У процесі роботи інформаційної базиїї розмір неминуче збільшується. У великих компанійвін може досягати від 5 Гб на рік і більше. Таке стрімке зростання може позначатися як у швидкодії програми, і на збереження даних. Чим більший обсяг інформаційної бази, тим більше можливі збої, що тягнуть у себе втрату даних.
Як очистити інформаційну базу 1С, зберігши всю необхідну інформацію?
У цьому питанні допоможе "згортка інформаційної бази 1С" - процес обробки документів та регістрів зміни, що дозволяє видалити старі, непотрібні документи. Натомість формується кілька документів уведення залишків на заданий період. Таким чином, ми “обрізаємо” ведення обліку до заданого періоду.
Основними цілями згортки є:
Збільшення швидкості роботи системи
Зменшення розміру інформаційної бази
Про згортку варто задуматися, якщо:
"гальмує" 1С
Великий розмір бази 1С (від 5 Гб і більше)
Довго виконується оновлення 1С
"Мозолять" очі документи минулих років
В рамках проекту переді мною постало завдання: Як згорнути базу 1С при переході з 1С: ERP 2.0 на 1C: ERP 2.1?
На момент необхідності згортки фірма 1С розробила штатні механізми лише для 1С:УТ 11 та 1С:БП 3.0, а також для більш старих версій.
Для розробки згортки я взяв за основу механізм із 1С:УТ 11. Реліз 1С:УТ 11 брав приблизно того ж часу випуску, що й 1С: ERP 2.0.
Етапи згортки бази 1С
Згортка інформаційної бази здійснюється у три етапи:
- звіряння залишків з робочою базою
введення залишків
видалення даних минулих періодів (видалення рухів та позначка на видалення документів)
Введення залишків
Для введення залишків у будь-якій конфігурації передбачені спеціальні документи.
Конфігурація 1С:ERP є симбіозом кількох підсистем. Для кожної підсистеми використовуються документи введення початкових залишків.
Для частини документів уведення залишків у 1С:УТ 11 передбачені процедури автоматичного заповненнязалишками по регістрам.
Наприклад, "товари на складах", "взаєморозрахунки з клієнтами/постачальниками", "замовлення клієнта/постачальнику", "поворотна тара", "кошти")
Для інших документів потрібно розробляти свої процедури.
Наприклад, "розрахунки зі співробітниками", частково за регістрів бухгалтерії, кадрового обліку, необоротні активи.
Перед перенесенням залишків необхідно провести аналіз: які дані вихідної бази підлягають перенесенню. Для того, щоб нічого не проґавити при розробці, я визначив, за якими регістрам накопичення, бухгалтерії та відомостей є залишки (дані) у базі-джерелі на дату введення - розробив звіт щодо залишків та рухів по всіх регістрах накопичення, відомостей, бухгалтерії.
- Заповнення документів "Введення початкових залишків"
По кожному виду операції введення залишків я провів аналіз існування механізму введення залишків в обробці з 1С:УТ 11, визначив, які регістри рухають даний видоперації. Для неіснуючих механізмів введення залишків розробили власні.
- Заповнення документів “Коригування регістрів”, “Перенесення даних” та “Операція (регламентований облік)”
Після розробки введення залишків стандартними документамиз'ясувалося, що з деяких підсистем, механізмів, регістрів немає відповідних документів уведення залишків.
Наприклад, залишків на виробничих регістрах, "інші активи та пасиви", "замовлення на переміщення", "розпорядження на випуск", "розрахунки з фондами страхових внесків".
Можна доопрацювати конфігурацію для введення залишків за такими регістрів (механізмів) або розробити заповнення залишків за допомогою документів:
- "Коректування регістрів" - підходить для інших підсистем.
- Складні схеми введення залишків
"Перенесення даних" - підходить для регістрів підсистем розрахунку зарплати та управління кадрами
"Операція (регламентований облік)" - підходить для залишків на регістрах бухгалтерії за тими даними, які не позначилися документами "Введення залишків"
Для деяких механізмів 1С:ERP не можна обмежитися внесенням залишків на дату згортки. Це пов'язано з тим, що з певних механізмів ключові дані зберігаються у регістрах, а й у самих документах. Здебільшого це документи, куди посилаються дані регістрів. У стандартній обробці введення залишків такий механізм розроблено обліку замовлень покупця. Суть його полягає в наступному:
1. Беруться залишки за незакритими залишками замовлень
2. Документи із залишків позначаються спеціальним коментарем
3. Для частково не закритих замовленьтаблична частина перезаповнюється лише даними залишків на дату згортки
У такому разі у нас не вводяться документи введення залишків по регістрам механізму замовлень, а документи замовлення, за якими є залишки, позначаються спеціальним коментарем. Такі документи при наступних етапах згортки не видаляються.
