Важливо розуміти, що програма не є повністю закінченим рішенням. Це лише приклад можливої ​​конфігурації. У всіх організаціях свою специфіку ведення справ і програму можна доопрацювати під потреби конкретної організації прибравши непотрібний функціонал і додавши недостатній. Можна змінити види таблиць та карткових форм, додати нові довідники та таблиці, створити друковані форми за зразками тощо.

Скріншоти програми

Перші 60 запусків програма працює в режимі демо без будь-яких обмежень. Після 60 запусків програма перейде у режим безкоштовної версії. Безкоштовною версією можна скористатися без обмежень за часом.

Для придбання програми Вам необхідно вибрати тип ліцензії. Ліцензії діляться кілька типів залежно від обмеження на максимальну кількість одночасних сесій користувачів - тобто. кількість співробітників, що одночасно працюють з базою. Також обмежується кількість користувачів у довіднику "Користувачі".

Робота з документами забирає у користувачів, особливо офісних співробітників, дуже багато часу. Адже існує чимало програм, що дозволяють суттєво оптимізувати ручну працю під час роботи з документами шляхом автоматизації деяких процесів. Багато таких рішень прості в застосуванні, дуже зручні і недорогі, а тому доступні широкому колу користувачів. Про такі програми і йтиметься у цій статті.

Організація документів

Користувачам, яким доводиться мати справу з великою кількістю електронних документів, добре знайома ситуація, коли, незважаючи на сувору систему каталогів і підкаталогів, на пошуки потрібного документа йде чимало часу. Один із варіантів вирішення даної проблеми - використання спеціальної програми-каталогізатора, основне завдання якої полягає в упорядковуванні та розсортуванні даних, що в результаті забезпечує швидкий пошук потрібної інформації. Таких каталогізаторів на ринку представлено безліч, і всі вони спрямовані на каталогізацію або дисків, папок і файлів, або якоїсь вузькоспеціалізованої інформації (фільмів, монет, марок тощо). Для каталогізації документів підійде будь-який універсальний каталогізатор, що дозволяє каталогізувати папки та файли різних типів. Найкращим серед подібних рішень вважається пакет WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), проте він досить дорогий, а його можливості для багатьох користувачів явно надмірні. Більшості буде досить скористатися пакетом WinCatalog Standard.

Іншим способом є об'єднання пов'язаних між собою документів у складні ієрархічно структуровані документи, що зберігаються всередині файлів даних, відповідних цим структурам. У подібних структурованих документах набагато зручніше орієнтуватися і знаходити потрібну інформацію завдяки структуризації, так і розширеним можливостям пошуку всередині документа. Крім того, подібне структурування дозволяє здійснювати зовнішній пошук і шукати документи за фрагментами тексту, що входить до них. Наприклад, для створення ієрархічно структурованих документів призначений пакет Maple.

WinCatalog Standard

Розробник: WinCatalog.com

Розмір дистрибутива: 1,62 Мбайт

Робота під управлінням: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Спосіб поширення: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Ціна: 200 руб.

WinCatalog Standard є зручним у роботі багатофункціональним каталогізатором зі зрозумілим російськомовним інтерфейсом (рис. 1). Пакет дозволяє каталогізувати дані з будь-яких носіїв інформації, які можуть бути підключені до комп'ютера: дискет, жорстких та мережевих дисків, звичайних CD- та аудіодисків, Zip-дисків тощо. З його допомогою можна розсортувати та впорядкувати будь-які папки та файли незалежно від їхнього місцезнаходження. Вносити дані в каталог можна як вручну (відразу у віртуальні папки), так і шляхом сканування дисків (включаючи Zip-архіви, що знаходяться там) - в такому випадку витягнуті з дисків папки та файли для зручності орієнтації краще потім розсортувати за віртуальними папками, що завдяки підтримці операції drag&drop не займе багато часу.

Мал. 1. Інтерфейс WinCatalog Standard

Загальне управління каталогом здійснюється легко та зручно. Розбиття даних по тематичним папкам значно спрощує орієнтацію, а розміщення папок і вкладених у них елементів неважко змінити звичайним перетягуванням. Розширений пошук (за ім'ям, коментарем, розміром і датою зміни; рис. 2), що підтримує булеві операції та можливість вибору конкретної папки для пошуку, а також враховує ключові слова (їх можна завбачливо додавати до окремих елементів каталогу), дозволяє швидко знайти потрібний документ , а пошук дублікатів - видалити з колекції елементи, що повторюються. Експорт усієї або частини каталогу документації в CVS-файл забезпечує можливість обробки даних в іншому додатку (наприклад, у MS Excel), а експорт у HTML-файл зручний для друку каталогу.

Мал. 2. Пошук документів у WinCatalog Standard

Maple 6.25

Розробник: Crystal Office Systems

Розмір дистрибутива: Maple – 5,3 Мбайт, Maple Professional – 5,89 Мбайт

Робота під управлінням: Windows (всі версії)

Спосіб поширення: shareware (30-денна демо-версія: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Ціна: Maple - 21,95 дол., Maple Professional - 30,95 дол.

Maple – зручний у застосуванні менеджер документів, який дозволяє об'єднувати різнопланові матеріали в ієрархічні структури та отримувати у результаті структуровані документи: бізнес-плани, звіти, аналітичні записки, брошури тощо. У таких ієрархічних деревах документів різнопланова інформація представлена ​​наочно, а знайти будь-який документ набагато простіше, ніж при стандартній каталогізації. Для перегляду створених у Maple документів необхідний спеціальний переглядач Maple Reader, який можна безкоштовно завантажити за адресою: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 Мбайт). Пакет відрізняється дружнім інтерфейсом (рис. 3) і настільки простий у вивченні, що навіть відсутність російськомовної локалізації програми для більшості користувачів не стане перешкодою, а тому це рішення можна рекомендувати найширшій аудиторії.

Мал. 3. Інтерфейс програми Maple

Менеджер представлений у двох версіях: базової Maple та розширеної Maple Professional. До принципових відмінностей розширеної версії варто віднести наявність таких додаткових функцій, як пошук документів, перевірка граматики, шифрування файлів і резервування ієрархічних структур.

Основа будь-якого документа в Maple - ієрархічне дерево вузлів, рівень вкладеності підвузлів у якому, як і їх кількість, не обмежений. Кожен вузол є окремим документом, що містить не тільки текст (набраний безпосередньо, вставлений з буфера обміну або імпортований з документів у форматах RTF, DOC, WRI та HTML), а й табличний матеріал, графіки, посилання на базові фрагменти підсумкового документа або файли та т.п. При оформленні документів передбачено застосування стандартного набору функцій для роботи з текстом: зміна типу та розміру шрифту, створення списків, оформлення абзаців, використання стилів тощо. Інтеграція з MS Word дозволяє застосовувати вбудований у MS Word спеллчекер для перевірки граматики та пошуку синонімів не тільки англійською, а й російською мовою. Вбудована система резервування забезпечує можливість створення стислих резервних копій ієрархічних документів (у форматах ZIP та CAB). Вбудований майстер шифрування допомагає зашифрувати конфіденційні документи із застосуванням криптографічного алгоритму Blowfish. А пошуковий модуль Finder дозволяє швидко знайти потрібні документи за фрагментом імені, автором, коментарями, змістом (рис. 4) і т.п.

Мал. 4. Пошук документів по вмісту
в них тексту в Maple

Швидкий доступ до документів

Технологія комп'ютерної підготовки документів передбачає, що створені документи надалі неодноразово використовуються. Наприклад, при розробці нового документа вам можуть знадобитися один-два абзаци із вчорашнього документа або новий документ взагалі є копією старого, але зі зміненою змінною інформацією тощо.

На жаль, користувач далеко не завжди може згадати, як називався створений позавчора важливий документ, а часом і не має уявлення про те, де його шукати. Звичайно, потрібно давати документам значні імена і зберігати їх, дотримуючись чіткої каталогізації, але, на жаль, буває й інакше, провиною чому поспіх, дзвінки, що відволікають, і т.п. В результаті на пошуки необхідного документа може піти багато дорогоцінного часу - адже зовсім не факт, що вам вдасться відкрити його через перелік посилань Windows до останніх документів, доступних через меню «Пуск». Справа в тому, що цей список:

• обмежений 15 документами - це означає, що ймовірність влучення в нього документів, наприклад, тижневої давності практично дорівнює нулю;
• не дозволяє визначити місцезнаходження документа, якщо ви пам'ятаєте частину тексту, але забули назву файлу;
• не включає однойменні (проте різні) документи, збережені під одним ім'ям, але в різних папках, що актуально, наприклад, при спільній роботі над документом з формуванням декількох його версій.

