Немає русифікації сайту, але це легко виправити за допомогою, якщо ви зовсім не знаєте англійської мови;
російськомовних соціальних мереж теж немає.

Ще один важливий момент після вставки створеного підпису в поштовий обліковий запис є можливість його відредагувати замінити англійські літери на російські змінити текст і колір.

Висновок: підпис в електронному листі – це незаперечно вигідний інструмент, яким не можна нехтувати, особливо якщо ви ділова людина.

Обіцяне посилання з соціальними іконкамина мій Яндекс-диск.
Раджу подивитися ролик з оглядом цікавого сайту про список адрес безкоштовних поштових скриньок на будь-який смак, для різних цілей.

Щоб зробити автоматичний підпис в електронному листі, зверніться до настройок пошти. Як це зробити для пошти Gmail, я писала .

Як зробити підпис в електронному листі для пошти на Mail.ru? Наприкінці статті Ви знайдете фірмове відео від Майл ру.

1. Куди зайти, щоб підписати до кожного листа Mail.ru
2.
3.
4.
5.

Щоб зробити підпис до кожного листа Майл ру, потрібно знайти налаштування пошти. Для цього заходимо до своєї пошти на Mail.ru, вводимо свій логін, пароль. Після цього натискаємо у верхньому меню на кнопку «Налаштування» (цифра 1 на рис. 1):

Рис. 1 Відкриваємо налаштування пошти Майл ру

Після цього ми потрапляємо до Налаштувань Mail.ru. Клацаємо по опції "Ім'я відправника та підпис" (цифра 2 на рис. 1).

Потрапляємо у вікно “Ім'я відправника та підпис”:

Рис. 2 Як у листі у відповідь поставити підпис перед цитованим текстом

У своєму автоматичному підписі до електронного листа Ви можете додати:

• свій девіз,
• свій телефон,
• посилання на відео,
• на сайт
• і т.п.

• знайти в Інтернеті цей сайт,
• в адресному рядку браузера виділити адресу сайту та
• скопіювати його в буфер обміну, наприклад, за допомогою Ctrl+C.
• Потім у підписі листа в Mail.ru поставити курсор в потрібне місце і
• натиснути Ctrl+V, щоб вставити ту адресу, яка раніше була збережена в .
• Ви побачите посилання на сайт у своєму підписі до електронного листа.

Зверніть увагу на галочку після підпису:

• «Помістити підпис перед листом, що цитується».

Від цієї галочки залежить, куди буде автоматично вставлятися підпис: перед цитованим листом (а це, на мою думку, зручно) або після нього.

Після того, як Ви введете всі дані для свого підпису, не забудьте найголовніше – натиснути кнопку “Зберегти” (цифра 4 на рис. 2).

Як прикрасити підпис жирним, курсивом, кольором?

Існують різні можливості, які надає той чи інший сервіс електронної пошти. Електронна пошта Майл ру є безкоштовною і не варто плутати ті можливості, які вона надає, з можливостями, які є у платних сервісах.

В електронній пошті Майл ру зробити підпис курсивом, виділити його жирним або кольором можна тільки в ручному режимі, а зробити це автоматично не можна, принаймні, на сьогоднішній день. Як можна прикрасити підпис у своєму листі вручну?

Увійшовши до пошти Майл ру, натискаємо у лівому верхньому кутку на кнопку “Написати листа” (рис. 3). Після цього в новому листі автоматично з'явиться підпис, який ми вказали раніше у вікні "Ім'я відправника та підпис" (мал. 2). Тепер цей підпис можна відредагувати вручну та прикрасити його на свій розсуд. Які в пошті Майлер є можливості для прикраси свого підпису?

Спочатку потрібно виділити необхідний текст у підписі (тобто, "зафарбувати синім" - 1 на рис. 3). Потім можна виділену частину тексту зробити:

• жирної (3 на рис. 3),
• курсивом (4 на рис. 3),
• підкресленою (5 на рис. 3),
• кольоровий (6 на рис. 3).

Так у своєму підписі можна розфарбувати хоч кожну букву (цифру, символ) окремо чи іншим чином.

Рис. 3. Як зробити підпис у листі Mail.ru жирно, курсивом, кольором

Прикрашати підпис у ручному режимі доведеться у кожному листі. На жаль, інших можливостей у Майлі поки немає.

Ви можете написати свої побажання на адресу Майл ру з редагування підпису. Про те, як це зробити, я написала нижче у статті.

Як зробити різні підписи до листів?

Вище на рис. 2 зверніть увагу на кнопку “+ Додати ім'я та підпис”. Тут можна зробити різні підписи для своїх листів, але при цьому якийсь один підпис треба зробити "За замовчуванням". Вона буде автоматично вставлятися у ваші листи. Для цього треба проти потрібного підпису поставити галочку навпроти напису "За замовчуванням". На рис. 5 такої галочки напроти опції "За замовчуванням" немає.

Ми зробили кілька різних підписів до листа. А як із цим далі жити? :) Як вставити в лист потрібний підпис? Щоразу бігти в налаштування пошти і там переставляти галочку "За замовчуванням" навпроти потрібного підпису? Це довго та незручно.