Такий самий механізм я застосував для кадрових документів. Документи співробітників, які працюють на дату згортки, помітив спеціальним коментарем, інші документи були видалені на наступних етапах згортки.
Видалення даних минулих періодів
Видалення даних проводиться у два етапи:
видалення рухів документів
позначка документів на видалення
При видаленні рухів по кожному регістру:
1. Вибираються всі документи, які:
"рухали" регістр до дати згортки
2. Вимикається використання підсумків
3. Для кожного документа видаляються рухи
До кожного виду документів формується список документів, які містять спеціальний коментар. На них ставиться позначка видалення.
Звіряння правильності введення залишків із робочою базою
Спочатку перевіряються залишки загалом кожному регістру, за всіма ресурсами (без деталізації по вимірам). Якщо підсумкова сумакожного ресурсу збігається, то перевіряємо наступний регістр. Якщо є різниця, то аналізуємо детальніші залишки в розрізі вимірювань. Починати необхідно з вимірювань, що мають найменшу кількість різних значень.
Наприклад, більшість регістрів першим аналізується вимір Організації. Виявляється, за якими організаціями є розбіжності. Далі кожної організації аналізуються більш детальні дані.
Якщо такі складні системи як 1С:ERP, 1С:УПП, 1С:Комплексна автоматизація, 1С:Управління холдингом використовуються переважно для вирішення бухгалтерського обліку, то можливе неповне або частково неправильне використання деякого функціоналу програми. Це відбувається через те, що співробітники бухгалтерської служби здійснюють контроль регістрів бухгалтерії, виконуючи ручні коригування документами Операція (регламентований облік) і не контролюють дані у відповідних регістрах накопичення.
У 1С:ERP основою операцій бухгалтерського обліку є регістри накопичення. Операції формування документів уведення залишків виконуються на підставі даних регістрів накопичення.
У цій ситуації залишки, введені згорткою бази за даними регістрів накопичення, по регістрам бухгалтерії відрізнятимуться між новою та робочою базою.
Існує два варіанти вирішення проблеми:
1. У робочій базі привести залишки по регістрам накопичення до ладу
2. Переписати процедури введення залишків із даних регістрів накопичення на дані регістрів бухгалтерії (якщо дані у регістрах бухгалтерії покривають дані у регістрах накопичення). Я використав другий спосіб.
Організація процесу згортки даних
Для організації згортки інформаційної бази зазвичай створюється окрема її копія і в ній запускається обробка, яка виконує операції, описані вище. Копія бази робиться для того, щоб зберегти в окремій базі старі дані, а в новій згорнутій базі продовжити роботу.
Все було б просто, якби не великий час виконання обробки – від кількох годин до кількох тижнів.
Тривалість процесу згортки залежить від:
конфігурації бази
використовуваних підсистем
обсягу внесених даних до дати згортки
Через тривалість процесу виникають дві суттєві проблеми:
. Поки не буде готова нова згорнута база, необхідно продовжувати облік: виписувати документи, розраховувати та фіксувати змінені дані, складати звітність. Після створення нової згорнутої бази користувачам необхідно нової базі внести всю інформацію, яка вносилася в стару під час процесу згортки і паралельно вносити нові дані, тобто. виконувати поточну роботу. Крім того, ще треба звірити в нові залишки і перевірити роботу системи після внесення залишків, т.к. можуть бути приховані помилки згортки бази.2. Складність тестування обробки згортки . На етапі розробки методології згортки чи написання коду обробки зростає вартість помилки. Якщо, наприклад, процес згортки займає 1 день, процес тестування при 10 помилках може зайняти 10 днів, якщо кожна помилка виявлялася не відразу, а після кожного нового тестування. А якщо пакунок займає не 1 день, а тиждень? А якщо не 10 помилок, а більше?
Для вирішення цих проблем я використав план обміну та обробку “Вивантаження та завантаження даних XML”.
У робочій базі я додав план обміну, який фіксує зміни після створення копії бази для згортки. Після згортки змінені дані в робочій базі переносив обробкою "Вивантаження та завантаження даних XML". Таким чином, користувачам не довелося вносити дані в Нову базу, вони були перенесені автоматично.