Є ще одна проблема - передбачений у Windows список недавніх документів є одним із каналів витоку конфіденційних даних, оскільки у ньому будь-який користувач (зокрема зловмисник) може зорієнтуватися щодо характеру комп'ютерної діяльності власника. Тому список рекомендується регулярно очищати, наприклад за допомогою утиліт для видалення з диска «сміттєвих» даних. У результаті складається, здавалося б, парадоксальна ситуація: якщо користувач регулярно знищує інформацію про документи, що нещодавно використовуються, з метою безпеки, то він позбавляється швидкого доступу до них, а в іншому випадку ризикує стати жертвою зловмисників. Однак вихід є – можна скористатися спеціалізованою утилітою ActualDoc, яка розширює можливості Windows щодо роботи з останніми документами.

Якщо ж потрібний документ був створений вже давно і тому ніяк не може фігурувати в списку документів, що недавно відкривалися (як вбудованому в Windows, так і в списку ActualDoc), то доведеться вдатися до його пошуку. Тут виникає інша проблема - як правило, користувач не пам'ятає імені документа (як і дати його створення), зате знає, які ключові слова зустрічаються в тексті. Значить, потрібно шукати документ по фрагментах тексту, що входить до нього - на жаль, це завдання хоч і можна вирішити вбудованими засобами Windows або, наприклад, Word, але дуже посередньо. І справа не тільки в тому, що такий пошук не зовсім очевидний і виконується повільно – іноді з цим можна змиритись. Набагато важливіше, що далеко не всі файли виявляться знайденими - морфологічні особливості російської мови при пошуку враховуватися не будуть, тому залишаться не знайденими файли, в яких слова мають інше відмінкове закінчення. У той же час спеціалізовані пошукові утиліти, такі як "Шучка" (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), "Архіваріус 3000" та Phoenix Search (http http://indexlab.net/), можуть швидко знайти потрібні документи незалежно від їхнього розташування. Найбільш привабливим серед названих рішень щодо співвідношення «ціна/якість» нам видається пакет «Архіваріус 3000».

ActualDoc 3.5

Розробник: Flexigen Software

Розмір дистрибутива: Standard – 4,1 Мбайт, Professional – 3,6 Мбайт

Робота під управлінням: Windows 2000/XP/2003/Vista

Спосіб поширення: Standard – freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional – shareware (14-денна демо-версія – http://www.flexigensoft.com/files/download/ actualdoc.exe)

Ціна: Standard - безкоштовно, Professional - 19,95 дол.

ActualDoc - менеджер останніх документів, що запам'ятовує документи і забезпечує швидкий і безпечний доступ до них. Програма відрізняється простотою та інтуїтивністю, має дружній інтерфейс з підтримкою російської мови (рис. 5) і практично не вимагатиме часу на освоєння, тим більше що супроводжується вичерпною довідковою системою, а тому може стати незамінним інструментом як для професіоналів, так і для домашніх користувачів.

Мал. 5. Інтерфейс програми ActualDoc

ActualDoc веде облік завантаження необмеженої кількості документів протягом зазначеного користувачем терміну (за замовчуванням - 60 днів), підтримує понад 40 форматів файлів (текстові та графічні файли, документи MS Office та HTML-документи, PDF-файли та ін.) та дозволяє швидко завантажити будь-який із них. Знайти у середовищі програми потрібний документ – не проблема. Якщо згорток запам'ятовуваних нею документів порівняно невеликий, можна вибрати документ прямо зі списку. В іншому випадку розумніше попередньо обмежити список можливих претендентів шляхом його фільтрації (можлива фільтрація за часом ому інтервалу, по розширенню і категорії) або провести пошук на ім'я документа (у загальному вигляді) або за фрагментом тексту, що входить до нього (щоправда, пошук за російським текстом не завжди вдалий). Є й інший спосіб швидко відкрити потрібний документ - через вбудовані закладки (такі ж, як в Internet Explorer; рис. 6), які можуть бути призначені окремим документам, що часто використовуються і істотно прискорюють доступ до них, так як необхідність пошуку відпадає. Вибраний документ надається доступним у вбудованому переглядачі - для перегляду, пошуку та копіювання, а також у зовнішній програмі - для редагування і може використовуватися для повної переробки, вибіркового копіювання з нього інформації або для надсилання документа електронною поштою. При цьому сам список документів може бути захований від сторонніх очей і захищений паролем - у цьому випадку файли, що нещодавно використовуються, не будуть відображатися в меню Пуск -> Документи.

Мал. 6. Відкриття документа через закладку
у ActualDoc

Пакет поставляється у двох версіях: безкоштовної базової Standard та платної Professional. Можливості безкоштовної версії не дозволяють переглядати документи у вбудованих браузерах, використовувати функцію пошуку (в результаті шукати документи можна лише візуально, переглядаючи повний або відфільтрований список), створювати користувацькі категорії та редагувати закладки.

Архіваріус 3000 (3.82)

Розробник: Likasoft

Розмір дистрибутива: 3 Мбайт

Робота під управлінням: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Спосіб поширення: shareware (30-денна демо-версія - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Ціна:студентська ліцензія – 195 руб., персональна ліцензія – 295 руб., комерційна ліцензія – 900 руб.

« Архіваріус 3000» - це оптимальне рішення для швидкого пошуку документів 18 різними мовами (включаючи російську, англійську, німецьку та французьку), орієнтоване на широке коло користувачів. Програма забезпечує миттєвий доступ до документів, що знаходяться на жорсткому диску, мережевих та знімних дисках (CD, DVD, ZIP та ін.), та може працювати з усіма популярними типами документів (PDF-файлами, документами MS Office, текстовими файлами тощо) .). Вона вміє шукати в архівах (ZIP, RAR та ін.), у поштових повідомленнях (Outlook, Outlook Express, The Bat! та ін.) і вкладених у них файлах. Крім того, підтримується пошук у базах даних Lotus Notes та Lotus Domino та в базах повідомлень ICQ, Odigo IM та Miranda IM.

Поряд із звичайним пошуком за ключовим словом або за набором ключових слів, програма підтримує режим розширеного пошуку із застосуванням логічних функцій і може шукати документи не тільки за вмістом, але й за іменем файлу, датою зміни, розміром, типом документа, кодуванням та ін. ( рис. Завдяки повній підтримці унікально, пошук коректно виконується не тільки в документах однією мовою, а й багатомовними (наприклад, з текстом російською та німецькою мовами одночасно). Можливий віддалений пошук документів через Інтернет із подальшим доступом до знайдених документів через будь-який інтернет-браузер, наприклад, через Internet Explorer. Результати пошуку можуть бути представлені в режимі витримок, коли відображаються найбільш значущі (релевантні) фрагменти вибраних документів з підсвічуванням знайдених слів, та в режимі таблиці, коли виводиться коротка інформація про документи (рис. 8), за якою вони можуть бути відсортовані.

Мал. 7. Пошук документів у середовищі «Архіваріус 3000»

Мал. 8. Варіанти подання результатів пошуку
в «Архіваріус 3000»

Заповнення типових документів

Підготовка типових документів забирає значну частину часу у тих користувачів, хто за боргом служби займається оформленням різноманітної документації у страхових компаніях, банках, нотаріальних конторах, компаніях, що надають різноманітні послуги, тощо. Як правило, такі документи створюються в текстовому редакторі Word на основі спочатку розроблених базових документів, в яких просто замінюється певна змінна інформація. Нічого складного в цьому немає, але при великих обсягах документації неминучі помилки - можна, наприклад, випадково ввести дані не в те місце, де їм потрібно перебувати, або стерти кілька слів документа і т.п. Тому бажано, щоб відкритими для введення були ті поля, у яких мають вводитися дані, а решта текст було заблоковано. Можливість створення таких документів у Word розробниками передбачена. Достатньо розробити серію шаблонів для всіх типових документів, що використовуються в організації, для кожного шаблону заборонити зміну постійних даних (команда Сервіс -> Встановити захист -> Заборонити будь-які зміни, крім введення даних у поля форм) і навчити користувачів створювати документи за шаблонами. Для типових документів, де змінної інформації порівняно небагато, таких шаблонів виявиться цілком достатньо, щоб суттєво прискорити процес підготовки документів та знизити ризик помилок.