А простіше так: при написанні листа натиснути на кнопку “Підпис” (цифра 1 на рис. 4). І там вибрати той підпис, який потрібен зараз:

Рис. 4. Як змінювати підпис під час написання листа

Чи потрібний Автовідповідач для пошти

Дозволю собі кілька слів про Автовідповідача, який так само, як і “Ім'я відправника та Підпис”, знаходиться у «Налаштуваннях». Вам вирішувати, включати Автовідповідач чи ні.

З одного боку, при включеному автовідповідачі відправник листа завжди отримає від Вас звістку про те, що Ваш лист отримано. Причому в автовідповідач можна вставити будь-яку супутню інформацію: «Дякую за цікаву та змістовну новину», «Зараз мене немає, але я обов'язково прочитаю Ваш лист», «Вибачте, Ваш лист прочитаю пізніше» тощо.

З іншого боку, якщо листів на пошту відправника надходить багато, отримання відправником такого «порожнього» листа який завжди позитивно їм сприймається. Тому «думайте самі, вирішуйте самі» включати автовідповідач чи ні.

Підпис в електронному листі – це Ваша Інтернет-візитка, тому не нехтуйте нею та використовуйте її для свого іміджу та авторитету.

Допомога Майл ру

Для кожного розділу в пошті Майл ру є «Допомога» (Help, підказка), де подаються необхідні роз'яснення по розділах.

Коли відкриєте "Допомога", то при навігації (переміщенні) по "Допомога" в пошті користуйтесь значками "+", які є перед кожним розділом. Значок “+” відкриває приховані розділи допомоги.

Як написати в службу підтримки Майл ру

Саме туди треба писати свої пропозиції, скарги, звернення з приводу своєї пошти на Майлер. Іноді їх пишуть мені, я можу допомогти тільки порадою, бо не є співробітником компанії Майл ру.

В Outlook можна створити один або кілька персональних підписів для повідомлень електронної пошти. Підпис може містити текст, малюнки, електронну візитну картку, емблему або навіть зображення рукописного підпису. Можна настроїти Outlook, щоб підписи до всіх вихідних повідомлень автоматично додаються або створити свій підпис і додати його до повідомлень на обставини.

Створення підпису та настроювання додавання підпису до повідомлень в Outlook

Важливо:Якщо у вас є обліковий запис Microsoft Office 365 і використовувати Outlook і Outlook в Інтернеті або Outlook в Інтернеті для бізнесу, необхідно створити підпис в обох продуктах. Створення та використання підписів електронної пошти в Outlook в Інтернеті, читайте у статті Створення та додавання підпису електронної пошти в Outlook.com або Outlook в Інтернеті .

Якщо ви хочете побачити, як це робиться, .

Відкрийте повідомлення електронної пошти.

Виберіть пункт підпис> підписив меню повідомлення.

Залежно від розміру вікна Outlook і під час створення нового повідомлення електронної пошти або відповіді або пересилання повідомленняменю та підписикнопка може бути у двох різних місцях.

В розділі виберіть підпис для змінивиберіть команду Створитита у діалоговому вікні Новий підписвведіть ім'ядля підпису.

В розділі змінити підписстворіть свій підпис. Можна змінити шрифти, кольори шрифту та розміри, а також вирівнювання тексту. Якщо ви хочете створити більш надійний підписи з маркери, таблиці або кордонів, за допомогою Word форматування тексту, а потім скопіюйте та вставте підпис у поле змінити підпис.




Примітки:

1. В розділі Вибір підпису за замовчуваннямнастройте наступні параметри для підпису:

   У полі списку, що розкривається облікового запису електронної поштивиберіть обліковий запис електронної пошти буде пов'язано з підписом. Можна налаштувати різні підписи для кожного облікового запису електронної пошти.

   Якщо ви хочете, щоб ваш підпис доданий до всіх нових повідомлень за замовчуванням у списку, що розкривається нові повідомлення, виберіть один із підписів. Якщо необхідно не автоматичне додавання підпису до нових повідомлень, виберіть (варіант немає). Це не додати підпис до будь-яких повідомлень, відповідей та пересилаються.

   Якщо вам потрібно підпис у повідомленнях відповісти і вперед, у списку, що розкривається відповіді та повідомлення, що надсилаютьсявиберіть один із підписів. Інакше - прийміть стандартний параметр (ні).

   

   Оберіть кнопку ОК, щоб зберегти новий підпис і поверніться до повідомлення. Outlook не додати новий підпис у повідомлення, відкриті під час кроку 1, навіть якщо ви вирішили підписи до всіх нових повідомлень. Вам необхідно буде вручну додати підпис до одного повідомлення. Підпис доданий автоматично буде мати всі майбутні повідомлення. Додавання підпису вручну виберіть у меню повідомленняпідписі виберіть підпис, який ви створили.

Додавання логотипу або зображення на підпис

Якщо у вас є логотип компанії або зображення, щоб додати підпис, виконайте наведені нижче дії.

Вставка підпису вручну

Якщо ви не бажаєте, щоб підпис додавався до всіх нових повідомлень, відповідей та листів, що надсилаються, можна вставляти його вручну.