Виявлення помилок написання коду зазвичай відбувається на етапі звіряння залишків, тобто. після введення залишків та видалення даних минулих періодів. Так як етап видалення досить тривалий, а правильність введення залишків у більшості випадків не залежить від етапу видалення, то практичніше тестування та доопрацювання введення залишків робити в окремій третій базі. Поки в Новій базі проходив процес видалення даних минулих періодів, я усував виявлені помилки в обробці згортки та доопрацьовував нові процедури згортки. Після закінчення видалення старих документів та рухів у мене була готова Нова базаале з неправильними залишками. На окремій копії робочої бази я формував документи залишків, зміни автоматично фіксувалися в плані обміну та обробкою “Вивантаження та завантаження даних XML” переносив змінені залишки до Нової робочої бази. При виявленні нових помилок – повторював ці операції. Цей методзначно прискорив розробку та тестування процедур введення залишків.
База клієнта містила 1,5 млн. документів у минулому періоді.
Тривалість операцій становила:
1 година – введення залишків
6 діб – видалення рухів
4 діб – встановлення позначок видалення
Оскільки процес розробки досить трудомісткий, а тривалість виконання етапів згортки велика, то майбутнє я визначив собі таку послідовність дій:
1. Додавання у робочої основі плану обмена.
2. Створення копії бази - "нова згорнута база"
3. Запуск у згорнутій базі процедури видалення всіх даних до дати згортки (найдовша операція)
4. Аналіз залишків та розробка операцій уведення залишків
5. Формування в окремій копії процедури введення залишків (з реєстрацією змін у плані обміну)
6. Перенесення даних введення залишків із копії робочої в «нову згорнуту базу»
7. Перевірка залишків, за потреби повторення пунктів 5,6,7.
Складно з першого, та й з другого разу написати ідеальну обробку згортки бази для 1С:ERP, необхідно досконало знати зсередини кожен механізм, кожну підсистему, але з кожним разом виходитиме все краще та краще.
Особливість згортки від «1С-ІжТіСі» – весь обсяг робіт вміщується у рамки технологічного вікна замовника – часу, коли з базою ніхто не працює.
Згортка інформаційних баз 1С використовується для скорочення обсягу інформаційної бази, а також підвищення швидкодії системи. У процесі згортки відбувається видалення застарілих даних та введення залишків на дату згортки.
Головна відмінність рішення «1С-ІжТіСі» від типового механізму згортки 1С в тому, що операції зі зміни даних виробляються в максимально стислий термін, наприклад, коли розмір технологічного вікна не перевищує 2-3 години.
У разі, якщо повна згортка не може бути проведена за один сеанс, технологія дозволяє проводити процес по частинах: як по окремих об'єктах, так і по групах об'єктів у кілька технологічних вікон.
Кому потрібна згортка інформаційних баз 1С
Будь-яким компаніям, які працюють у «1С:Підприємство» тривалий час:
- якщо ви помітили, що система починає працювати повільніше за звичайне - довго формуються звіти тощо;
- коли в інформаційних базах накопичилася велика кількість застарілої, неактуальної інформації.
Коли варто проводити пакунок
Згортку варто виготовляти в таких випадках:
- Об'єм бази понад 50 Гб.
- Облік у базі ведеться понад 5 років.
- Розмір бази викликає труднощі під час створення бекапу.
- Перед оновленням конфігурації, яка давно не оновлювалася.
Організація процесу згортки інформаційних баз 1С
Типовий план згортки складається з кількох етапів:
1. Демо-згортка: 5-10 робочих днів
Демо-згортка дозволяє оцінити підсумковий розмір згорнутої інформаційної бази та час, необхідний весь процес, а також виявити помилки, які виправляються в ході наступних етапів. Етап може проводитись як на нашому боці, так і на стороні замовника.
2. Перевірка результатів демо-згортки: 5 робочих днів
Через деякий час бази 1С сильно збільшуються в розмірах, що може погано позначитися на швидкості роботи системи. Та й бачити старі документи п'ятирічної давності не завжди потрібно і часто заважає. Щоб позбутися старих документів, відчистити базу і прискорити програму розробники 1С придумали просту дію — пакунок інформаційної бази 1С.
Що таке згортка бази в 1С 8.3? Згортка — це введення актуальних залишків на дату і видалення старих, непотрібних документів. Нижче я розповім як зробити пакунок для типової конфігурації на прикладі 1С Бухгалтерія 3.0.
Ця інструкція підійде і для інших сучасних конфігурацій - Управління торгівлею (УТ) 11, Зарплата та управління персоналом (ЗУП) 3.0, ERP 2.0, Управління невеликою фірмою (УНФ). Якщо конфігурація не типова, процедуру необхідно робити вкрай обережно і добре перевірити дані після згортки.