Однак на практиці застосовується чимало типових документів, у яких змінна інформація займає до половини обсягу, причому частина змінних даних у тому чи іншому вигляді неодноразово повторюється (рис. 9) – наприклад, п.в.о. у різних відмінках, прописи для введених дат чи сум тощо. У цьому випадку використання Word-шаблонів мало що дає, оскільки заповнення документів навіть через шаблони вимагатиме багато часу, адже всі змінні дані доведеться вводити вручну.

Мал. 9. Приклад документа з великим обсягом
змінної інформації

Є ще одна особливість оформлення типових документів - часто потрібно підготувати не один документ, а відразу кілька (наприклад, для оформлення банківського договору про відкриття депозитарію потрібні три-чотири типи договорів для підпису). Таким чином, ту саму інформацію доводиться вводити в різні документи, на що теж йде багато часу, а ймовірність скоєння помилки при цьому відповідно зростає. Набагато швидше можна оформлювати подібні документи за допомогою спеціалізованих додатків, призначених для автоматизації процесу підготовки типових документів, наприклад таких, як «АвтоДок» або Blitz Document. Дані програми також базуються на застосуванні шаблонів, які, на відміну від звичайних Word-шаблонів, не тільки дозволяють вводити дані у відведені для цього поля (для чого користувачу необхідно заповнити набір форм з даними), а й уміють перетворювати введені дані запрограмованим чином, наприклад можуть замінити число прописом, зробити відмінювання слів і словосполучень по граматичних відмінках тощо. У результаті необхідні документи заповнюються швидко, а кількість помилок, які при цьому можна зробити, виявляється на порядок меншою, ніж при традиційній їх підготовці в Word. Крім того, створення типових документів через спеціалізовані рішення привабливе ще й тим, що всі створені документи автоматично каталогізуються і надалі знайти будь-який з них – не проблема, а від користувача не потрібне знання тонкощів оформлення документації, адже у шаблонах всі юридичні нюанси вже враховані.

АвтоДок 1.2

Розробник: EleWise

Розмір дистрибутива: 6 Мбайт

Робота під управлінням: Windows 2000/XP/2003

Спосіб поширення: shareware (функціонально обмежена демо-версія - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Ціна:"АвтоДок-Персональний" - 1980 руб., "АвтоДок-Сервер" - 2980 руб., "АвтоДок-Клієнт" - 1490 руб.

"АвтоДок" - це програма, що дозволяє автоматизувати та прискорити процес заповнення типових документів за допомогою створених за допомогою MS Word шаблонів та провідна архів документів та записів, зроблених за допомогою цих шаблонів. Процес генерації нових документів у ній гранично автоматизований - достатньо вибрати потрібний бізнес-сценарій із загального списку сценаріїв (під бізнес-сценарієм розуміється налаштований шаблон) та заповнити форму введення з необхідними даними (рис. 10). Створений документ може бути переглянутий, збережений, роздрукований або відкритий Word для подальшого редагування.

Мал. 10. Створення документа за сценарієм «АвтоДок»

Число вбудованих сценаріїв невелике (рис. 11), але може бути розширено за рахунок сценаріїв користувача, процес створення яких докладно і наочно представлений в довідці і повністю контролюється майстром, а тому доступний для більшості користувачів. Розробка нового сценарію передбачає виконання п'яти кроків: введення назви сценарію, створення шаблону, визначення змінних, налаштування та тестування сценарію з його збереженням для подальшого редагування (рис. 12). На перший погляд, деякі складнощі можуть викликати підготовку шаблону, оскільки він повинен бути створений вручну в Word, а це передбачає знання мови створення сценаріїв. Але на практиці все набагато простіше - досить усвідомити, що змінні вводяться у фігурних дужках, а перед ними встановлюється значок $, весь решта тексту друкується звичайним чином (рис. 13). Нові шаблони можуть створюватися не тільки з чистого аркуша, але і на базі існуючих шаблонів або готових документів - у першому випадку потрібно лише змінити налаштування сценарію і протестувати його зі зміненими налаштуваннями, а в другому - відкрити готовий документ, замінити змінну інформацію змінними і вказати його програмі як шаблон. Змінні можуть бути кількох типів, у тому числі що дозволяють:

• запровадити дані одразу у кілька полів: п.в.о., паспортні дані, реквізити організації тощо;
• вибрати значення змінної із набору значень;
• виконати різноманітні операції та перетворення: обчислити відсоток від числа чи ПДВ від суми, перетворити число у рядок, запровадити поточну дату та ін.;
• вказати слово чи словосполучення у певному відмінку тощо.

Створені за бізнес-сценаріями «АвтоДок» документи зберігаються у вигляді чітко структурованих записів, а тому будь-якої миті можна знайти потрібний документ шляхом фільтрації чи пошуку, переглянути його, роздрукувати, перегенерувати чи видалити.

Мал. 11. Вікно «АвтоДок» із переліком вбудованих груп
бізнес-сценаріїв

Мал. 12. Розробка нового сценарію в «АвтоДок»

Мал. 13. Приклад тексту шаблону в "АвтоДок",
в якому фігурують чотири змінні: «число»,
«місяць», «організація» та «п.в.о.»

Програма поставляється у двох версіях: однокористувальницькій - «АвтоДок-Персональний» та розрахованої на багато користувачів (мережевий), представленої двома модулями - «АвтоДок-Сервер» і «АвтоДок-Клієнт». В однокористувацькій версії всі компоненти системи розташовуються на локальному комп'ютері, а в розрахованій на багато користувачів база сценаріїв, шаблонів і записів встановлюється на сервері, а на комп'ютерах ставиться лише клієнтська частина, що дозволяє використовувати всі матеріали «АвтоДок», що зберігаються на сервері.

Blitz Document 3.4.1

Розробник: BlitzSoft

Розмір дистрибутива: 991 Кбайт

Робота під управлінням: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Спосіб поширення: shareware (функціонально обмежена демо-версія - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Ціна: 500 руб.

Blitz Document – ​​це компактна програма для автоматичного складання типових документів за допомогою шаблонів-сценаріїв. Вона дозволяє швидко генерувати документи на базі вбудованих шаблонів, число яких більше 30 (рис. 14), або сценаріїв користувача, які можна розробляти на базі вбудованих шаблонів або порожніх макетів. Створення документа за готовим сценарієм гранично просто - достатньо вибрати вид сценарію та виконати вказівки майстра, який сумлінно проведе користувача через усі етапи підготовки документа (рис. 15). Готовий документ можна буде переглянути, роздрукувати, редагувати у вбудованому текстовому редакторі (виправляти можна як змінні, так і постійні дані) або відкрити для редагування Word.

Мал. 14. Список вбудованих сценаріїв Blitz Document

Мал. 15. Створення документа за сценарієм
Blitz Document

Розробка створених шаблонів дещо складніша, але теж буде під силу більшості користувачів. Щоправда, освоєння даної можливості потребує деякого часу, оскільки, на жаль, довідкова інформація, що додається до програми, розрахована на достатньо підготовлених користувачів (вона дуже скупа і не містить ні ілюстрацій, ні прикладів). Технічно створення нового шаблону складається з двох етапів: вибір вбудованого шаблону або макета, на підставі якого буде розроблятися новий шаблон, і послідовне коригування постійних і змінних даних, що входять до нього (рис. 16). Постійні дані вводяться в їх реальному вигляді, але не прямо в текст, а через діалогові вікна. Змінна інформація також коригується в ході діалогу і вводиться вже не безпосередньо, а замінюється змінними з підстановковими мітками, оформленими з урахуванням мови опису сценаріїв, що використовується в програмі. Сценарії можуть не лише відображати введений при генерації документа текст, але й змінювати його за допомогою системи команд підстановки даних або їх перетворення. Наприклад, передбачено:

Мал. 16. Розробка нового шаблону на базі макету
у Blitz Document

• відмінювання слів і словосполучень по граматичних відмінках;
• переведення чисел у рядки;
• переведення календарних дат у рядки;
• проведення будь-яких обчислювань, що застосовуються в юридичних та бізнес-документах;
• зміна тексту залежно від значення даних і т.д.

Створені за допомогою Blitz Document документи зберігаються в структурованих облікових журналах - це дозволяє швидко орієнтуватися в документації та практично миттєво отримувати доступ до потрібних матеріалів, наприклад, щоб їх роздрукувати. Крім того, документи можна групувати у віртуальні справи, що зручно для швидкого доступу до матеріалів, пов'язаних з конкретним суб'єктом або об'єктом, що фігурує в базі.

Розпізнавання тексту у відсканованих документах

Користувачам, яким часто доводиться переводити в електронний формат паперові документи (сторінки книги, газети, журналу або факсу), не обійтися без системи розпізнавання символів, або OCR-системи (Optical Character Recognition), призначеної для автоматичного введення текстів паперових документів у комп'ютер. Теоретично можна скористатися програмою FineReader від компанії ABBYY або CuneiForm від Cognitive Technologies - обидві надійні в роботі та відрізняються високою точністю розпізнавання. Але пакет FineReader має спрощену та прийнятну за ціною для домашніх користувачів версію ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, що робить його більш привабливим для широкої аудиторії.

ABBYY FineReader 8.0

Розробник: ABBYY Software

Розмір дистрибутива: 40,5 Мбайт

Робота під управлінням: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Спосіб поширення: shareware (демо-версія FineReader Home Edition відсутня, функціонально обмежена демо-версія FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Ціна: FineReader Home Edition – 990 руб., FineReader Professional Edition – 3750 руб.

ABBYY FineReader - ідеальне рішення для розпізнавання документів, у яких розпізнається як текст, а й оформлення, що забезпечує точну передачу таблиць, картинок і розбиття тексту колонками (рис. 17). Програма проста у використанні, вміє розпізнавати багатомовні (підтримуються 179 мов) та багатосторінкові документи. Передбачена можливість розпізнавання всього документа або його окремих сторінок. Результат можна зберегти в одному з найпоширеніших форматів: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT або PDF. Можливе покрокове збереження результатів розпізнавання, щоб уникнути помилок. Реалізовано експорт результатів розпізнавання безпосередньо до Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect та Adobe Acrobat. Прискорити перевірку результату допоможе вбудована програма перевірки орфографії (36 мов), а інтеграція з Microsoft Word дозволяє викликати програму прямо з Word, не відволікаючись від роботи з текстом.

Мал. 17. Результат розпізнавання документа
в ABBYY FineReader Home Edition

Програма представлена ​​у двох версіях: FineReader Home Edition, розрахованої на користувачів-початківців, та FineReader Professional Edition, орієнтованої на професіоналів. Професійна версія дозволяє керувати параметрами розпізнавання (міняти режим, здійснювати розпізнавання з навчанням) і відрізняється більш багатим набором функцій розпізнавання (розпізнавання PDF-файлів, знятих цифровим фотоапаратом текстів та ін.). Крім того, в Professional Edition передбачено більше різних форматів збереження, додано можливості розпізнавання штрих-кодів та швидкого розпізнавання скріншотів за допомогою утиліти Screenshot Reader.

Конвертування документів із PDF-формату

Вся технічна документація поставляється сьогодні у форматі PDF, для перегляду документів, в якому застосовується безкоштовна утиліта Adobe Acrobat Reader. Але досить часто виникає необхідність використання фрагментів PDF-файлів при підготовці власних документів або редагуванні матеріалів у PDF-форматі (наприклад, статті, контракту, звіту тощо). У першому випадку потрібно витягти з PDF-файлів фрагменти тексту та/або зображення (теоретично це можна зробити і за допомогою вбудованих засобів Acrobat Reader, але з дуже посереднім результатом). У другому випадку доведеться конвертувати PDF-документи у формат, що редагується (наприклад, у Word-формат) зі збереженням оформлення вихідного документа, що в Acrobat Reader навіть не передбачено. У таких випадках на допомогу прийдуть спеціальні утиліти, з яких найбільш привабливими є пакети ABBYY PDF Transformer і PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Ми розглянемо перший з них - він хоч і дорожчий, зате має російськомовний інтерфейс і дозволяє конвертувати PDF-файли в кілька форматів, що редагуються, причому вміє правильно розпізнавати не тільки англійський, але і російський текст.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Розробник: ABBYY Software

Розмір дистрибутива: 52 Мбайт

Робота під управлінням: Windows 2000 (SP2 або вище)/XP/Server 2003

Спосіб поширення: shareware (15-денна демо-версія - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Ціна: 1490 руб.

ABBYY PDF Transformer – утиліта для конвертування PDF-документів у формати документів Microsoft Word (рис. 18), Excel, а також у HTML- та TXT-файли. Пакет відрізняється інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом і дуже простий у використанні, а тому його освоєння виявиться під силу навіть користувачам-початківцям.

ABBYY PDF Transformer вміє конвертувати будь-які PDF-файли, включаючи файли без текстового шару (такі файли найчастіше виходять з відсканованих документів і є зображенням тексту), і коректно обробляє PDF-файли, що містять будь-які комбінації підтримуваних мов (включаючи російську та англійську). Утиліта точно зберігає оформлення вихідного документа (картинки, таблиці, розташування колонок, посилання) і дозволяє управляти варіантами конвертування та збереження. Наприклад, можна чітко визначити області, які повинні сприйматися програмою як текст або як зображення (що актуально для PDF-файлів зі складним оформленням), зберегти готовий документ з таким же оформленням, як в оригіналі, або як колонку тексту (з картинками або без - за бажанням) і т.д. При необхідності можливе вибіркове конвертування окремих сторінок або їх фрагментів. Крім того, ABBYY PDF Transformer вміє здійснювати і зворотне конвертування, дозволяючи створювати PDF-файли з документів Microsoft Word, таблиць Excel, презентацій PowerPoint, діаграм Visio та HTML-файлів, а також практично з будь-якої програми, що підтримує виведення документа на друк (це реалізовано через віртуальний принтер PDF-XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0).

Існують різні форми журналів обліку. Часто програми для ведення обліку пропонують громіздкий багатовіконний інтерфейс, що ускладнює початкове освоєння програми.

Робота з подібним журналом обліку кореспонденції змушує користувача постійно шукати необхідні для виконання тієї чи іншої дії пункти меню, постійно відкривати і закривати нові вікна, по яких розкиданий функціонал програми.

Зразок журналу реєстрації вхідних та вихідних документів - електронний журнал обліку, представлений на нашому сайті, - має низку переваг. Характерна назва програми вибрана невипадково. Зручний ЖУРНАЛдійсно зручний: практично всі дії з ведення журналу реєстрації відбуваються лише у двох вікнах - головному вікні та вікні редагування листа.

У Зручному ЖУРНАЛІнавіть для внесення нових записів у пов'язані таблиці бази даних немає потреби у відкритті нового вікна, хоча така можливість також передбачена.

У структурі вікна редагування листа відображено особливості документообігу конкретної установи. На нашому сайті ви можете завантажити програму обліку у представленому вигляді. Але програма може бути також частково або повністю перероблена відповідно до вимог Вашої організації.

Програма реєстрації документів
Зручний Журнал XP

• Головне вікно

  
  

  Головне вікно електронного журналу реєстрації вхідних та вихідних документів є таблицею, що містить найбільш важливу інформацію по листах.
  Кожен рядок журналу дозволяє скласти повне уявлення про конкретний лист.

  Дії, які передбачається виконати з вибраним листом, знаходяться у безпосередньому доступі до панелі інструментів і дублюються в контекстному меню. Подвійне клацання лівої кнопки миші на рядку з інформацією про лист викликає вікно редагування цього листа.

• 
  

  Вікно редагування листа має всі інструменти для роботи з полями таблиць реляційної бази даних, обраної у відповідному діалозі на початку роботи з програмою.

  Ви можете вводити нові значення у пов'язані таблиці бази даних, не залишаючи поточне вікно.

• 
  

  Під час запуску програми надається можливість вибору бази даних, яка використовуватиметься під час роботи. Можна працювати з файлом Microsoft SQL Server Compact Edition версії 4 або безпосередньо з сервером Microsoft SQL Server.