Насамперед - обов'язково зробіть. Якщо щось піде не так - ви завжди зможете повернутися до початкових даних.
Згортку необхідно виконувати без працюючих у системі користувачів. Тому заздалегідь попросіть вийти із програми колег.
Інструкція з пакунку бази
Зайдіть у програму 1С у режимі Підприємства. Зайдіть на вкладку “Адміністрування”, виберіть пункт “Згортка інформаційної бази”:
У вікні програма сама запропонує зробити резервну копіюпрограми - не варто відмовлятися:
Якщо програма не зможе з якоїсь причини створити копію, обов'язково зробіть її вручну, за даною інструкцією. Переходимо до наступного етапу, натискаючи кнопку "Далі". Система запропонує вибрати які організації потребують згортки і який період.
Виберемо “Всі організації” та період 2015 року:
На наступному етапі система запропонує вибрати регістри на формування залишків. Дані налаштування краще залишити за замовчуванням та продовжити процес далі.
На етапі "Перегляд операцій" система сформує документи введення залишків, які доступні для перегляду та перевірки.
Якщо операції введені коректно, можна переходити до автоматизованої перевірки. Там ви можете побачити аналог оборотно-сальдової відомості до та після операції згортки.
Перевірка згортки 1С
Якщо у вас виникли сумніви, операцію завжди можна скасувати і повернуться до початкового стану.
Після ручної перевірки даних можна переходити до останнього етапу - позначка на видалення старих документів. Цей етап може зайняти від 10 хвилин до кількох годин, залежно від обсягу бази та кількості операцій.
Ось і все - згортка бази 1С Бухгалтерія 8.3 готова! У будь-якому випадку, після видалення старих документів, рекомендую перевірити основні звіти на схожість інформації. У крайньому випадку ви завжди можете відновити базу даних із резервної копії.
Після закінчення процесу рекомендується запустити обробку "Видалення помічених об'єктів", щоб позбутися непотрібних документів. Створені документи згортки розташовані у розділі “Операції”, у пункті “Операції, введені вручну”.
Якщо вам потрібно зробити згортку в 1С 8.2 і 7.7, вона практично не відрізняється від наведених вище, за винятком того, що вона робиться окремими обробками.
Надіслати цю статтю на мою пошту
За роки роботи підприємства в базі 1С накопичується величезний обсяг даних, внаслідок чого вона значно збільшується у розмірах, і втрачає швидкість роботи. Для очищення бази, видалення застарілих документів та як наслідок надання прискорення роботи системи розроблено спеціальний функціонал згортка бази 1С. Крім цього, пакунок необхідний організації зберігання конфіденційних відомостей (закривається доступом до старих документів), скорочення часу створення архіву бази та внесення оновлень.
Згортка інформаційної бази 1С є якимось алгоритмом процедур обробки регістрів і документів, у яких старі документи видаляються / позначаються видалення (крім необхідні обліку ПДВ, ОС тощо.), оформляється введення залишків актуальних обрану дату, дані регістрів згортаються .
У статті ми розглянемо процес виконання згортки бази 1С 8.3 Бухгалтерія 3.0.
Зверніть увагу, ця методика підійде і для інших типових конфігурацій, Таких як ERP, УТ 11, ЗУП.
Згортку виконується у порожній основі, тобто. всі користувачі повинні припинити свою роботу і вийти.
Згортка бази 1С 8.3 Бухгалтерія 3.0.
Відкриваємо обробку з розділу Адміністрація.
На першій закладці обробка пропонує зробити резервну копію. Це важливо! Створення копії бази дозволить у разі виникнення помилок повернути все до початковий стан, а також при необхідності розгорнути базу з архіву та отримати потрібні відомості. Також тут необхідно ввести пароль користувача, що здійснює процедуру згортки. Далі.
Визначтеся з датою виконання згортки бази 1С та відзначте організації, для яких вона буде проведена. Далі.
На наступному етапі згортки бази 1С потрібно встановити правила обробки регістрів. Можна встановити налаштування для кожного регістру. Доступні такі варіанти:
Не згортати – по регістру зберігаються всі рухи, позначка видалення відповідні документи-реєстратори встановлено не буде;
Згорнути - рухи по регістру будуть згорнуті, а відповідні їм документи-реєстратори позначені видалення;
Очистити - об'єкти системи будуть видалені без введення будь-яких залишків на них. Ця дія можлива лише для регістрів відомостей.