  За промовчанням вибрано файл формату Microsoft SQL Server Compact Edition, який постачається разом із програмою "Зручний журнал" і знаходиться в одній папці з виконуваним файлом UZh.exe. Таким чином, для початку роботи з програмою можна просто натиснути в цьому діалоговому вікні кнопку "Відкрити".

  Також можна вказати шлях до файлу бази даних в ярлику програми. Наприклад, при використанні ключа -sqlcepath "C:\db\myBase.sdf"відповідний шлях буде вказано у полі вибору файлу бази даних під час запуску програми.

• Вікно друку

  
  

  Виведення на друк журналу реєстрації листів здійснюється з головного вікна програми.
  Під час друку журналу обліку можна вибрати записи для друку та застосувати центрування таблиці на аркуші.

• Головне вікно - Меню

  

  Команди панелі інструментів головного вікна програми продубльовані у контекстному меню.

  При натисканні правої кнопки миші здійснюється вибір рядка, що знаходиться зараз під курсором.

• Головне вікно - Пошук за номером листа

  

  У головному вікні реалізована можливість пошуку-фільтрації листів за номером, що входить.

  У таблиці буде відображено всі листи, у номері яких містяться введені в полі пошуку цифри.

• Головне вікно - Пошук за контрагентом

  

  Крім пошуку за вхідним номером, є можливість пошуку листа за найменуванням клієнта з автозаповненням рядка пошуку за першими літерами введеного слова.

  Пошук оптимізовано і здійснюється не за всіма наявними клієнтами у відповідній таблиці бази даних, а лише за тими, з якими пов'язані конктретні листи.

• Контрагенти

  
  

  Можливість введення нового запису в таблиці бази даних є у самому вікні "Редагування листа": просто впишіть необхідне значення в поле зі списком, що випадає.
  Якщо введене значення відсутнє в базі даних, буде виведено запит на збереження, і, у разі підтвердження, новий запас з'явиться в базі даних, і вміст списку, що випадає, буде відповідно оновлено.

• Вікно редагування листа - Поля

  

  Змінені в процесі редагування поля позначені спеціальним значком.

  Візуальний контроль за введеними змінами значно полегшує роботу з формою редагування листа.

• Вікно редагування - Автозаповнення

  

  У вікні "Редагування листа" реалізовано автозаповнення вихідного номера.

  У разі вихідний номер будується з урахуванням вхідного з урахуванням прийнятого організації правила присвоювання номерів.

• Довідники

  

  Вікно, що дозволяє редагувати записи таблиці бази даних, викликається з вікна "Редагування листа" натисканням кнопки, розташованої праворуч від кожного поля зі списком, що випадає. Під час роботи з файлом бази даних SQL Server CE можна видаляти записи без будь-яких обмежень. При роботі з SQL Express можна видаляти тільки записи, що не пов'язані за зовнішнім ключем.

• Головне вікно - Експорт

  
  

  У програмі передбачено експорт всього журналу або лише виділених записів до Excel. При виведенні на друк також є можливість вибору одного або кількох записів.

Робота з документами забирає у користувачів, особливо офісних співробітників, дуже багато часу. Адже існує чимало програм, що дозволяють суттєво оптимізувати ручну працю під час роботи з документами шляхом автоматизації деяких процесів. Багато таких рішень прості в застосуванні, дуже зручні і недорогі, а тому доступні широкому колу користувачів. Про такі програми і йтиметься у цій статті.

Організація документів

Користувачам, яким доводиться мати справу з великою кількістю електронних документів, добре знайома ситуація, коли, незважаючи на сувору систему каталогів і підкаталогів, на пошуки потрібного документа йде чимало часу. Один із варіантів вирішення даної проблеми - використання спеціальної програми-каталогізатора, основне завдання якої полягає в упорядковуванні та розсортуванні даних, що в результаті забезпечує швидкий пошук потрібної інформації. Таких каталогізаторів на ринку представлено безліч, і всі вони спрямовані на каталогізацію або дисків, папок і файлів, або якоїсь вузькоспеціалізованої інформації (фільмів, монет, марок тощо). Для каталогізації документів підійде будь-який універсальний каталогізатор, що дозволяє каталогізувати папки та файли різних типів. Найкращим серед подібних рішень вважається пакет WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), проте він досить дорогий, а його можливості для багатьох користувачів явно надмірні. Більшості буде досить скористатися пакетом WinCatalog Standard.

Іншим способом є об'єднання пов'язаних між собою документів у складні ієрархічно структуровані документи, що зберігаються всередині файлів даних, відповідних цим структурам. У подібних структурованих документах набагато зручніше орієнтуватися і знаходити потрібну інформацію завдяки структуризації, так і розширеним можливостям пошуку всередині документа. Крім того, подібне структурування дозволяє здійснювати зовнішній пошук і шукати документи за фрагментами тексту, що входить до них. Наприклад, для створення ієрархічно структурованих документів призначений пакет Maple.

WinCatalog Standard

Розробник: WinCatalog.com

Розмір дистрибутива: 1,62 Мбайт

Робота під управлінням: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Спосіб поширення: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Ціна: 200 руб.

WinCatalog Standard є зручним у роботі багатофункціональним каталогізатором зі зрозумілим російськомовним інтерфейсом (рис. 1). Пакет дозволяє каталогізувати дані з будь-яких носіїв інформації, які можуть бути підключені до комп'ютера: дискет, жорстких та мережевих дисків, звичайних CD- та аудіодисків, Zip-дисків тощо. З його допомогою можна розсортувати та впорядкувати будь-які папки та файли незалежно від їхнього місцезнаходження. Вносити дані в каталог можна як вручну (відразу у віртуальні папки), так і шляхом сканування дисків (включаючи Zip-архіви, що знаходяться там) - в такому випадку витягнуті з дисків папки та файли для зручності орієнтації краще потім розсортувати за віртуальними папками, що завдяки підтримці операції drag&drop не займе багато часу.

Мал. 1. Інтерфейс WinCatalog Standard

Загальне управління каталогом здійснюється легко та зручно. Розбиття даних по тематичним папкам значно спрощує орієнтацію, а розміщення папок і вкладених у них елементів неважко змінити звичайним перетягуванням. Розширений пошук (за ім'ям, коментарем, розміром і датою зміни; рис. 2), що підтримує булеві операції та можливість вибору конкретної папки для пошуку, а також враховує ключові слова (їх можна завбачливо додавати до окремих елементів каталогу), дозволяє швидко знайти потрібний документ , а пошук дублікатів - видалити з колекції елементи, що повторюються. Експорт усієї або частини каталогу документації в CVS-файл забезпечує можливість обробки даних в іншому додатку (наприклад, у MS Excel), а експорт у HTML-файл зручний для друку каталогу.

Мал. 2. Пошук документів у WinCatalog Standard

Maple 6.25

Розробник: Crystal Office Systems

Розмір дистрибутива: Maple – 5,3 Мбайт, Maple Professional – 5,89 Мбайт

Робота під управлінням: Windows (всі версії)

Спосіб поширення: shareware (30-денна демо-версія: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Ціна: Maple - 21,95 дол., Maple Professional - 30,95 дол.

Maple – зручний у застосуванні менеджер документів, який дозволяє об'єднувати різнопланові матеріали в ієрархічні структури та отримувати у результаті структуровані документи: бізнес-плани, звіти, аналітичні записки, брошури тощо. У таких ієрархічних деревах документів різнопланова інформація представлена ​​наочно, а знайти будь-який документ набагато простіше, ніж при стандартній каталогізації. Для перегляду створених у Maple документів необхідний спеціальний переглядач Maple Reader, який можна безкоштовно завантажити за адресою: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 Мбайт). Пакет відрізняється дружнім інтерфейсом (рис. 3) і настільки простий у вивченні, що навіть відсутність російськомовної локалізації програми для більшості користувачів не стане перешкодою, а тому це рішення можна рекомендувати найширшій аудиторії.

Мал. 3. Інтерфейс програми Maple

Менеджер представлений у двох версіях: базової Maple та розширеної Maple Professional. До принципових відмінностей розширеної версії варто віднести наявність таких додаткових функцій, як пошук документів, перевірка граматики, шифрування файлів і резервування ієрархічних структур.

Основа будь-якого документа в Maple - ієрархічне дерево вузлів, рівень вкладеності підвузлів у якому, як і їх кількість, не обмежений. Кожен вузол є окремим документом, що містить не тільки текст (набраний безпосередньо, вставлений з буфера обміну або імпортований з документів у форматах RTF, DOC, WRI та HTML), а й табличний матеріал, графіки, посилання на базові фрагменти підсумкового документа або файли та т.п. При оформленні документів передбачено застосування стандартного набору функцій для роботи з текстом: зміна типу та розміру шрифту, створення списків, оформлення абзаців, використання стилів тощо. Інтеграція з MS Word дозволяє застосовувати вбудований у MS Word спеллчекер для перевірки граматики та пошуку синонімів не тільки англійською, а й російською мовою. Вбудована система резервування забезпечує можливість створення стислих резервних копій ієрархічних документів (у форматах ZIP та CAB). Вбудований майстер шифрування допомагає зашифрувати конфіденційні документи із застосуванням криптографічного алгоритму Blowfish. А пошуковий модуль Finder дозволяє швидко знайти потрібні документи за фрагментом імені, автором, коментарями, змістом (рис. 4) і т.п.

Мал. 4. Пошук документів по вмісту
в них тексту в Maple

Швидкий доступ до документів

Технологія комп'ютерної підготовки документів передбачає, що створені документи надалі неодноразово використовуються. Наприклад, при розробці нового документа вам можуть знадобитися один-два абзаци із вчорашнього документа або новий документ взагалі є копією старого, але зі зміненою змінною інформацією тощо.

На жаль, користувач далеко не завжди може згадати, як називався створений позавчора важливий документ, а часом і не має уявлення про те, де його шукати. Звичайно, потрібно давати документам значні імена і зберігати їх, дотримуючись чіткої каталогізації, але, на жаль, буває й інакше, провиною чому поспіх, дзвінки, що відволікають, і т.п. В результаті на пошуки необхідного документа може піти багато дорогоцінного часу - адже зовсім не факт, що вам вдасться відкрити його через перелік посилань Windows до останніх документів, доступних через меню «Пуск». Справа в тому, що цей список:

• обмежений 15 документами - це означає, що ймовірність влучення в нього документів, наприклад, тижневої давності практично дорівнює нулю;
• не дозволяє визначити місцезнаходження документа, якщо ви пам'ятаєте частину тексту, але забули назву файлу;
• не включає однойменні (проте різні) документи, збережені під одним ім'ям, але в різних папках, що актуально, наприклад, при спільній роботі над документом з формуванням декількох його версій.

Є ще одна проблема - передбачений у Windows список недавніх документів є одним із каналів витоку конфіденційних даних, оскільки у ньому будь-який користувач (зокрема зловмисник) може зорієнтуватися щодо характеру комп'ютерної діяльності власника. Тому список рекомендується регулярно очищати, наприклад за допомогою утиліт для видалення з диска «сміттєвих» даних. У результаті складається, здавалося б, парадоксальна ситуація: якщо користувач регулярно знищує інформацію про документи, що нещодавно використовуються, з метою безпеки, то він позбавляється швидкого доступу до них, а в іншому випадку ризикує стати жертвою зловмисників. Однак вихід є – можна скористатися спеціалізованою утилітою ActualDoc, яка розширює можливості Windows щодо роботи з останніми документами.

Якщо ж потрібний документ був створений вже давно і тому ніяк не може фігурувати в списку документів, що недавно відкривалися (як вбудованому в Windows, так і в списку ActualDoc), то доведеться вдатися до його пошуку. Тут виникає інша проблема - як правило, користувач не пам'ятає імені документа (як і дати його створення), зате знає, які ключові слова зустрічаються в тексті. Значить, потрібно шукати документ по фрагментах тексту, що входить до нього - на жаль, це завдання хоч і можна вирішити вбудованими засобами Windows або, наприклад, Word, але дуже посередньо. І справа не тільки в тому, що такий пошук не зовсім очевидний і виконується повільно – іноді з цим можна змиритись. Набагато важливіше, що далеко не всі файли виявляться знайденими - морфологічні особливості російської мови при пошуку враховуватися не будуть, тому залишаться не знайденими файли, в яких слова мають інше відмінкове закінчення. У той же час спеціалізовані пошукові утиліти, такі як "Шучка" (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), "Архіваріус 3000" та Phoenix Search (http http://indexlab.net/), можуть швидко знайти потрібні документи незалежно від їхнього розташування. Найбільш привабливим серед названих рішень щодо співвідношення «ціна/якість» нам видається пакет «Архіваріус 3000».

ActualDoc 3.5

Розробник: Flexigen Software

Розмір дистрибутива: Standard – 4,1 Мбайт, Professional – 3,6 Мбайт

Робота під управлінням: Windows 2000/XP/2003/Vista

Спосіб поширення: Standard – freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional – shareware (14-денна демо-версія – http://www.flexigensoft.com/files/download/ actualdoc.exe)

Ціна: Standard - безкоштовно, Professional - 19,95 дол.

ActualDoc - менеджер останніх документів, що запам'ятовує документи і забезпечує швидкий і безпечний доступ до них. Програма відрізняється простотою та інтуїтивністю, має дружній інтерфейс з підтримкою російської мови (рис. 5) і практично не вимагатиме часу на освоєння, тим більше що супроводжується вичерпною довідковою системою, а тому може стати незамінним інструментом як для професіоналів, так і для домашніх користувачів.

Мал. 5. Інтерфейс програми ActualDoc

ActualDoc веде облік завантаження необмеженої кількості документів протягом зазначеного користувачем терміну (за замовчуванням - 60 днів), підтримує понад 40 форматів файлів (текстові та графічні файли, документи MS Office та HTML-документи, PDF-файли та ін.) та дозволяє швидко завантажити будь-який із них. Знайти у середовищі програми потрібний документ – не проблема. Якщо згорток запам'ятовуваних нею документів порівняно невеликий, можна вибрати документ прямо зі списку. В іншому випадку розумніше попередньо обмежити список можливих претендентів шляхом його фільтрації (можлива фільтрація за часом ому інтервалу, по розширенню і категорії) або провести пошук на ім'я документа (у загальному вигляді) або за фрагментом тексту, що входить до нього (щоправда, пошук за російським текстом не завжди вдалий). Є й інший спосіб швидко відкрити потрібний документ - через вбудовані закладки (такі ж, як в Internet Explorer; рис. 6), які можуть бути призначені окремим документам, що часто використовуються і істотно прискорюють доступ до них, так як необхідність пошуку відпадає. Вибраний документ надається доступним у вбудованому переглядачі - для перегляду, пошуку та копіювання, а також у зовнішній програмі - для редагування і може використовуватися для повної переробки, вибіркового копіювання з нього інформації або для надсилання документа електронною поштою. При цьому сам список документів може бути захований від сторонніх очей і захищений паролем - у цьому випадку файли, що нещодавно використовуються, не будуть відображатися в меню Пуск -> Документи.

Мал. 6. Відкриття документа через закладку
у ActualDoc

Пакет поставляється у двох версіях: безкоштовної базової Standard та платної Professional. Можливості безкоштовної версії не дозволяють переглядати документи у вбудованих браузерах, використовувати функцію пошуку (в результаті шукати документи можна лише візуально, переглядаючи повний або відфільтрований список), створювати користувацькі категорії та редагувати закладки.

Архіваріус 3000 (3.82)

Розробник: Likasoft

Розмір дистрибутива: 3 Мбайт

Робота під управлінням: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Спосіб поширення: shareware (30-денна демо-версія - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Ціна:студентська ліцензія – 195 руб., персональна ліцензія – 295 руб., комерційна ліцензія – 900 руб.

« Архіваріус 3000» - це оптимальне рішення для швидкого пошуку документів 18 різними мовами (включаючи російську, англійську, німецьку та французьку), орієнтоване на широке коло користувачів. Програма забезпечує миттєвий доступ до документів, що знаходяться на жорсткому диску, мережевих та знімних дисках (CD, DVD, ZIP та ін.), та може працювати з усіма популярними типами документів (PDF-файлами, документами MS Office, текстовими файлами тощо) .). Вона вміє шукати в архівах (ZIP, RAR та ін.), у поштових повідомленнях (Outlook, Outlook Express, The Bat! та ін.) і вкладених у них файлах. Крім того, підтримується пошук у базах даних Lotus Notes та Lotus Domino та в базах повідомлень ICQ, Odigo IM та Miranda IM.