При переході на закладку дії вже встановлено і рекомендується залишити налаштований варіант. Також тут доступна функція повернення до рекомендованих налаштувань. Далі.
На четвертій закладці здійснюється перегляд створених документів введення залишків. Залишки будуть записані на дату, що передує встановленій на другій закладці. У них можна внести зміни, а також додати новий документ. Далі
На наступній закладці здійснюється перевірка даних щодо документів введення залишків. Інформація подана у вигляді звіту. За допомогою налаштувань можна вивести звіт з різних регістрів, показників та угруповань. Далі.
Наступним кроком згортка бази 1С 8.3 Бухгалтерія 3.0 пропонується видалити старі документи. І якщо зараз ще можна повернутися на попередні етапи і все скасувати, то після натискання Далі на цій закладці повернення вже буде неможливим. Під час підтвердження дії система призначає позначку видалення на старі документи. Цей процес може тривати тривалий час. Далі.
Отже, згортка бази 1С 8.3 Бухгалтерія завершена. На закладці Готово має відобразитися повідомлення про успішне завершення процесу.
Для остаточного видалення документів із бази треба запустити обробку Видалення помічених об'єктів видалення.
У процесі згортки інформаційної бази даних у ній виконуються такі действия:
- формуються документи введення залишків на дату, коли здійснюється пакунок;
- видаляються документи та рухи по регістрам, які були у програмі до дати згортки включно.
Згортка інформаційної бази даних дозволяє:
- прискорити роботу системи;
- зменшити розмір 1С ІБД.
УВАГА!Перед тим, як приступити до згортки інформаційної бази, необхідно:
- виконати попередній тестовий згорток на копії робочої 1С ІБД;
- якщо тестова згортка завершилася успішно, тільки тоді можна приступати до згортки робочої інформаційної бази даних, попередньо виконавши резервне копіювання.
Для згортки інформаційної бази даних використовується обробка конфігурації (редакція 1.6), яка є на диску . Для редакції 2.0 дана обробкане підходить, оскільки в ній немає документа «Коригування записів регістрів». Замовити можна на сайті.
Замовити пакунок
Покрокова інструкція згортки бази
- Спочатку необхідно створити резервну копію інформаційної бази даних. Потім зайти до бази, використовуючи режим 1С: Підприємство, та перевірити чи всі документи виконані після закриття місяця на дату згортки.
- Далі необхідно зробити звіт Оборотно-сальдова відомість за період, протягом якого планується зробити згортку бази.
- Використовуючи команду «Відкрити» (меню «Файл»), завантажуємо зовнішню обробкуЗгортка бази 2.0.
- Згортка бази здійснюється після натискання відповідної кнопки на нижній панелі, у процесі чого виконується видалення об'єктів за вказаний у обробці період. Слід зазначити, що виконання процесу може тривати досить довго. Після проведення згортки 1С ІБД коригувати та перепроводити документи за згорнутий період ні в якому разі не можна.
Також не можна не сказати, що якщо в процесі згортки мали місце помилки, через які видалення об'єктів було перервано або виконано не повністю, це може призвести до того, що за деякими регістрів підсумки будуть відключені. Цей факт у свою чергу унеможливлює отримання підсумків за деякими регістрам. Переглянути перелік регістрів, за якими підсумки вимкнено, можна на закладці «Регістри з вимкненими підсумками». Тут же за потреби можна включити підсумки.
Якщо процес згортки переривався через будь-які причини, то перелік документів введення залишків завжди можна відновити, використовуючи кнопку «Заповнити список» на закладці «Документи введення залишків», вказавши інтервал дат. - Останній етап – видалення помічених об'єктів. Його можна здійснювати, якщо всі описані вище етапи згортки успішно завершилися.
- У меню "Операції" потрібно вибрати команду "Видалення помічених об'єктів".
- У верхній частині вікна міститься діалог із переліком виявлених у 1С ІБД об'єктів, помічених на видалення. Будь-який з них користувач може відкрити та переглянути. З використанням позначок користувач може визначити, які об'єкти необхідно перевірити на можливість видалення. Визначити, чи є посилання на об'єкти, що видаляються, допоможе кнопка «Контроль». Ретельно перевіривши об'єкти для видалення та не виявивши помилок, потрібно запустити процес видалення об'єктів, натиснувши кнопку «Видалити».
Після закінчення згортки бази необхідно переконатися, що все пройшло правильно. Для цього відкриваємо Оборотно-сальдову відомість та порівнюємо її з тією, яку зберегли до виконання згортки. Якщо вони ідентичні, то згортка бази виконана коректно.