Поряд із звичайним пошуком за ключовим словом або за набором ключових слів, програма підтримує режим розширеного пошуку із застосуванням логічних функцій і може шукати документи не тільки за вмістом, але й за іменем файлу, датою зміни, розміром, типом документа, кодуванням та ін. ( рис. Завдяки повній підтримці унікально, пошук коректно виконується не тільки в документах однією мовою, а й багатомовними (наприклад, з текстом російською та німецькою мовами одночасно). Можливий віддалений пошук документів через Інтернет із подальшим доступом до знайдених документів через будь-який інтернет-браузер, наприклад, через Internet Explorer. Результати пошуку можуть бути представлені в режимі витримок, коли відображаються найбільш значущі (релевантні) фрагменти вибраних документів з підсвічуванням знайдених слів, та в режимі таблиці, коли виводиться коротка інформація про документи (рис. 8), за якою вони можуть бути відсортовані.

Мал. 7. Пошук документів у середовищі «Архіваріус 3000»

Мал. 8. Варіанти подання результатів пошуку
в «Архіваріус 3000»

Заповнення типових документів

Підготовка типових документів забирає значну частину часу у тих користувачів, хто за боргом служби займається оформленням різноманітної документації у страхових компаніях, банках, нотаріальних конторах, компаніях, що надають різноманітні послуги, тощо. Як правило, такі документи створюються в текстовому редакторі Word на основі спочатку розроблених базових документів, в яких просто замінюється певна змінна інформація. Нічого складного в цьому немає, але при великих обсягах документації неминучі помилки - можна, наприклад, випадково ввести дані не в те місце, де їм потрібно перебувати, або стерти кілька слів документа і т.п. Тому бажано, щоб відкритими для введення були ті поля, у яких мають вводитися дані, а решта текст було заблоковано. Можливість створення таких документів у Word розробниками передбачена. Достатньо розробити серію шаблонів для всіх типових документів, що використовуються в організації, для кожного шаблону заборонити зміну постійних даних (команда Сервіс -> Встановити захист -> Заборонити будь-які зміни, крім введення даних у поля форм) і навчити користувачів створювати документи за шаблонами. Для типових документів, де змінної інформації порівняно небагато, таких шаблонів виявиться цілком достатньо, щоб суттєво прискорити процес підготовки документів та знизити ризик помилок.

Однак на практиці застосовується чимало типових документів, у яких змінна інформація займає до половини обсягу, причому частина змінних даних у тому чи іншому вигляді неодноразово повторюється (рис. 9) – наприклад, п.в.о. у різних відмінках, прописи для введених дат чи сум тощо. У цьому випадку використання Word-шаблонів мало що дає, оскільки заповнення документів навіть через шаблони вимагатиме багато часу, адже всі змінні дані доведеться вводити вручну.

Мал. 9. Приклад документа з великим обсягом
змінної інформації

Є ще одна особливість оформлення типових документів - часто потрібно підготувати не один документ, а відразу кілька (наприклад, для оформлення банківського договору про відкриття депозитарію потрібні три-чотири типи договорів для підпису). Таким чином, ту саму інформацію доводиться вводити в різні документи, на що теж йде багато часу, а ймовірність скоєння помилки при цьому відповідно зростає. Набагато швидше можна оформлювати подібні документи за допомогою спеціалізованих додатків, призначених для автоматизації процесу підготовки типових документів, наприклад таких, як «АвтоДок» або Blitz Document. Дані програми також базуються на застосуванні шаблонів, які, на відміну від звичайних Word-шаблонів, не тільки дозволяють вводити дані у відведені для цього поля (для чого користувачу необхідно заповнити набір форм з даними), а й уміють перетворювати введені дані запрограмованим чином, наприклад можуть замінити число прописом, зробити відмінювання слів і словосполучень по граматичних відмінках тощо. У результаті необхідні документи заповнюються швидко, а кількість помилок, які при цьому можна зробити, виявляється на порядок меншою, ніж при традиційній їх підготовці в Word. Крім того, створення типових документів через спеціалізовані рішення привабливе ще й тим, що всі створені документи автоматично каталогізуються і надалі знайти будь-який з них – не проблема, а від користувача не потрібне знання тонкощів оформлення документації, адже у шаблонах всі юридичні нюанси вже враховані.

АвтоДок 1.2

Розробник: EleWise

Розмір дистрибутива: 6 Мбайт

Робота під управлінням: Windows 2000/XP/2003

Спосіб поширення: shareware (функціонально обмежена демо-версія - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Ціна:"АвтоДок-Персональний" - 1980 руб., "АвтоДок-Сервер" - 2980 руб., "АвтоДок-Клієнт" - 1490 руб.

"АвтоДок" - це програма, що дозволяє автоматизувати та прискорити процес заповнення типових документів за допомогою створених за допомогою MS Word шаблонів та провідна архів документів та записів, зроблених за допомогою цих шаблонів. Процес генерації нових документів у ній гранично автоматизований - достатньо вибрати потрібний бізнес-сценарій із загального списку сценаріїв (під бізнес-сценарієм розуміється налаштований шаблон) та заповнити форму введення з необхідними даними (рис. 10). Створений документ може бути переглянутий, збережений, роздрукований або відкритий Word для подальшого редагування.

Мал. 10. Створення документа за сценарієм «АвтоДок»

Число вбудованих сценаріїв невелике (рис. 11), але може бути розширено за рахунок сценаріїв користувача, процес створення яких докладно і наочно представлений в довідці і повністю контролюється майстром, а тому доступний для більшості користувачів. Розробка нового сценарію передбачає виконання п'яти кроків: введення назви сценарію, створення шаблону, визначення змінних, налаштування та тестування сценарію з його збереженням для подальшого редагування (рис. 12). На перший погляд, деякі складнощі можуть викликати підготовку шаблону, оскільки він повинен бути створений вручну в Word, а це передбачає знання мови створення сценаріїв. Але на практиці все набагато простіше - досить усвідомити, що змінні вводяться у фігурних дужках, а перед ними встановлюється значок $, весь решта тексту друкується звичайним чином (рис. 13). Нові шаблони можуть створюватися не тільки з чистого аркуша, але і на базі існуючих шаблонів або готових документів - у першому випадку потрібно лише змінити налаштування сценарію і протестувати його зі зміненими налаштуваннями, а в другому - відкрити готовий документ, замінити змінну інформацію змінними і вказати його програмі як шаблон. Змінні можуть бути кількох типів, у тому числі що дозволяють:

• запровадити дані одразу у кілька полів: п.в.о., паспортні дані, реквізити організації тощо;
• вибрати значення змінної із набору значень;
• виконати різноманітні операції та перетворення: обчислити відсоток від числа чи ПДВ від суми, перетворити число у рядок, запровадити поточну дату та ін.;
• вказати слово чи словосполучення у певному відмінку тощо.

Створені за бізнес-сценаріями «АвтоДок» документи зберігаються у вигляді чітко структурованих записів, а тому будь-якої миті можна знайти потрібний документ шляхом фільтрації чи пошуку, переглянути його, роздрукувати, перегенерувати чи видалити.

Мал. 11. Вікно «АвтоДок» із переліком вбудованих груп
бізнес-сценаріїв

Мал. 12. Розробка нового сценарію в «АвтоДок»

Мал. 13. Приклад тексту шаблону в "АвтоДок",
в якому фігурують чотири змінні: «число»,
«місяць», «організація» та «п.в.о.»

Програма поставляється у двох версіях: однокористувальницькій - «АвтоДок-Персональний» та розрахованої на багато користувачів (мережевий), представленої двома модулями - «АвтоДок-Сервер» і «АвтоДок-Клієнт». В однокористувацькій версії всі компоненти системи розташовуються на локальному комп'ютері, а в розрахованій на багато користувачів база сценаріїв, шаблонів і записів встановлюється на сервері, а на комп'ютерах ставиться лише клієнтська частина, що дозволяє використовувати всі матеріали «АвтоДок», що зберігаються на сервері.

Blitz Document 3.4.1

Розробник: BlitzSoft

Розмір дистрибутива: 991 Кбайт

Робота під управлінням: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Спосіб поширення: shareware (функціонально обмежена демо-версія - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Ціна: 500 руб.

Blitz Document – ​​це компактна програма для автоматичного складання типових документів за допомогою шаблонів-сценаріїв. Вона дозволяє швидко генерувати документи на базі вбудованих шаблонів, число яких більше 30 (рис. 14), або сценаріїв користувача, які можна розробляти на базі вбудованих шаблонів або порожніх макетів. Створення документа за готовим сценарієм гранично просто - достатньо вибрати вид сценарію та виконати вказівки майстра, який сумлінно проведе користувача через усі етапи підготовки документа (рис. 15). Готовий документ можна буде переглянути, роздрукувати, редагувати у вбудованому текстовому редакторі (виправляти можна як змінні, так і постійні дані) або відкрити для редагування Word.

Мал. 14. Список вбудованих сценаріїв Blitz Document

Мал. 15. Створення документа за сценарієм
Blitz Document

Розробка створених шаблонів дещо складніша, але теж буде під силу більшості користувачів. Щоправда, освоєння даної можливості потребує деякого часу, оскільки, на жаль, довідкова інформація, що додається до програми, розрахована на достатньо підготовлених користувачів (вона дуже скупа і не містить ні ілюстрацій, ні прикладів). Технічно створення нового шаблону складається з двох етапів: вибір вбудованого шаблону або макета, на підставі якого буде розроблятися новий шаблон, і послідовне коригування постійних і змінних даних, що входять до нього (рис. 16). Постійні дані вводяться в їх реальному вигляді, але не прямо в текст, а через діалогові вікна. Змінна інформація також коригується в ході діалогу і вводиться вже не безпосередньо, а замінюється змінними з підстановковими мітками, оформленими з урахуванням мови опису сценаріїв, що використовується в програмі. Сценарії можуть не лише відображати введений при генерації документа текст, але й змінювати його за допомогою системи команд підстановки даних або їх перетворення. Наприклад, передбачено:

Мал. 16. Розробка нового шаблону на базі макету
у Blitz Document

• відмінювання слів і словосполучень по граматичних відмінках;
• переведення чисел у рядки;
• переведення календарних дат у рядки;
• проведення будь-яких обчислювань, що застосовуються в юридичних та бізнес-документах;
• зміна тексту залежно від значення даних і т.д.

Створені за допомогою Blitz Document документи зберігаються в структурованих облікових журналах - це дозволяє швидко орієнтуватися в документації та практично миттєво отримувати доступ до потрібних матеріалів, наприклад, щоб їх роздрукувати. Крім того, документи можна групувати у віртуальні справи, що зручно для швидкого доступу до матеріалів, пов'язаних з конкретним суб'єктом або об'єктом, що фігурує в базі.

Розпізнавання тексту у відсканованих документах

Користувачам, яким часто доводиться переводити в електронний формат паперові документи (сторінки книги, газети, журналу або факсу), не обійтися без системи розпізнавання символів, або OCR-системи (Optical Character Recognition), призначеної для автоматичного введення текстів паперових документів у комп'ютер. Теоретично можна скористатися програмою FineReader від компанії ABBYY або CuneiForm від Cognitive Technologies - обидві надійні в роботі та відрізняються високою точністю розпізнавання. Але пакет FineReader має спрощену та прийнятну за ціною для домашніх користувачів версію ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, що робить його більш привабливим для широкої аудиторії.

ABBYY FineReader 8.0

Розробник: ABBYY Software

Розмір дистрибутива: 40,5 Мбайт

Робота під управлінням: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Спосіб поширення: shareware (демо-версія FineReader Home Edition відсутня, функціонально обмежена демо-версія FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Ціна: FineReader Home Edition – 990 руб., FineReader Professional Edition – 3750 руб.

ABBYY FineReader - ідеальне рішення для розпізнавання документів, у яких розпізнається як текст, а й оформлення, що забезпечує точну передачу таблиць, картинок і розбиття тексту колонками (рис. 17). Програма проста у використанні, вміє розпізнавати багатомовні (підтримуються 179 мов) та багатосторінкові документи. Передбачена можливість розпізнавання всього документа або його окремих сторінок. Результат можна зберегти в одному з найпоширеніших форматів: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT або PDF. Можливе покрокове збереження результатів розпізнавання, щоб уникнути помилок. Реалізовано експорт результатів розпізнавання безпосередньо до Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect та Adobe Acrobat. Прискорити перевірку результату допоможе вбудована програма перевірки орфографії (36 мов), а інтеграція з Microsoft Word дозволяє викликати програму прямо з Word, не відволікаючись від роботи з текстом.

Мал. 17. Результат розпізнавання документа
в ABBYY FineReader Home Edition

Програма представлена ​​у двох версіях: FineReader Home Edition, розрахованої на користувачів-початківців, та FineReader Professional Edition, орієнтованої на професіоналів. Професійна версія дозволяє керувати параметрами розпізнавання (міняти режим, здійснювати розпізнавання з навчанням) і відрізняється більш багатим набором функцій розпізнавання (розпізнавання PDF-файлів, знятих цифровим фотоапаратом текстів та ін.). Крім того, в Professional Edition передбачено більше різних форматів збереження, додано можливості розпізнавання штрих-кодів та швидкого розпізнавання скріншотів за допомогою утиліти Screenshot Reader.

Конвертування документів із PDF-формату

Вся технічна документація поставляється сьогодні у форматі PDF, для перегляду документів, в якому застосовується безкоштовна утиліта Adobe Acrobat Reader. Але досить часто виникає необхідність використання фрагментів PDF-файлів при підготовці власних документів або редагуванні матеріалів у PDF-форматі (наприклад, статті, контракту, звіту тощо). У першому випадку потрібно витягти з PDF-файлів фрагменти тексту та/або зображення (теоретично це можна зробити і за допомогою вбудованих засобів Acrobat Reader, але з дуже посереднім результатом). У другому випадку доведеться конвертувати PDF-документи у формат, що редагується (наприклад, у Word-формат) зі збереженням оформлення вихідного документа, що в Acrobat Reader навіть не передбачено. У таких випадках на допомогу прийдуть спеціальні утиліти, з яких найбільш привабливими є пакети ABBYY PDF Transformer і PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Ми розглянемо перший з них - він хоч і дорожчий, зате має російськомовний інтерфейс і дозволяє конвертувати PDF-файли в кілька форматів, що редагуються, причому вміє правильно розпізнавати не тільки англійський, але і російський текст.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Розробник: ABBYY Software

Розмір дистрибутива: 52 Мбайт

Робота під управлінням: Windows 2000 (SP2 або вище)/XP/Server 2003

Спосіб поширення: shareware (15-денна демо-версія - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Ціна: 1490 руб.

ABBYY PDF Transformer – утиліта для конвертування PDF-документів у формати документів Microsoft Word (рис. 18), Excel, а також у HTML- та TXT-файли. Пакет відрізняється інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом і дуже простий у використанні, а тому його освоєння виявиться під силу навіть користувачам-початківцям.

ABBYY PDF Transformer вміє конвертувати будь-які PDF-файли, включаючи файли без текстового шару (такі файли найчастіше виходять з відсканованих документів і є зображенням тексту), і коректно обробляє PDF-файли, що містять будь-які комбінації підтримуваних мов (включаючи російську та англійську). Утиліта точно зберігає оформлення вихідного документа (картинки, таблиці, розташування колонок, посилання) і дозволяє управляти варіантами конвертування та збереження. Наприклад, можна чітко визначити області, які повинні сприйматися програмою як текст або як зображення (що актуально для PDF-файлів зі складним оформленням), зберегти готовий документ з таким же оформленням, як в оригіналі, або як колонку тексту (з картинками або без - за бажанням) і т.д. При необхідності можливе вибіркове конвертування окремих сторінок або їх фрагментів. Крім того, ABBYY PDF Transformer вміє здійснювати і зворотне конвертування, дозволяючи створювати PDF-файли з документів Microsoft Word, таблиць Excel, презентацій PowerPoint, діаграм Visio та HTML-файлів, а також практично з будь-якої програми, що підтримує виведення документа на друк (це реалізовано через віртуальний принтер PDF-XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0).